水利工程档案制度评审会

PAGE水利工程档案制度评审会一、总则（一）目的为加强水利工程档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。本制度旨在规范水利工程档案的形成、收集、整理、归档、保管和利用等环节，为水利工程建设、运行管理、维护维修及相关决策提供可靠的依据和支持。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所承担的各类水利工程项目，包括但不限于水库、水闸、泵站、河道整治、灌区等工程建设项目以及运行管理期间产生的档案资料管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映水利工程建设和运行管理的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集水利工程从项目规划、设计、施工到竣工验收以及运行管理全过程中形成的各类文件资料，保证档案的完整性。3.系统性原则：按照档案形成的规律和内在联系，对档案进行科学分类、整理和编目，使其具有系统性和逻辑性。4.规范性原则：严格遵循国家和行业有关档案管理的规范和标准，确保档案管理工作的规范化和标准化。5.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，防止泄露。6.便利性原则：档案管理应便于查阅、利用和保管，提高档案利用效率，满足公司/组织内部和外部对档案信息的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善水利工程档案管理制度，并监督制度的贯彻执行。2.统筹规划和协调本公司/组织水利工程档案管理工作，指导各部门做好档案的收集、整理、归档等工作。3.负责集中保管水利工程各类档案资料，建立健全档案管理台账，对档案的数量、种类、保管状况等进行详细记录。4.组织开展档案的整理、分类、编目、数字化等工作，提高档案管理的信息化水平，实现档案信息资源的有效整合和共享。5.负责档案的安全保管，确保档案实体的安全，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，定期对档案保管状况进行检查和维护。6.按照规定提供档案查阅、借阅服务，严格履行档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。7.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。8.参与水利工程建设项目的竣工验收，对档案资料的完整性、准确性和规范性进行审查，并出具档案验收意见。（二）项目建设部门职责1.负责本部门在水利工程建设项目实施过程中形成的各类文件资料的收集、整理和归档工作，并及时移交档案管理部门。2.明确项目档案管理责任人，落实档案管理责任，确保项目档案工作与项目建设同步进行。3.在项目建设过程中，指导和督促各参建单位做好档案资料的收集、整理工作，对参建单位的档案管理工作进行检查和考核。4.配合档案管理部门做好项目档案的验收工作，提供相关项目建设资料，协助档案管理部门完成档案验收报告。（三）项目设计部门职责1.负责提供水利工程设计阶段形成的各类文件资料，包括设计任务书、初步设计文件、施工图设计文件等，并确保文件资料的完整性和准确性。2.按照档案管理要求，对设计文件进行分类整理，标注密级，编制档案目录，及时移交档案管理部门。3.参与项目档案验收工作，对设计文件的归档情况进行检查，确保设计文件符合档案管理要求。（四）项目施工部门职责1.负责收集、整理和归档本部门在水利工程施工过程中形成的各类文件资料，包括施工组织设计、施工技术方案、施工记录、质量检验报告、工程变更文件等。2.按照档案管理规定，对施工文件资料进行分类整理，确保文件资料真实、准确、完整，并及时移交档案管理部门。3.在工程竣工后，负责将施工过程中形成的竣工图绘制完成，并确保竣工图与工程实际相符，同时将竣工图及相关资料一并移交档案管理部门。4.配合档案管理部门做好项目档案验收工作，提供施工过程中的相关资料，协助档案管理部门完成档案验收工作。（五）项目监理部门职责1.负责监督和检查参建单位的档案管理工作，确保各参建单位按照合同要求和档案管理规定做好档案资料的收集、整理和归档工作。2.对监理过程中形成的各类文件资料进行收集、整理和归档，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理日记、质量监理文件、进度监理文件、安全监理文件等，并及时移交档案管理部门。3.参与项目档案验收工作，对监理文件资料的完整性、准确性和规范性进行审查，出具监理文件资料审查意见。（六）运行管理部门职责1.负责收集、整理和归档水利工程运行管理过程中形成的各类文件资料，包括运行记录、维护维修记录、设备运行档案、水质监测报告、安全检查报告等。2.按照档案管理要求，对运行管理文件资料进行分类整理，建立健全运行管理档案体系，确保档案资料能够全面反映工程运行状况。3.定期将运行管理档案移交档案管理部门，配合档案管理部门做好档案的整理、编目和数字化工作，提高档案利用效率。三、档案的形成与收集（一）档案形成范围水利工程档案涵盖项目前期、建设实施、竣工验收及运行管理全过程形成的各类文件、图纸、图表、声像、电子数据等资料。具体包括：1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案、项目批复文件等。2.设计文件：初步设计、技术设计、施工图设计、设计变更文件等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术方案、施工记录、质量检验报告、工程变更通知、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理日记、监理通知、质量评估报告、工程进度报告、安全监理文件等。5.竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收鉴定书、工程质量保修书、竣工决算报告等。6.运行管理文件：运行记录、维护维修记录、设备运行档案、水质监测报告、安全检查报告、调度运行文件等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、准确收集。2.收集的档案资料应真实、完整、有效，符合档案形成规律和内在联系，不得擅自修改、伪造或销毁档案资料。3.对具有保存价值的电子文件，应同时收集其纸质版本或打印件，并确保两者内容一致。电子文件应采用通用格式存储，保证其可读性和可利用性。4.在收集档案资料过程中，应注意收集相关的照片、录像、录音等声像资料，以及实物资料，如设备样本、产品说明书、工程模型等，并对其进行整理和归档。5.对于外单位提供的档案资料，应进行严格审核，确保其符合本公司/组织档案管理要求，并办理交接手续。四、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性，按照项目建设程序、时间顺序或专业分类进行整理。2.区分不同保管期限，将档案分为永久、长期和短期保管，便于档案的保管和利用。3.便于保管和利用，对档案进行科学分类、编号、编目，确保档案整理的系统性和规范性。（二）分类方法水利工程档案采用以下分类方法：1.项目分类：按照水利工程项目名称进行分类，每个项目作为一个独立的分类单元。2.阶段分类：在每个项目分类下，按照项目前期、建设实施、竣工验收、运行管理等阶段进行二级分类。3.专业分类：在每个阶段分类下，根据文件资料的专业性质进行三级分类，如工程技术文件、质量管理文件、安全管理文件、财务管理文件等。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和检索。2.编号采用“项目代码+阶段代码+专业代码+顺序号”的结构，具体编号规则如下：项目代码：采用水利工程项目的统一代码或自行编制的项目标识代码，长度为[X]位。阶段代码：用两位大写字母表示项目的不同阶段，如“QP”表示前期，“JS"表示建设实施，“JY”表示竣工验收，“YX”表示运行管理。专业代码：用两位大写字母表示文件资料的专业类别，如“JS”表示工程技术，“ZL”表示质量管理，“AQ”表示安全管理，“CW”表示财务管理等。顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号，长度为[X]位。例如：某水利工程项目的一份工程技术文件，其编号为“[项目代码]JSJS001”。（四）编目要求1.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者、页数等内容。2.档案题名应准确反映档案的主要内容，简洁明了，便于查找。3.日期应填写档案形成的年、月、日，保管期限、密级应按照规定准确标注。4.责任者应填写档案的形成单位或个人，页数应填写档案的实际页数。5.档案目录应采用电子表格形式编制，并打印成册，一式两份，一份随档案装订，一份单独存放，便于查阅。（五）归档程序1.各部门在完成档案资料的收集、整理后，应定期向档案管理部门移交档案。移交时，应填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、编号、保管期限等内容，并双方签字确认。2.档案管理部门收到移交的档案后，应按照本制度的要求进行审核，对不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或修正。3.审核通过的档案，由档案管理部门进行统一编号、编目，并按照分类要求进行排列上架，完成归档工作。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案实体的安全。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架、温湿度计等，保证档案库房的环境适宜。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式，对纸质档案应进行分类存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并分别存储在不同的地点，防止数据丢失。电子档案应建立索引目录，便于快速检索和查询。3.对重要的声像档案和实物档案，应进行单独保管，并建立相应的档案目录，注明档案的内容、来源、时间等信息。（三）保管期限水利工程档案的保管期限根据其重要程度和利用价值分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：凡是反映水利工程建设和运行管理全过程，具有重要历史价值和长远利用价值的档案，如项目建议书、可行性研究报告、初步设计文件、竣工验收鉴定书、工程质量保修书等，应永久保管。2.长期保管：对水利工程建设和运行管理有一定参考价值，保管期限在[X]年以上的档案，如施工组织设计、施工技术方案、质量检验报告、监理文件等，应长期保管。3.短期保管：对水利工程建设和运行管理参考价值较小，保管期限在[X]年以下的档案，如一般性的会议文件、通知、简报等，应短期保管。（四）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，核对档案的数量、编号、保管期限等信息，确保档案的完整和安全。对发现的问题应及时采取措施进行处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和可利用性。修复和复制档案应遵循相关的技术标准和规范，保证档案内容的真实性和完整性。3.对电子档案应定期进行数据备份和维护，检查电子档案的存储介质是否完好，数据是否可读取。对出现问题的电子档案应及时进行修复或恢复，防止数据丢失。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高档案管理人员的安全意识，严格遵守档案库房管理制度，防止因人为疏忽导致档案安全事故的发生。六、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、合法、合理、及时的原则，确保档案信息的安全和有效利用。2.档案利用应根据实际工作需要，严格履行审批手续，不得擅自扩大利用范围或泄露档案机密信息。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应按照申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等内容，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案，归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，确保档案的完整和安全。3.出具证明：根据公司/组织外部单位或个人的申请，档案管理部门可依据档案资料出具相关证明材料。出具证明应严格审核申请内容，确保证明内容真实、准确，并按照规定的格式和程序出具证明。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、编号、查阅或借阅期限、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（三）鉴定方法1.对保管期限已满的档案，由档案管理部门提出鉴定意见，填写档案鉴定申请表，提交档案鉴定工作小组进行鉴定。2.档案鉴定工作小组应根据档案的重要程度、利用价值、历史意义等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案的存毁意见。3.对拟销毁的