高校财产档案管理制度

PAGE高校财产档案管理制度一、总则（一）目的为加强高校财产档案管理，确保财产档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥财产档案在高校管理、教学、科研等工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位及各类财产档案的管理。财产档案包括固定资产、流动资产、无形资产等各类资产形成的具有保存价值的文件、资料、凭证等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：高校财产档案实行集中统一管理，由学校档案管理部门归口负责，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：财产档案应如实反映财产的购置、使用、变动等情况，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集与财产相关的各类文件资料，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施确保财产档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关财产档案管理的法律法规和学校的相关制度，制定和完善本校财产档案管理制度。2.负责全校财产档案的集中统一管理，接收、整理、保管、统计和利用各类财产档案。3.指导和监督各部门、各单位财产档案的收集、整理和归档工作，提供业务咨询和培训服务。4.定期对财产档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.推进财产档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）财产管理部门职责1.负责本部门财产的日常管理工作，建立健全财产台账，记录财产的购置、使用、变动等情况。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门财产档案资料，定期向学校档案管理部门移交归档。3.协助档案管理部门做好财产档案的鉴定、销毁等工作，提供相关业务信息。（三）使用部门职责1.负责本部门使用财产的日常维护和管理，确保财产的正常使用。2.配合财产管理部门和档案管理部门做好财产档案资料的收集、整理工作，及时提供相关信息。3.在财产发生变动时，及时通知财产管理部门办理相关手续，并协助做好档案资料的更新工作。三、财产档案的收集与整理（一）收集范围1.固定资产档案：包括购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维修记录、报废处置文件等。2.流动资产档案：如库存物资的出入库凭证、盘点记录、财务报表等。3.无形资产档案：包括专利证书、商标注册文件、著作权登记证书、土地使用证、房屋产权证等相关资料。4.其他与财产相关的文件资料，如财产清查报告、评估报告、审计报告等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责财产档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.财产档案资料应真实、准确、清晰，字迹工整，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份和存储。（三）整理方法1.分类：按照财产类别和档案内容进行分类，如固定资产可分为房屋及建筑物、专用设备、通用设备等类别；档案内容可分为文件类、凭证类、记录类等。2.编号：为便于管理和查找，对每一份财产档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.装订：将相关的档案资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：编制财产档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查阅和检索。四、财产档案的保管（一）保管场所1.学校档案管理部门应设立专门的财产档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的财产档案，并设置明显的标识。（二）保管方式1.纸质档案：采用档案盒、档案柜等方式进行存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。同时，应定期对纸质档案进行检查，防止霉变、虫蛀等情况发生。2.电子档案：建立电子档案数据库，对电子文件进行分类存储，并做好备份工作。备份数据应存储在不同的介质上，分别存放在不同的地点，以防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）保管期限1.财产档案的保管期限根据其重要程度和使用价值确定，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及学校重大资产权益、具有重要历史价值和法律凭证作用的文件资料；长期保管的档案一般为10年以上，主要包括反映学校资产状况、重要业务活动等方面的文件资料；短期保管的档案为10年以下，主要包括一般性的资产文件资料。（四）档案清查1.学校档案管理部门应定期对财产档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应做好清查记录，对清查结果进行总结和分析，针对存在的问题提出改进措施。五、财产档案的利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因工作需要查阅财产档案的，可按照规定办理查阅手续。2.外部单位因工作需要查阅本校财产档案的，须经学校相关部门批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：查阅者可在档案管理部门指定的场所查阅财产档案，查阅时应保持档案的整洁和完整，不得擅自涂改、抽取、损坏档案。2.复制：如需复制财产档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。复制件应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（三）利用登记1.建立财产档案利用登记制度，对查阅、复制档案的人员、时间、内容等进行详细记录。2.利用登记记录应妥善保存，以备查阅和统计分析。六、财产档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立财产档案鉴定工作小组，由档案管理部门、财产管理部门、财务部门等相关人员组成，负责对财产档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据财产档案的保管期限、重要程度、使用价值等因素进行鉴定，确定档案是否仍需保存。2.对于已超过保管期限、失去保存价值的档案，可考虑予以销毁；对于虽已超过保管期限，但仍具有一定参考价值的档案，可适当延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.鉴定工作小组对拟销毁的财产档案进行审核，提出销毁意见，并编制财产档案销毁清单。2.销毁清单经学校相关领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，确保档案彻底销毁。3.销毁过程中，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，监销人员和负责销毁人员应在记录上签字确认。七、信息化管理（一）系统建设1.建立高校财产档案信息化管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等环节的信息化管理。2.系统应具备数据录入、审核、查询、统计、备份等功能，确保档案信息的准确、及时和安全。（二）数据录入与维护1.各部门、各单位应按照系统要求，及时将财产档案资料录入系统，并确保数据的准确性和完整性。2.档案管理部门负责对录入系统的数据进行审核和维护，定期更新档案信息，保证系统数据与实际档案情况一致。（三）安全管理1.加强财产档案信息化管理系统的安全防护措施，设置用户权限管理，防止未经授权