档案存放与管理制度

PAGE档案存放与管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在规范档案的形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等环节，保障公司各项工作的顺利开展，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司所有部门及员工在工作活动中形成的各类档案，包括但不限于行政管理档案、财务档案、人力资源档案、业务合同档案、技术研发档案、市场营销档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，对公司各类档案进行统筹规划、组织协调和监督指导。2.真实性和完整性原则档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率，同时确保档案的安全。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等日常管理工作。3.定期对公司档案进行清查、盘点，确保档案的完整和安全。4.组织开展档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。5.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。6.负责向公司领导和各部门提供档案信息服务，为公司决策和各项工作提供支持。（二）各部门职责1.负责本部门在工作活动中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作，并按照公司档案管理制度的要求，定期向综合管理部门移交档案。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案管理的具体工作，接受综合管理部门的业务指导和监督。3.严格遵守公司档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。4.积极配合综合管理部门开展档案管理工作，如提供档案资料、协助查阅档案等。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理的各项规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管等，确保档案的整齐、有序和安全。3.熟悉档案内容，掌握档案检索方法，能够快速、准确地为利用者提供档案信息服务。4.严格执行档案查阅、借阅制度，做好档案查阅、借阅登记工作，对归还的档案进行认真核对和检查，确保档案的完整性。5.定期对档案进行清查、盘点，发现问题及时报告并采取措施进行处理。6.积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理工作。三、档案的形成与收集（一）档案形成公司各部门及员工在工作活动中应及时形成各类档案，确保档案的真实、完整和准确。档案的形成应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，采用规范的文件格式和书写材料。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，定期对本部门在工作中形成的文件材料进行收集、整理，确保档案不遗漏。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录音、录像等各种载体形式。3.对于重要会议、重大活动、项目实施等形成的档案，相关部门应在活动结束后及时将档案材料收集齐全，并移交综合管理部门。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人在工作期间形成的档案材料整理齐全后移交综合管理部门。四、档案的整理与归档（一）档案整理1.综合管理部门档案管理人员对收集到的档案进行统一整理，按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类、编号、编目。2.档案分类应科学合理，便于管理和利用。一般可分为行政管理类、财务类、人力资源类、业务合同类、技术研发类、市场营销类等类别，每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。3.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性的原则，采用阿拉伯数字进行编号，确保编号的连续性和逻辑性。4.编目应包括档案的题名、编号、日期、来源、保管期限等内容，编目信息应准确、完整，便于查询和检索。（二）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案分类方案和编号顺序依次排列上架，确保档案存放有序，便于查找。2.归档的档案应编制档案目录，建立档案索引，以便快速准确地查询和利用档案。3.对于电子档案，应按照电子文件管理的相关规定进行整理和归档，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房用于存放档案，档案库房应具备防火、防潮防雨、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度、湿度应符合国家规定的标准要求，一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案装具应选用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等，确保档案存放的安全和整齐。2.档案盒应采用无酸纸制作，规格应符合国家规定的标准要求，档案盒上应标明档案的类别、编号、题名、保管期限等信息。3.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时更换或修复。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在10年以上（含10年）的档案；短期保管的档案是指保管期限在10年以下的档案。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和公司实际情况进行，具体保管期限参照《公司档案保管期限表》执行。3.公司应定期对档案保管期限进行鉴定，对已到保管期限的档案进行评估，确定是否继续保存或销毁。（四）档案清查与盘点1.综合管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查和盘点应填写《档案清查盘点登记表》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限、存放位置等信息，发现问题应及时查明原因并采取措施进行处理。3.对于清查和盘点中发现的档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时报告公司领导，并按照规定进行处理。六、档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。3.查阅档案应在档案管理人员指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案库房或转借他人。查阅过程中应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。4.查阅机密档案、重要档案须经公司分管领导批准，并严格遵守保密规定。对于涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，查阅人员应严格保密，不得泄露。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门负责人审批。2.综合管理部门负责人根据借阅申请表进行审批，对于重要档案的借阅须经公司分管领导批准。审批通过后，档案管理人员为借阅人员办理借阅手续，填写《档案借阅登记表》，记录借阅时间、借阅人员、借阅档案名称、编号、借阅期限等信息，并向借阅人员发放档案。3.借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期限届满，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对和检查，确保档案的完整和安全。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、传播档案内容。如因保管不善造成档案丢失、损坏的，借阅人员应承担相应的责任。七、档案的保密与安全（一）保密措施1.公司应加强对档案保密工作的管理，制定保密制度，明确保密责任，对涉及公司商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案采取严格的保密措施。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容严格保密，不得泄露给无关人员。在档案管理工作中，应采取必要的技术手段和管理措施，防止档案信息的泄露。3.查阅、借阅机密档案、重要档案的人员应签订保密协议，承诺对档案内容保密。如违反保密协议，应承担相应的法律责任。4.公司应加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致档案信息泄露。（二）安全管理1.公司应建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备、档案装具等的安全管理，确保档案的安全存放。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等安全设施，确保档案库房的安全。档案管理人员应定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。3.严格执行档案出入库登记制度，档案管理人员应认真核对档案的出入库情况，确保档案的数量和流向准确无误。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。如发生档案安全事故，应及时报告公司领导，并采取措施进行处理，最大限度地减少损失。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司应定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人、档案管理人员及相关业务部门人员组成。2.档案鉴定工作小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对已到保管期限的档案进行评估，确定档案的存毁。鉴定过程中应认真审查档案的内容、价值和保管状况，确保鉴定结果的准确、客观。3.档案鉴定工作小组应填写《档案鉴定意见书》，详细记录档案的名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。对于失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应继续保存。（二）销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。《档案销毁清册》应经档案鉴定工作小组负责人审核签字后，报公司分管领导批准。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。销毁过程中应