档案管理制度基本规定

PAGE档案管理制度基本规定一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集和整理公司/组织在各个阶段、各个方面形成的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的组织、协调和实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织档案管理制度。2.负责公司/组织各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对各部门档案管理工作进行检查和考核。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。6.做好档案的安全保密工作，确保档案的安全。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：包括市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等业务部门在工作中形成的各类档案。3.项目管理类：包括公司/组织承担的各类项目的立项、实施、验收等过程中形成的档案。4.合同协议类：包括公司/组织签订的各类合同、协议、意向书等档案。5.资质证书类：包括公司/组织的营业执照、资质证书、荣誉证书等档案。6.财务审计类：包括公司/组织财务报表、审计报告、税务资料等档案。7.声像电子类：包括公司/组织在工作中形成的照片、录音、录像、电子文档等档案。（二）档案编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。编号采用数字编码方式，具体编号规则如下：1.一级编号：代表档案类别，用一位数字表示，如1代表行政管理类，2代表业务管理类，3代表项目管理类，4代表合同协议类，5代表资质证书类，6代表财务审计类，7代表声像电子类。2.二级编号：代表档案子类，用两位数字表示，如01代表文件管理，02代表会议记录，03代表工作计划与总结等。根据档案子类的具体情况进行编号。3.三级编号：代表档案顺序号，用三位数字表示，从001开始依次编号。例如，行政管理类文件管理的档案编号为101，其下的第一份文件编号为101001。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案形成部门应在工作结束后，按照档案管理部门的要求，及时将档案整理好并移交至档案管理部门。3.对于重要的档案，档案管理部门可提前介入，指导档案形成部门进行收集和整理。（二）档案整理1.档案管理部门收到档案后，应按照档案分类和编号规则进行整理。2.对档案进行分类、装订、编目等工作，确保档案的整齐、规范。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和利用。4.对电子档案应进行分类存储，并建立相应的索引和目录，确保电子档案的安全和有效利用。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用档案盒、档案柜等进行存放，并在档案盒和档案柜上标明档案类别、编号、年度等信息。3.对电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并进行异地存储，确保电子档案的安全。4.对声像档案应采用磁带、光盘等存储介质进行保存，并建立相应的目录和索引。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。具体保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定。1.永久保管的档案：包括公司/组织的重要文件、合同协议、资质证书、财务审计报告等。2.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年），包括公司/组织的一般性文件、业务档案等。3.短期保管的档案：保管期限为10年以下，包括公司/组织的临时性文件、一次性使用的资料等。（四）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。3.对已到保管期限的档案，经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的，应按照规定进行销毁；仍有保存价值的，应重新确定保管期限。（五）档案销毁1.档案销毁工作应严格按照国家有关规定进行，确保档案销毁过程的安全、保密。2.档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细记录档案的编号、题名、日期保管期限等信息。档案销毁清册应经档案管理部门负责人审核签字后存档。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存。六档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅人员应经公司/组织分管领导批准，并在档案管理部门指定的地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.外部单位查阅公司/组织档案，应提前与公司/组织档案管理部门联系，说明查阅目的、查阅内容等信息，经公司/组织分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应遵守公司/组织的相关规定，不得擅自摘抄、复制、拍照等。（二）查阅程序1.查阅人员填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理部门为查阅人员提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、查阅目的等信息。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（三）档案利用1.公司/组织内部人员因工作需要利用档案，可按照查阅程序进行查阅，并根据需要进行摘抄、复制、拍照等。摘抄、复制、拍照的档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。2.外部单位利用公司/组织档案，应按照查阅程序进行查阅，并经公司/组织分管领导批准。如需摘抄、复制、拍照等，应与公司/组织签订保密协议，并按照协议约定进行操作。3.档案管理部门应积极主动地为公司/组织各项工作提供档案利用服务，定期对档案利用情况进行统计分析，为公司/组织决策提供参考依据。七、档案的统计与移交（一）档案统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，报表内容应包括档案数量、类别、保管期限、利用情况等信息。3.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施和建议。（二）档案移交1.公司/组织内部机构调整、人员变动等原因，涉及档案移交的，应按照档案管理部门的要求进行档案移交。2.档案移交时，移交部门应编制档案移交清册，详