2018年档案鉴定制度

PAGE2018年档案鉴定制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性和有效性，科学合理地鉴定档案价值，便于档案的保管、利用和处置，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、鉴定、销毁等过程中的相关活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案鉴定工作合法合规。2.客观公正原则：以档案的形成背景、内容价值、历史意义等为依据，客观公正地判定档案的保存价值。3.全面考量原则：综合考虑档案的来源、时间、内容、形式等多方面因素，全面评估其价值。4.便于利用原则：鉴定工作应充分考虑档案利用的需求，确保有价值的档案能够及时、便捷地提供给利用者。二、档案鉴定组织与职责（一）鉴定小组组成公司成立档案鉴定小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人、各部门负责人代表以及相关专业技术人员。（二）鉴定小组职责1.组长职责全面领导档案鉴定工作，对鉴定工作的整体方向和重大事项进行决策。协调鉴定工作中各部门之间的关系，确保鉴定工作顺利开展。2.档案管理部门负责人职责负责组织实施档案鉴定的具体工作，制定鉴定计划和工作方案。收集、整理鉴定所需的各类资料，为鉴定工作提供基础支持。对鉴定过程进行全程跟踪和记录，确保鉴定工作规范有序。3.各部门负责人代表职责从本部门业务角度出发，对涉及本部门的档案进行价值评估和鉴定意见提供。协助档案管理部门开展鉴定工作，提供相关业务信息和专业知识支持。4.相关专业技术人员职责根据档案的专业内容和技术特性，运用专业知识对档案价值进行评估和判断。对鉴定工作中涉及的专业问题提供技术咨询和指导。三、档案鉴定标准（一）文件材料价值判定标准1.反映公司主要职能活动和基本历史面貌的：如公司发展规划、年度工作计划与总结、重大决策文件等，应列为永久保存档案。2.反映公司业务活动中具有重要查考利用价值的：如业务合同、项目方案、技术资料等，根据其重要程度和时效性，分别确定为长期或短期保存档案。对于涉及公司核心业务、关键技术且具有长期参考价值的，列为长期保存；对于时效性较强、在一定期限后利用价值不大的，列为短期保存。3.一般性事务文件且查考利用价值较小的：如一般性的通知、简报、便函等，可列为短期保存或定期销毁。（二）载体形式价值判定标准1.纸质档案：字迹清晰、内容完整、具有重要价值的纸质档案应妥善保存。对于破损、褪色严重且难以修复的，在确保已进行数字化备份的前提下，可考虑进行销毁。2.电子档案：确保电子档案的元数据完整、格式规范、存储安全。对于重要的电子档案，应进行多套备份，并定期进行数据迁移和维护。对于已过时、无用的电子档案，应按照规定程序进行删除或销毁。3.声像档案：如照片、录音、录像等，具有历史纪念意义、反映公司重大活动或重要业务场景的，应永久保存。对于一般性的声像资料，根据其价值和时效性进行相应处理。（三）保管期限判定标准1.永久保管公司章程、股东名册、董事会决议、监事会决议等具有法律效力的文件。公司年度财务报表、重要资产产权文件等反映公司财务状况和资产情况的文件。公司重大历史事件、重要业务成果的记录文件，如公司成立庆典资料、重大项目验收报告等。2.长期保管（10年以上）公司年度工作计划、总结、统计报表等反映公司年度经营管理情况的文件。公司重要业务合同、协议，如长期合作的供应商合同、重大销售合同等。公司内部规章制度、管理办法等具有一定时效性和稳定性的文件。3.短期保管（110年）一般性的业务文件、工作记录，如日常业务报表、项目阶段性报告等。临时性的通知、通告、便函等事务性文件。四、档案鉴定流程（一）准备阶段1.档案管理部门根据公司档案管理状况和实际需求，制定年度档案鉴定计划，明确鉴定范围、时间安排、参与人员等事项。2.收集与档案鉴定相关的法律法规、行业标准、公司规章制度等资料，为鉴定工作提供依据。3.整理待鉴定档案，按照档案类别、年度、保管期限等进行分类，便于鉴定工作开展。（二）初步鉴定1.档案管理部门工作人员对每一份待鉴定档案进行初步审查，检查档案的完整性、准确性、规范性等，并填写初步鉴定意见表，注明档案的大致内容、形成时间、来源等信息。2.根据初步审查情况，对档案进行初步价值判断，区分出具有较高价值、一般价值和较低价值的档案类别，为后续详细鉴定提供基础。（三）详细鉴定1.鉴定小组召开鉴定会议，档案管理部门工作人员向鉴定小组成员介绍待鉴定档案的基本情况和初步鉴定意见。2.各成员根据档案鉴定标准，对每一份档案进行深入分析和讨论，从不同角度评估档案的价值，提出详细的鉴定意见。对于存在争议的档案，进行重点讨论，必要时可邀请相关专家进行论证。3.鉴定小组根据讨论结果，对每一份档案形成最终的鉴定结论，确定其保管期限（永久、长期或短期），并填写档案鉴定审批表。（四）审批与公示1.档案鉴定审批表经鉴定小组组长审核签字后，报公司分管领导审批。公司分管领导对鉴定结果进行全面审查，如有异议，可要求鉴定小组重新鉴定或补充相关材料。2.经公司分管领导审批通过的鉴定结果，在公司内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，如有员工对鉴定结果提出异议，可向档案管理部门反馈，档案管理部门应及时进行核实和处理。（五）结果处理1.根据鉴定结果，对档案进行相应的处理。对于确定为永久保存的档案，进行重点保管和维护，确保其安全和完整。对于确定为长期保存的档案，按照规定的保管期限进行妥善保管，并定期进行检查和清点。对于确定为短期保存的档案，在保管期满后，按照规定程序进行销毁。2.档案管理部门对鉴定结果进行整理和归档，建立档案鉴定工作台账，记录鉴定档案的名称、数量、鉴定时间、鉴定结果等信息，以便日后查询和统计。五、档案销毁管理（一）销毁范围1.经鉴定确定为短期保存且保管期满的档案。2.已失去保存价值的重复档案、无效档案。3.按照法律法规要求或公司规定必须销毁的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定结果，编制档案销毁清单，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。公司分管领导对销毁清单进行严格审查，确保销毁档案符合规定要求。3.经审批同意销毁的档案，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁完成后，监督人员在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。（三）销毁记录与监督1.档案管理部门建立档案销毁记录台账，详细记录每一次档案销毁的时间、地点、销毁档案的名称和数量、销毁方式、监督人员等信息。2.公司内部审计部门定期对档案销毁工作进行监督检查，核实销毁档案是否与销毁清单一致，销毁程序是否符合规定要求。如发现问题，应及时要求档案管理部门进行整改。六、档案鉴定工作的监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对档案鉴定工作进行审计监督，检查鉴定工作是否符合法律法规和公司制度要求，鉴定结果是否准确合理。2.档案管理部门定期对自身鉴定工作进行自查自纠，对鉴定过程中存在的问题及时进行整改，不断提高鉴定工作质量。（二）外部监督1.积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等对公司档案鉴定工作的监督检查，及时汇报工作进展情况，接受外部