档案库房管理制度图

PAGE档案库房管理制度图一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的安全与完整，便于档案的查阅和利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理，包括各类纸质档案、电子档案等。（三）管理原则1.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案信息泄露。2.规范有序原则：档案的整理、存储、查阅等工作应遵循规范的流程。3.方便利用原则：在保证安全的前提下，最大程度地满足公司各部门对档案的利用需求。二、档案库房环境管理（一）温度与湿度控制1.档案库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%。2.配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。（二）清洁与卫生1.定期对档案库房进行清洁，保持地面、货架、档案等清洁无灰尘。2.严禁在档案库房内吸烟、饮食及存放易燃、易爆物品。（三）防虫、防霉、防火、防盗1.安装防虫、防霉设备，定期检查档案，发现虫害、霉变及时处理。2.配备防火设备，如灭火器、消防栓等，并定期进行检查维护。3.安装防盗门窗、监控设备等，确保档案库房安全。三、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度，及时将本部门形成的档案收集整理，移交至档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性等。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对档案进行分类整理，编制档案目录。2.对纸质档案进行装订、编页号等处理，确保档案整齐规范。（三）档案上架1.根据档案类别和编号，将档案上架存放，确保档案存放有序，便于查找。2.在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。四、档案存储管理（一）档案分类1.公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等类别。2.各类档案再根据具体内容进行细分，如文书档案可分为行政管理、业务管理等二级类目。（二）保管期限划分1.档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.根据档案的重要性和利用价值，确定其保管期限。（三）存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案架上，排列整齐。2.电子档案应存储在服务器、磁盘阵列等存储设备上，并进行备份，备份存储介质应异地存放。五、档案查阅管理（一）查阅申请1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门。（二）查阅审批1.档案管理部门对查阅申请进行审核，对于涉及重要机密的档案，需经公司分管领导审批。2.审核通过后，档案管理部门为查阅人员提供必要的查阅条件。（三）查阅登记1.查阅人员需在《档案查阅登记表》上登记，记录查阅时间、档案名称、查阅人等信息。2.查阅过程中，查阅人员应遵守档案库房管理制度，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。（四）归还查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还时间。六、档案借阅管理（一）借阅申请1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，报公司分管领导批准。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行严格审核，确保借阅目的合理、借阅期限适当。2.对于重要档案的借阅申请，应进行重点审查。（三）借阅登记1.借阅人员需在《档案借阅登记表》上签字确认，领取借阅的档案。2.档案管理人员向借阅人员说明档案的保管要求和注意事项。（四）归还与催还1.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期，应提前办理续借手续。2.档案管理部门定期对借阅档案进行催还，确保档案按时归还。（五）借阅档案的保护1.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得在档案上圈划、涂改、污损。2.如发现档案有损坏情况，借阅人员应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。七、档案鉴定与销毁管理（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准与程序1.根据档案保管期限划分标准和公司实际情况，制定档案鉴定标准。2.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，提出销毁或继续保存的意见。（三）销毁审批1.经鉴定需销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。2.重要档案的销毁需经公司主要领导批准。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。2.销毁过程中，应确保档案信息彻底销毁，监销人员在销毁清册上签字确认。（五）销毁记录建立档案销毁记录，包括销毁时间、档案名称、数量、销毁方式等信息，以备查考。八、档案统计与移交管理（一）档案统计1.档案管理部门定期对档案的收集、整理、存储、查阅、借阅、鉴定销毁等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，为公司档案管理决策提供依据。（二）档案移交1.公司机构变动、人员调动等情况下，涉及的档案应及时进行移交。2.移交档案时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认，确保档案移交清楚、完整。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司档案库房管理工作，制定和完善档案管理制度。2.组织档案管理业务培训，提高档案管理人员业务水平。3.协调各部门之间的档案管理工作，确保档案管理工作顺利开展。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、存储、查阅、