社区禁毒室档案管理制度

PAGE社区禁毒室档案管理制度一、总则（一）目的为加强社区禁毒室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在禁毒工作中的作用，依据相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社区禁毒室在开展禁毒宣传、戒毒人员管理、毒品预防教育等各项工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区禁毒室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映禁毒工作实际情况，数据准确、手续完备。3.安全保密原则严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，保障档案实体安全。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。2.建立健全档案管理制度，制定档案分类方案和编号规则。3.对档案进行定期检查和清点，确保档案安全。4.按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。5.负责档案信息化建设，将重要档案资料录入电子系统，实现档案信息共享。（二）禁毒工作人员职责1.在工作过程中及时形成并向档案管理人员移交相关档案资料。2.配合档案管理人员做好档案的整理、核对等工作。3.遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.禁毒宣传活动资料，包括活动方案、宣传海报、宣传资料、活动照片、视频等。2.戒毒人员档案，涵盖个人基本信息、戒毒协议、谈话记录、尿检报告、康复情况记录等。3.毒品预防教育资料，如教案、课件、调查问卷、教育活动记录等。4.上级部门下发的禁毒文件、通知、工作简报等。5.与其他部门或单位开展禁毒合作的相关资料，如合作协议、工作纪要等。6.社区禁毒工作年度计划、总结、统计报表等。（二）收集要求1.各部门和工作人员应在工作完成后及时将相关档案资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.收集的档案资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章等手续完备。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为宣传教育类、戒毒人员管理类、文件资料类、合作交流类等类别。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案类别、年度和顺序号等信息，便于管理和查询。例如：宣传教育2023001，表示2023年宣传教育类的第1份档案。3.编目对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案基本信息。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集到的档案资料进行初步审核，检查其完整性和准确性。2.按照分类和编号规则对档案进行整理装订，确保档案整齐规范。3.将整理好的档案归入相应的档案柜，并在档案目录中登记归档情况。（二）保管期限1.永久保管涉及重大禁毒事件、重要政策文件、长期有效的戒毒人员档案等，应永久保存。2.定期保管其他档案根据其重要程度和使用价值确定保管期限，一般分为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）保管条件1.档案应存放在专门的档案室内，保持室内清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。2.档案柜应坚固耐用，具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应安全可靠，并定期进行检查和维护。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.社区内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限等，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.将档案借出社区的，需经社区分管领导批准，并填写《档案借阅申请表》，明确借阅期限、归还日期等。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损。3.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案，如因特殊情况需要延期的，应办理续借手续。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期限届满的档案进行鉴定，成立由档案管理人员、禁毒业务骨干等组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经社区分管领导审核批准后，由两名以上工作人员在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复，如粉碎、焚烧等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立社区禁毒室档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将重要档案资料录入信息系统，确保数据准确、完整。2.定期对档案信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性。（三）系统安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。2.定期对系统进行备份，制定数据恢复计划，确保在系统出现故障时能够及时恢复数据。八、监督与考核（一）监督检查1.社区定期对档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案的收集整理质量、保管安全状况等。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.将档案管理工作纳入社区工作人员绩效考核