档案安全风险制度整改

PAGE档案安全风险制度整改一、总则（一）目的为了加强公司档案安全管理，有效防范和化解档案安全风险，确保公司档案的完整、准确、系统和安全，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本整改方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及所属单位的档案安全管理工作。（三）基本原则1.预防为主原则建立健全档案安全风险预警机制，加强对档案安全隐患的排查和分析，及时采取有效措施预防风险的发生。2.全面覆盖原则涵盖公司档案管理的各个环节，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等，确保档案安全风险得到全面管控。3.责任明确原则明确各部门及相关人员在档案安全管理中的职责，做到责任到人，确保档案安全工作落到实处。4.持续改进原则根据档案安全管理的实际情况和发展变化，不断完善档案安全风险制度，持续提高档案安全管理水平。二、档案安全风险分析（一）内部风险1.人员风险档案管理人员安全意识淡薄，缺乏必要的安全知识和技能培训，可能导致操作失误或违规行为，引发档案安全事故。人员流动频繁，交接手续不规范，可能造成档案信息丢失或泄露。2.设施设备风险档案保管场所不符合安全要求，如消防设施不完善、温湿度控制不当等，可能引发火灾、水灾等灾害，损坏档案。档案管理设备老化、损坏，未及时更新维护，可能影响档案的正常管理和利用。3.管理流程风险档案收集、整理、归档不及时、不准确，可能导致档案信息不完整，影响档案的利用价值。档案借阅、归还手续不严格，可能造成档案丢失、损坏或信息泄露。档案鉴定、销毁程序不规范，可能导致重要档案被误销毁或非法留存。（二）外部风险1.自然灾害风险如地震、洪水、台风等自然灾害可能对档案保管场所造成破坏，导致档案受损。2.社会安全风险盗窃、抢劫等违法犯罪行为可能导致档案丢失或损坏。网络攻击、数据泄露等信息安全事件可能危及档案信息的安全。三、整改目标通过全面整改，建立健全档案安全风险管理制度和防控体系，确保公司档案安全风险得到有效控制，实现以下目标：1.档案实体安全得到保障，无火灾、水灾、盗窃等安全事故发生。2.档案信息安全得到维护，无信息泄露、数据丢失等事件发生。3.档案管理流程规范有序，档案收集、整理、保管、利用等环节符合相关法律法规和行业标准要求。4.档案管理人员安全意识和业务能力显著提高，能够熟练掌握档案安全管理知识和技能。四、整改措施（一）加强人员管理1.强化安全意识培训定期组织档案管理人员参加安全知识培训，提高其安全意识和责任意识。培训内容包括档案安全法律法规、安全操作规程、应急处置方法等。2.规范人员交接手续制定详细的人员交接制度，明确交接流程和责任。档案管理人员离职或岗位变动时，必须办理严格的交接手续，确保档案信息的连续性和完整性。3.建立人员考核机制将档案安全管理工作纳入绩效考核体系，对档案管理人员的工作表现进行定期考核，激励其积极履行档案安全管理职责。（二）完善设施设备1.优化档案保管场所按照档案保管要求，对档案保管场所进行合理规划和建设，确保消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备齐全有效。定期对保管场所进行检查和维护，及时发现并消除安全隐患。2.更新维护管理设备根据档案管理工作的需要，及时更新和维护档案管理设备，如计算机系统、存储设备、扫描设备等。确保设备性能良好，运行稳定，满足档案管理工作的要求。（三）规范管理流程1.加强档案收集与整理建立健全档案收集制度，明确各部门及人员在档案收集工作中的职责和要求，确保档案及时、准确、完整地收集到公司档案管理部门。加强档案整理工作，按照档案分类标准和整理规范，对收集到的档案进行科学分类、编号、编目，确保档案整理质量。2.严格档案借阅与归还制定严格的档案借阅制度，明确借阅范围、借阅手续、借阅期限等。借阅档案时，必须履行审批手续，填写借阅登记表，注明借阅目的、借阅期限等信息。档案归还时，要进行认真核对，确保档案完好无损。3.规范档案鉴定与销毁建立档案鉴定工作机制，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。严格按照档案销毁程序，对已到保管期限且无保存价值的档案进行销毁。销毁档案时，必须有两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。（四）强化安全防控1.建立安全预警机制加强对档案安全风险的监测和分析，建立安全预警指标体系，及时发现安全隐患并发出预警信号。根据预警信息，采取相应的防控措施，防止风险扩大。2.完善应急预案制定完善的档案安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。定期组织应急演练，提高档案管理人员的应急处置能力和协同配合能力。确保在发生安全事故时，能够迅速、有效地进行处置，最大限度地减少损失。3.加强信息安全管理建立健全档案信息安全管理制度，采取加密存储、访问控制、数据备份等技术措施，保障档案信息的安全。加强对档案管理系统的安全防护，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时修复安全隐患。五、整改责任分工（一）档案管理部门负责制定档案安全风险制度整改方案，并组织实施；负责档案安全管理工作的日常监督检查；负责档案管理人员的培训和考核；负责档案保管场所和管理设备的规划、建设、更新维护；负责档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的管理工作；负责档案安全应急预案的制定和演练。（二）各部门负责本部门档案的收集、整理、归档工作，并及时移交公司档案管理部门；负责本部门档案的安全保管，配合档案管理部门做好档案安全检查和整改工作；负责本部门人员档案安全意识的教育和培训；负责本部门档案借阅的审批和管理工作。（三）信息技术部门负责档案管理系统的安全维护和技术支持；负责档案信息的加密存储、访问控制、数据备份等技术措施的实施；协助档案管理部门做好档案安全应急预案的技术保障工作。（四）安全保卫部门负责档案保管场所的安全保卫工作，加强对档案保管场所的巡逻和监控；负责制定并执行档案保管场所的安全管理制度；协助档案管理部门做好档案安全事故的应急处置工作。六、整改时间安排（一）第一阶段（[具体时间区间1]）1.完成档案安全风险全面排查，形成风险清单。2.组织档案管理人员进行安全意识培训。3.制定档案安全管理制度修订计划。（二）第二阶段（[具体时间区间2]）1.按照修订计划，对档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的管理制度进行修订完善。2.对档案保管场所进行优化改造，更新维护管理设备。3.规范人员交接手续，建立人员考核机制。（三）第三阶段（[具体时间区间3]）1.组织档案管理人员学习新修订的管理制度，确保制度有效执行。2.加强档案安全日常监督检查，及时发现并整改安全隐患。3.开展档案安全应急预案演练，提高应急处置能力。（四）第四阶段（[具体时间区间4]）1.对整改工作进行全面总结，评估整改效果。2.针对整改过程中发现的问题和不足，进一步完善档案安全风险制度。七、整改监督与评估（一）监督机制成立档案安全风险制度整改工作监督小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门、安全保卫部门、信息技术部门等相关人员为成员。监督小组定期对整改工作进行检查和指导，及时发现并解决整改过程中存在的问题。（二）评估标准制定档案安全风险制度整改评估标准，从档案实体安全、信息安全、管理流程规范、人员安全意识等方面对整改效果进行评估。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）评估方式1.定期自查各部门按照整改方案要求，定期对本部门档案安全管理工作进行自查，形成自查报告，报送档案管理部门。2.专项检查