零售户档案管理制度

PAGE零售户档案管理制度一、总则（一）目的为加强对零售户的管理，规范零售户档案管理工作，提高服务质量，保障公司业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及零售户管理的部门及相关工作人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映零售户的实际情况，数据准确无误。3.完整规范原则：档案资料应齐全完整，分类科学合理，便于查阅和管理。4.保密安全原则：严格保密零售户档案信息，确保档案安全，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善零售户档案管理制度，并组织实施。2.集中管理零售户档案，确保档案的完整性、准确性和安全性。3.定期对档案进行整理、归档、保管和维护，保证档案质量。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。5.对档案管理工作进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）业务部门职责1.负责收集、整理本部门涉及的零售户相关资料，并及时移交档案管理部门。2.在业务开展过程中，配合档案管理部门做好零售户档案的补充和更新工作。3.按照规定使用和查阅零售户档案，不得擅自修改、销毁档案信息。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责零售户档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等具体工作。3.做好档案的日常保管和维护工作，确保档案安全。4.按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时登记和跟踪档案去向。5.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。三、档案内容（一）基本信息1.零售户营业执照副本复印件。2.法定代表人或负责人身份证明复印件。3.经营场所证明材料（租赁合同、房产证等）。4.零售户联系方式（电话、邮箱、地址等）。（二）经营信息1.经营范围、经营方式。2.经营规模（如销售额、销售量、库存等）。3.经营业绩（历年销售数据、市场份额等）。（三）信用信息1.信用评级记录。2.违规违纪记录（包括但不限于行政处罚、行业通报批评等）。3.客户投诉及处理情况。（四）合同协议1.与公司签订的各类业务合同（如采购合同、销售合同、服务协议等）。2.与供应商签订的合同及合作协议。（五）其他重要资料1.零售户提供的重要文件、报告、报表等。2.公司对零售户的评估报告、分析资料。3.涉及零售户的重大事件记录（如新店开业、重大促销活动等）。四、档案建立与收集（一）建立流程1.业务部门在与零售户开展业务合作前，应确定该零售户档案的建立需求。2.由业务部门指定专人负责收集零售户的基本信息、经营信息等资料，并填写《零售户档案建立申请表》。3.将收集到的资料进行初步整理后，提交给档案管理部门。4.档案管理部门对提交的资料进行审核，审核通过后正式建立零售户档案。（二）收集要求1.收集的资料应真实、准确、完整，符合法律法规及行业标准要求。2.业务部门应在规定时间内完成资料收集工作，并及时移交档案管理部门。3.对于重要资料，应要求零售户提供原件或加盖公章的复印件，并确保资料的真实性和有效性。五、档案整理与分类（一）整理原则1.按照档案内容的性质和类别进行分类整理，确保档案条理清晰。2.对每份档案资料进行编号，便于查找和管理。3.去除重复、无效的资料，保证档案的精炼性。（二）分类方法1.按照零售户类型（如个体工商户、企业等）进行分类。2.在每个类型下，再按照档案内容的不同方面（基本信息、经营信息、信用信息等）进行细分。3.建立电子档案和纸质档案相结合的管理方式，电子档案应按照相同的分类方法进行存储。六、档案编号与标识（一）编号规则1.采用统一的编号格式，确保档案编号的唯一性。2.编号由字母和数字组成，如“LH[年份][序号]”，其中“LH”代表零售户档案，“年份”为档案建立年份的后两位数字，“序号”为该年份内建立档案的顺序号。3.对于同一零售户的不同版本档案，应在编号后添加版本号进行区分，如“LH[年份][序号]V[版本号]”。（二）标识方法1.在纸质档案的封面和脊背处标注档案编号。2.电子档案应在文件名中体现档案编号，并建立索引目录，方便查找。七、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应定期对整理好的零售户档案进行归档，确保档案及时入库保管。2.将归档的档案按照分类顺序存放在专用的档案柜中，并建立档案存放位置索引。3.对于电子档案，应进行定期备份，并存储在安全可靠的存储设备上，同时建立电子档案存储目录。（二）保管期限1.零售户档案的保管期限根据档案内容的重要性和性质确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期档案保管期限为[X]年，主要包括一般性的业务资料、短期合同等。3.中期档案保管期限为[X]年，如经营业绩数据、常规信用记录等。4.长期档案保管期限为[X]年以上，涉及零售户重大决策、重要合同、长期信用评估等资料。（三）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案安全。2.保持档案保管场所的清洁卫生，温度、湿度适宜，防止档案受损。八、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅零售户档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在规定的查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出。查阅过程中不得涂改、损坏档案资料。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅零售户档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得泄露档案内容。借阅期满后应及时归还档案管理部门。九、档案更新与维护（一）更新流程1.业务部门在日常工作中发现零售户档案信息发生变化时，应及时收集相关资料，并填写《零售户档案信息变更申请表》。2.将变更申请表及相关资料提交给档案管理部门。3.档案管理部门对变更信息进行审核，审核通过后对档案进行更新。（二）维护措施1.定期对档案进行清查盘点，检查档案的完整性、准确性和保管状况。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案质量。3.根据档案保管期限的规定，及时对到期档案进行鉴定和处理。十、档案安全与保密（一）安全措施1.加强档案保管场所的安全防范，安装必要的监控设备和防盗报警装置。2.对档案管理人员进行安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。3.定期对档案存储设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止数据丢失。（二）保密规定1.档案管理人员应对零售户档案信息严格保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅、借阅过程中，严格遵守保密制度，对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应采取必要的保密措施。3.与公司签订保密协议的人员，应严格履行保密义务，如违反保密规定，将依法追究其责任。十一、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值的。2.因不可抗力等原因导致档案损坏、丢失，无法修复或补办的。3.经公司批准同意销毁的其他档案。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》。2.申请表经档案管理