物业档案管理考核制度

PAGE物业档案管理考核制度一、总则（一）目的为加强公司物业档案管理，确保物业档案的完整性、准确性和规范性，提高物业档案管理水平，充分发挥物业档案在物业管理服务中的作用，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各物业管理项目的档案管理工作，包括但不限于物业接管验收档案、业主档案、物业维修档案、物业收费档案、设备设施档案等各类与物业管理服务相关的档案资料管理工作的考核。（三）考核原则1.客观公正原则：考核依据明确、标准统一，考核过程公开透明，确保考核结果客观公正，真实反映物业档案管理工作的实际情况。2.全面系统原则：对物业档案管理工作的各个环节进行全面考核，涵盖档案的收集、整理、归档、保管、利用等方面，确保考核的系统性和完整性。3.注重实效原则：以物业档案管理工作对物业管理服务的实际支持和作用为出发点，注重考核档案管理工作的实际效果，促进档案管理工作与物业管理服务的紧密结合。二、考核内容与标准（一）档案收集1.及时性物业接管验收档案应在接管验收工作完成后[X]个工作日内完成收集整理并归档。业主档案应在业主入住或签订物业服务合同后[X]个工作日内完成收集，确保业主信息的完整准确。物业维修档案应在维修工作完成后[X]个工作日内收集相关资料并归档，包括维修申请单、维修记录、维修费用清单等。物业收费档案应每月末[X]个工作日内完成当月收费资料的收集整理，如收费明细表、欠费清单等。设备设施档案应在设备设施采购、安装、调试完成后[X]个工作日内收集相关技术资料、使用说明书、维护保养记录等进行归档。每延迟一天完成档案收集工作，扣[X]分。2.完整性各类档案资料收集齐全，无遗漏。物业接管验收档案应包括工程竣工验收资料、房屋及附属设施设备清单、接管验收记录等；业主档案应包括业主基本信息、房屋信息、联系方式、服务需求记录等；物业维修档案应涵盖维修项目详情、维修人员信息、维修结果反馈等；物业收费档案应包含收费依据、收费标准、缴费记录等；设备设施档案应具备设备设施的基本信息、技术参数、运行维护档案等。对档案资料缺失或不完整的情况，每发现一处扣[X]分。（二）档案整理1.分类准确性按照档案类别进行科学合理分类，分类清晰明确，便于查找和管理。如将物业档案分为基础档案、业务档案、财务档案等大类，再在各大类下细分具体小类，如基础档案下分为物业项目概况、业主档案等；业务档案下分为物业维修档案、物业保洁档案、物业绿化档案等。分类错误一处扣[X]分。2.编号规范性为每一份档案编制唯一的编号，编号应简洁明了、易于识别和管理。编号规则应统一、规范，能够反映档案的类别、年度、顺序等信息。例如，采用“项目名称档案类别年份流水号”的编号方式。编号不规范一处扣[X]分。3.装订整齐性档案资料应进行整齐装订，纸张大小一致，无褶皱、破损现象。装订应牢固、美观，便于长期保存和查阅。装订不整齐或存在明显质量问题，每发现一处扣[X]分。（三）档案归档1.归档及时性：档案整理完成后应及时归档，归档时间不得超过规定期限。各类档案应在整理完成后[X]个工作日内归档至指定的档案存储地点。延迟归档一天扣[X]分。2.归档完整性：归档的档案资料应与整理的内容一致，无遗漏、缺失。同时，应确保档案交接手续齐全，明确交接双方的责任。发现归档资料不完整或交接手续不全，每处扣[X]分。（四）档案保管1.保管环境适宜性档案存储场所应具备适宜的温度、湿度条件，温度保持在[具体温度范围]，湿度保持在[具体湿度范围]，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。每发现一次保管环境不符合要求，扣[X]分。2.档案存储有序性档案应按照类别、编号顺序有序存放，便于查找和取用。建立清晰的档案索引目录，标明档案的存放位置。档案存放混乱，影响查找效率，每发现一处扣[X]分。3.定期清点与检查定期对档案进行清点和检查，每月至少进行一次全面清点，每季度进行一次详细检查，确保档案数量准确、质量完好。对发现问题的档案及时进行处理和修复。未按规定进行清点和检查，每次扣[X]分；发现档案存在问题未及时处理，每处扣[X]分。（五）档案利用1.查询便捷性建立完善的档案查询系统，能够快速准确地查询到所需档案信息。档案管理人员应熟悉档案查询流程，能够在接到查询需求后[X]个工作日内提供查询结果。查询系统出现故障或查询不及时，每次扣[X]分。2.利用效果评估定期对档案利用情况进行统计分析，评估档案在物业管理服务中的实际作用和效果。根据利用效果评估结果，提出改进档案管理工作的建议和措施。未按要求进行利用效果评估或评估结果未对工作起到指导作用，每次扣[X]分。三、考核方式（一）日常检查1.由公司档案管理部门定期对各物业管理项目的档案管理工作进行日常检查，检查频率为每月至少一次。2.检查人员应按照考核内容与标准，对档案收集、整理、归档、保管、利用等环节进行详细检查，并做好检查记录。（二）定期抽查1.公司每季度对各物业管理项目的档案管理工作进行一次定期抽查，抽查比例不低于[X]%。2.抽查内容与日常检查相同，重点检查档案管理工作的规范性和实际效果。（三）年终考核1.每年年末，各物业管理项目应对本年度的档案管理工作进行全面总结，并提交书面报告。2.公司档案管理部门根据日常检查、定期抽查结果以及各项目的年终总结报告，对各物业管理项目的档案管理工作进行年终考核评分。四．考核评分（一）评分标准1.考核总分为100分，其中档案收集占[X]分、档案整理占[X]分、档案归档占[X]分、档案保管占[X]分、档案利用占[X]分。2.根据各项考核内容的具体标准进行评分，每一项考核内容中有不符合要求的情况，按照相应的扣分标准进行扣分，直至该项分值扣完为止。（二）考核等级划分1.优秀（90分及以上）：档案管理工作全面达到考核标准，各项工作表现出色，档案资料完整、准确、规范，对物业管理服务提供了有力支持，在档案管理创新方面有突出贡献。2.良好（8089分）：档案管理工作基本符合考核标准，各项工作完成情况较好，档案资料较完整、规范，但在某些方面仍有一定提升空间。3.合格（6079分）：档案管理工作基本达到考核要求，存在一些小问题，但不影响档案管理工作的正常开展，能够满足物业管理服务的基本需求。4.不合格（60分以下）：档案管理工作存在较多不符合考核标准的情况，档案资料存在严重缺失、整理混乱、归档不及时等问题，对物业管理服务造成较大影响。五、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.考核结果与各物业管理项目的绩效奖金挂钩。优秀等级的项目，绩效奖金上浮[X]%；良好等级的项目，绩效奖金按正常标准发放；合格等级的项目，绩效奖金下浮[X]%；不合格等级的项目，绩效奖金下浮[X]%，并责令限期整改。2.整改期限为[X]个月，整改期满后进行复查，复查仍不合格的项目，将进一步采取措施，如扣减项目负责人绩效奖金、进行岗位调整等。（二）评优评先依据考核结果作为公司年度评优评先的重要依据。档案管理工作表现优秀的项目和个人，将优先获得公司的表彰和奖励，在晋升、培训等方面给予优先考虑。