琴行档案管理制度

PAGE琴行档案管理制度一、总则（一）目的为加强琴行档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在琴行经营、教学、管理等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于琴行总部及各分支机构的所有档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：琴行档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映琴行的各项活动。3.保密性原则：对涉及琴行商业机密、教学资料等重要档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责琴行档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）各部门职责1.琴行各部门负责本部门档案的形成、积累和整理，并定期移交档案管理部门。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，确保档案的及时收集和整理。3.在档案管理部门的指导下，各部门应做好档案的分类、编号、装订等基础工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括琴行的章程、制度、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.教学管理类：教学大纲、教案、学生档案、教学评估资料等。3.市场营销类：市场调研报告、广告宣传资料、招生方案等。4.乐器管理类：乐器采购合同、库存清单、维修记录等。5.客户服务类：客户投诉记录、学员反馈意见等。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号应体现档案的类别、年度和顺序号。例如，行政管理类档案编号为XZGL20XX001，其中XZGL表示行政管理类，20XX表示年份，001表示顺序号。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.琴行在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、音像等材料。2.上级主管部门下发的与琴行有关的文件、通知等。3.对外签订的合同、协议等。（二）收集要求1.各部门应定期将本部门形成的档案收集齐全，整理规范。2.对于重要文件和资料，应及时收集，确保不遗漏。3.收集的档案应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。（三）整理方法1.按照档案分类标准，对收集的档案进行分类。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单。3.去除档案中的金属物，对破损的档案进行修补。4.将整理好的档案装订成册，或装入档案盒。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应分类存放，排列有序，并建立档案索引。3.电子档案应定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并进行分类管理。（三）保管期限1.根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期。永久保存的档案主要是涉及琴行重大权益、历史沿革等重要文件；长期保存的档案一般为10年以上；短期保存的档案为10年以下。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，确保档案的完整和安全。2.清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值进行鉴定。2.对已超过保管期限且无保存价值的档案，可进行鉴定销毁。（二）鉴定程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，提出鉴定意见。3.经琴行领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方法1.对纸质档案，采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.对电子档案，应进行彻底删除，并在存储介质上进行多次覆盖处理。3.销毁档案时，应指定专人负责，并做好记录。记录内容包括销毁档案的名称、数量、时间、地点等。七、档案的利用（一）利用范围1.琴行内部人员因工作需要查阅档案。2.外部单位因业务往来等原因需要查阅档案，但须经琴行领导批准。（二）利用方式1.查阅档案应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等。2.档案管理人员根据申请表提供档案，并做好查阅登记。3.查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需借阅档案，应办理借阅手续，注明借阅期限，并按时归还。（三）利用限制1.涉及琴行商业机密、教学资料等重要档案，未经授权不得查阅和复制。2.档案利用过程中，不得对档案进行涂改、损坏、丢失等行为。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.具有档案管理专业知识和技能。2.工作认真负责，具有较强的保密意识。3.熟悉琴行的业务和档案管理流程。（二）档案管理人员的主要职责1.负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.制定和完善档案管理制度，规范档案管理工作流程。3.对各部门档案管理工作进行指导和监督。4.定期对档案进行