商场档案管理制度

PAGE商场档案管理制度一、总则（一）目的为加强商场档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在商场经营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于商场内各部门及全体员工在经营、管理、服务等活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：商场档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映商场的经营管理活动，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄露，对涉及商业秘密、个人隐私等重要档案严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置商场设立专门的档案管理室，隶属于行政部，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和商场档案管理制度，制定档案管理工作的具体实施细则。2.负责商场各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，如目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。6.负责档案的借阅、归还登记工作，严格执行档案借阅审批制度，确保档案的合理使用和及时归还。7.定期对档案管理工作进行总结、分析和评估，不断改进档案管理工作方法和流程，提高档案管理水平。8.负责向商场内部各部门提供档案信息咨询服务，积极配合各部门利用档案开展工作。9.组织开展档案管理业务培训，提高商场员工的档案意识和档案管理技能。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括商场行政公文、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议、证照文件等。2.经营管理类：涵盖市场调研报告、营销策划方案、销售数据统计分析、供应商资料、客户信息等。3.财务管理类：包含财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料及各类财务相关文件。4.物业管理类：涉及物业租赁合同、工程图纸、设备维护记录、安全管理档案、环境卫生档案等。5.客户服务类：有客户投诉记录、售后服务档案、会员信息管理档案等。6.其他类：不属于上述分类的其他重要档案，如重大活动记录、突发事件处理档案等。（二）档案编号1.采用“年度类别流水号”的编号方式。例如，2023年行政管理类的第5份文件编号为：2023XZ005。2.年度以公元纪年全称表示，如“2023”；类别用两个大写字母表示，如“XZ”代表行政管理类；流水号为三位阿拉伯数字，从“001”开始依次编排。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确专人负责本部门档案的收集和整理工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.在各项经营管理活动结束后，相关部门应及时将形成的档案材料移交至档案管理部门。移交时，需填写《档案移交清单》，详细注明档案名称、数量、形成时间等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门定期对各部门移交的档案进行检查，如发现档案材料不完整或不符合要求，应及时通知相关部门补充或更正。（二）档案整理1.档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.每份档案应保持其完整性，对破损或褪色的文件进行修复或复制。3.去除档案材料上的金属物，如订书钉、回形针等，确保档案的安全保存。4.按照档案编号规则，为每份档案编制唯一的编号，并在档案首页右上角加盖编号章。5.对每份档案进行编目，填写《档案目录》，包括档案编号、名称、日期、保管期限、密级等信息。五、档案保管（一）保管场所1.档案管理室应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等。2.档案柜应按照档案分类顺序排列，便于档案的存放和查找。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及商场重大权益、重要历史事件、具有长远查考利用价值的档案，如商场章程、董事会决议、重要合同协议等。长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如年度财务报表、重要营销策划方案等。短期保管的档案：保管期限为19年的档案，如一般性的行政文件、短期的销售数据统计等。2.档案保管期限从档案形成的次年1月1日起计算。（三）档案密级1.根据档案内容的敏感程度和保密要求，将档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。绝密级档案：涉及商场核心商业秘密、重大决策机密等，一旦泄露会给商场带来极其严重损失的档案。机密级档案：涉及商场重要业务信息、商业策略等，泄露后可能对商场造成较大损失的档案。秘密级档案：涉及商场一般业务信息、内部管理资料等，泄露后可能对商场造成一定影响的档案。2.档案密级的确定由档案形成部门提出初步意见，并报商场分管领导审批。3.档案管理人员应严格按照档案密级要求，对不同密级的档案进行分类保管，采取相应的保密措施。六、档案借阅与利用（一）借阅审批1.商场内部各部门因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期，并经部门负责人签字同意。2.涉及绝密级档案的借阅，必须经商场总经理批准；涉及机密级档案的借阅，需经商场分管领导批准；涉及秘密级档案的借阅，由档案管理部门负责人批准。3.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，批准后方可办理借阅手续。（二）借阅登记1.档案管理人员根据批准的《档案借阅申请表》，在《档案借阅登记薄》上详细记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。2.借阅人凭有效证件到档案管理室领取档案，并在档案管理人员的监督下当面清点档案数量和完整性。（三）借阅期限1.根据档案的重要性和使用需求，确定不同档案的借阅期限。一般情况下，短期档案借阅期限不得超过15个工作日，长期档案借阅期限不得超过30个工作日。如需延长借阅期限，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如因特殊原因不能按时归还，应提前办理续借手续。（四）归还验收1.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和整洁度，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.档案管理人员在确认档案完好无损后，在《档案借阅登记薄》上记录归还日期，并由借阅人签字确认。（五）档案利用1.档案管理部门应积极为商场各部门提供档案信息服务，根据各部门的需求，及时准确地提供相关档案资料。2.鼓励各部门充分利用档案开展工作，如进行市场分析、制定决策、解决问题等。在利用档案过程中，应注意保护档案的安全和保密，不得擅自复制、传播或泄露档案内容。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各部门业务骨干和档案管理人员。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限表和商场实际情况，对到期档案进行鉴定。2.鉴定档案是否仍具有查考利用价值，主要从档案的内容、历史意义、现实作用等方面进行综合评估。（三）鉴定程序1.初步筛选：档案管理部门按照档案保管期限，对到期档案进行初步筛选，列出拟鉴定档案清单。2.小组审查：档案鉴定工作小组对拟鉴定档案进行逐一审查，根据鉴定标准，确定档案的存毁意见。3.审批备案：经档案鉴定工作小组审查通过的档案销毁清单，报商场分管领导审批后，送档案管理部门备案。（四）销毁实施1.档案销毁工作应在档案管理部门的监督下，由两人以上共同进行。2.采用粉碎、焚烧等符合环保要求的方式对档案进行销毁，确保档案信息无法恢复。3.销毁过