药店档案存以及管理制度

PAGE药店档案存以及管理制度一、总则（一）目的为加强药店档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本药店各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：药店档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映药店的各项工作和活动。3.保密性原则：对涉及药店商业秘密、客户信息等敏感内容的档案，要严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善药店档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理药店各类档案，包括纸质档案和电子档案。3.对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。4.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。6.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序进行档案的处置。7.组织开展档案管理培训，提高员工的档案意识和管理水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。4.负责本部门档案的保密工作，防止档案信息泄露。（三）员工档案管理职责1.员工应妥善保管个人在工作中形成的各类文件、资料，并及时移交至所在部门兼职档案员。2.员工查阅、借阅档案时，应遵守档案管理制度的相关规定。3.员工离职时，应将个人保管的档案资料全部移交至所在部门兼职档案员。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括药店的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.业务经营类：包括药品采购合同、销售记录、库存盘点表、市场调研报告、客户资料等。3.财务管理类：包括财务报表、会计凭证、税务资料、审计报告等。4.质量管理类：包括药品验收记录、养护记录、不良反应报告、质量管理制度等。5.教育培训类：包括员工培训计划、培训教材、培训记录等。6.其他类：包括药店的荣誉证书、资质证明、宣传资料等。（二）档案编号1.档案编号采用“分类号+年度+流水号”的方式进行编制。2.分类号按照上述档案分类进行设置，如“XZ”代表行政管理类，“YW”代表业务经营类等。3.年度采用公元纪年，取年份的后两位数字，如“23”代表2023年。4.流水号为档案的顺序编号，从001开始依次递增。5.例如，行政管理类2023年的第5份档案编号为“XZ23005”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应定期收集本部门在工作中形成的各类文件、资料，并进行初步整理。2.对于重要文件、资料，应及时收集并移交至档案管理部门。3.档案管理部门应定期对各部门移交的档案进行检查，确保档案的齐全完整，并对不符合要求的档案提出整改意见。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。3.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录，确保电子档案的可检索性和安全性。五、档案保管（一）档案库房管理1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。4.档案库房应设置专人负责管理，严格控制库房的出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。（二）档案存储方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.对于重要的电子档案，应采取加密存储等措施，防止数据泄露。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括药店的重要规章制度、营业执照、税务登记证、药品经营许可证等。3.长期保管的档案包括药店的年度工作计划与总结（5年以上）、财务报表（10年以上）、药品采购合同（10年以上）等。4.短期保管的档案包括药店的一般性文件、资料（15年）等。5.档案保管期限届满后，由档案管理部门会同相关部门进行鉴定，确定是否可以销毁。六、档案查阅与借阅（一）档案查阅1.本药店员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.《档案查阅申请表》交档案管理部门审核后，由档案管理人员提供档案查阅服务。3.查阅档案时，应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.查阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）档案借阅1.外单位人员因工作需要借阅本药店档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅目的、借阅时间等信息，并经本药店负责人签字批准。2.《档案借阅申请表》交档案管理部门审核后，由档案管理人员办理借阅手续，收取借阅押金，并与借阅人员签订《档案借阅协议》。3.借阅档案的期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等，应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。七、档案保密（一）保密措施1.对涉及药店商业秘密、客户信息等敏感内容的档案，应严格保密。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。3.档案查阅、借阅场所应具备保密条件，防止档案信息泄露。4.对电子档案应采取加密存储、访问控制等措施，确保电子档案的安全性。（二）保密责任1.全体员工应严格遵守档案保密制度，对在工作中接触到的档案信息负有保密责任。2.如发现档案信息泄露，应及时报告档案管理部门，并采取措施防止损失扩大。3.对于违反档案保密制度的行为，将视情节轻重给予相应的处罚。八、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对保管期限届满的档案进行鉴定，确定是否可以销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的重要性、保存价值等因素进行综合评估。3.鉴定小组应出具档案鉴定报告，明确档案的鉴定结论和处理意见。（二）档案销毁1.经鉴定可以销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案名称、数量、销毁原因等信息，并经档案管理部门负责人签字批准。3.《档案销毁申请表》交药店负责人审核后，由档案管理部门组织实施档案销毁工作。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息