村卫生所档案管理制度

PAGE村卫生所档案管理制度一、总则（一）目的为加强村卫生所档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医疗、预防、保健等工作中的作用，依据国家相关法律法规及医疗卫生行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村卫生所的所有档案管理工作，包括但不限于医疗文书、药品管理记录、人员资质档案、财务档案、设备档案等各类与卫生所业务相关的文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则村卫生所的档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保存导致的遗失或混乱。2.真实性原则档案内容必须真实反映卫生所的工作实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及患者隐私、医疗技术秘密等敏感信息的档案进行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原则档案管理应便于卫生所工作人员查阅和使用，提高工作效率，同时确保档案的安全与完整。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责村卫生所档案的收集、整理、归档、保管和查阅服务工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系，方便快速查找。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性，发现问题及时处理并报告。5.负责档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案不受损坏。6.按照规定向有关部门移交档案，并办理相关手续。（二）各部门职责1.医疗部门负责收集、整理、归档各类医疗文书，包括病历、处方、检查检验报告等，并确保其真实性和完整性。及时将医疗档案移交档案管理人员。2.药品管理部门负责药品出入库记录、库存盘点记录等药品管理档案的整理和归档工作，定期向档案管理人员移交。3.人员管理部门负责收集、整理员工的资质证书、培训记录、绩效考核等人员档案资料，交档案管理人员统一管理。4.财务管理部门负责财务凭证、报表、账目等财务档案的整理和保管，按照规定定期向档案管理人员移交，并配合档案管理人员做好财务档案的查阅工作。5.设备管理部门负责设备采购合同、使用说明书、维修记录等设备档案的管理，及时将档案移交档案管理人员。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗业务档案包括门诊病历、住院病历、诊断证明、检查检验报告、治疗记录、手术记录等。2.药品管理档案药品采购发票、出入库清单、库存盘点表、药品不良反应报告等。3.人员档案员工简历、学历证书、资格证书、执业证书、培训记录、考核记录等。4.财务档案会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。5.行政管理档案卫生所工作计划、总结、会议记录、规章制度、上级文件等。6.设备档案设备购置合同、验收报告、使用说明书、维修保养记录、报废记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、准确、完整地收集。2.收集的档案应保持原始记录，不得随意涂改、损毁。3.对于重要的文件资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类根据档案的内容和性质，将档案分为医疗业务、药品管理、人员管理、财务管理、行政管理、设备管理等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。例如，医疗业务档案编号可采用“YL+年份+流水号”的形式。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。装订时应注意保持档案的原貌，不得破坏文件内容。四、档案的归档与保管（一）归档1.档案管理人员应定期对收集整理好的档案进行归档，按照分类编号顺序将档案装入档案盒或档案柜。2.归档时应在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号范围等信息，便于查找。3.建立档案归档登记册，记录档案的归档时间、类别、数量等信息。（二）保管1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.档案应存放在专用的档案柜中，实行分类存放，便于查找和管理。3.对重要的档案应采取备份措施，如电子备份或异地存放，防止档案丢失或损坏。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如档案有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。5.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确需进入的，应经档案管理人员同意，并进行登记。6.做好档案库房的安全防范工作，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施设备，确保档案安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.卫生所内部工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.涉及患者隐私等敏感信息的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经授权不得泄露。3.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经卫生所负责人批准，并办理查阅登记手续后，方可查阅。查阅内容仅限于与所查事项相关的部分档案，严禁查阅无关档案。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的类别、编号、查阅目的等信息。2.申请表经批准后，档案管理人员根据查阅要求提供档案，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、必要的原则，不得用于与工作无关的目的。2.如需将档案用于对外宣传、交流等活动，应经卫生所负责人批准，并对档案内容进行审核，确保不泄露敏感信息。3.利用档案形成的资料，如复印件、摘录件等，应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应根据国家有关规定和卫生所实际情况，遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由卫生所负责人、档案管理人员及相关业务部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括对医疗、预防、保健等工作的参考作用，以及对历史研究、法律纠纷等方面的证据价值。3.档案的保管期限，根据档案的重要程度、形成时间等因素确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定无保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包括档案编号、名称、日期、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经卫生所负责人批准后，由档案管理人员组织实施销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应有两人以上在场监销，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁完毕后，将《档案销毁清单》归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现村卫生所档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平，方便档案的查阅、利用和共享。（二）信息化管理内容1.建立档案信息数据库，将纸质档案内容录入数据库，实现档案信息的数字化存储。2.开发档案管理软件，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅等功能的自动化管理。3.利用信息化手段对档案进行备份和存储，确保档案数据的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应具备一定的计算机操作技能和信息化管理知识，负责档案信息的录入、维护和管理。2.加