报社档案三合一制度

PAGE报社档案三合一制度一、总则（一）目的为加强报社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，根据国家有关法律法规和行业标准，结合报社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于报社各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：报社档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映报社各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.文件形成部门立卷原则：各部门负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用价值。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定报社档案管理制度和工作规范。2.负责报社各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。3.指导、监督各部门的档案工作，对各部门档案工作进行检查、考核。4.组织开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案工作，明确档案管理人员的职责。2.负责本部门文件材料的收集、整理、分类、装订等工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。3.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门归档。4.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的统计工作，及时准确地填报档案统计报表。4.负责档案的查阅、借阅登记和利用效果反馈工作。5.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。6.积极参与档案信息化建设，熟练掌握档案管理软件的操作。三、档案的分类与编号（一）档案分类报社档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、纪检监察等方面的文件材料。2.行政管理类：包括报社行政事务、人事管理、财务管理、后勤保障等方面的文件材料。3.采编业务类：包括新闻采访、编辑、出版、发行等方面的文件材料。4.经营管理类：包括广告经营、发行经营、印务管理、物资采购等方面的文件材料。5.读者服务类：包括读者来信、投诉处理、读者活动等方面的文件材料。6.信息技术类：包括报社信息化建设、网络管理维护、软件开发应用等方面的文件材料。7.声像档案类：包括照片、录音、录像等声像资料。8.实物档案类：包括报社获得的奖杯、奖牌、证书、题词等实物。9.会计档案类：包括会计凭证、会计账簿、财务报告等会计资料。10.基建档案类：包括报社基本建设项目的规划、设计、施工、验收等方面的文件材料。（二）档案编号1.档案编号采用全宗号、年度、保管期限、类别、件号或卷号的结构形式。2.全宗号：由上级档案管理部门统一分配，报社档案全宗号为[具体全宗号]。3.年度：采用公元纪年，以四位阿拉伯数字表示，如“2023”。4.保管期限：分为永久、长期、短期三种，分别用“Y”“C”“D”表示。5.类别：按照档案分类的十大类，分别用一位阿拉伯数字表示，如“1”代表党群工作类，“2”代表行政管理类等。6.件号或卷号：按照档案整理的顺序依次编号，件号用阿拉伯数字表示，卷号用“卷”字加阿拉伯数字表示。例如：一份党群工作类的永久档案，编号为：[全宗号]2023Y1001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应建立健全文件材料收集制度，明确文件材料的收集范围、收集时间和收集责任人。2.文件材料形成后，承办部门应及时将文件材料收集齐全，并进行初步整理。3.对具有保存价值的文件材料，承办部门应在规定时间内移交至档案管理部门归档。（二）档案整理1.档案管理部门按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.归档文件应进行装订、编页、编号、编目等工作，确保归档文件的整齐、规范。4.档案整理过程中，应编制档案目录，包括全宗号、年度、保管期限、类别、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目。五、档案的归档与保管（一）档案归档1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交至档案管理部门归档。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案，应退回原部门重新整理。3.档案归档时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准。3.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列上架，便于查找和利用。4.对重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如复制备份、异地存放等。5.档案管理人员应定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.报社员工因工作需要查阅档案，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅报社档案，应持单位介绍信和本人有效证件，经报社分管领导批准后，方可查阅。3.涉及报社机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，未经许可不得擅自复制、摘抄、传播。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门查阅档案时，应出示有效证件，并在档案查阅登记簿上登记。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并负责监督查阅过程。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出档案库房。如需复印、摘抄档案，应经档案管理部门同意，并按规定办理手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在档案查阅登记簿上注销。（三）利用效果反馈1.档案利用部门应在档案利用完毕后，及时将利用效果反馈给档案管理部门。2.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，总结经验，不断提高档案的利用效率和服务质量。七、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合分析档案的保存价值，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报报社分管领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。销毁档案时，应填写档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等内容，经批准后，由两人以上监销，并在档案销毁清册上签字。3.档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.通过档案信息化建设，实现报社档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理的效率和服务质量。2.建立报社档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用等全过程的信息化管理。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等工作，建立电子档案数据库。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合报社档案管理的信息管理系统，实现档案信息的集中管理和共享利用。3.网络建设：建立档案管理内部网络，实现档案管理部门与各部门之间的信息传输和共享。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息管理系统的操作，确保档案信息的安全、准确、完整。2.加强对电子档