租赁合同档案管理制度

PAGE租赁合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司租赁合同档案的管理，确保租赁合同档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司签订的各类租赁合同档案的管理，包括但不限于房屋租赁合同、设备租赁合同、车辆租赁合同等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：租赁合同档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：租赁合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的各项内容，确保档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强租赁合同档案的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.便捷高效原则：优化租赁合同档案的管理流程，提高档案利用效率，为公司的决策和业务开展提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善租赁合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司的租赁合同档案，建立档案目录和索引，确保档案的有序存放。3.负责租赁合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，定期对档案进行清查和盘点。4.对租赁合同档案的数字化管理进行规划和实施，提高档案管理的信息化水平。5.负责对涉及租赁合同档案的查阅、借阅、复印等手续进行办理和登记，确保档案使用的合规性。6.对违反租赁合同档案管理制度的行为进行纠正和处理，情节严重的上报公司领导。（二）合同签订部门职责1.负责本部门租赁合同的起草、审核、签订和履行工作。2.在合同签订后，及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门，并确保资料的完整性和准确性。3.配合档案管理部门做好租赁合同档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和信息。4.负责对本部门保管的租赁合同档案进行定期清理和核对，确保档案的妥善保管。（三）公司领导职责1.负责审批租赁合同档案管理制度和相关流程，确保制度的合规性和有效性。2.对租赁合同档案管理工作进行监督和指导，协调解决档案管理工作中出现的重大问题。3.根据公司发展需要，对租赁合同档案的保管期限、销毁等事项进行决策。三、档案收集与整理（一）收集范围1.租赁合同文本及附件，包括合同首页、正文、签字页、附件清单等。2.合同签订过程中的相关文件，如合同审批表、往来函件、会议纪要等。3.合同履行过程中的各类资料，如租金支付凭证、交付验收记录、变更协议等。4.与租赁合同相关的其他重要文件，如法律意见书、评估报告等。（二）收集要求1.合同签订部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.移交的资料应齐全、完整、清晰，确保档案信息的真实性和准确性。3.对于合同履行过程中产生的资料，合同签订部门应及时收集整理，并在每季度末移交档案管理部门。（三）整理方法1.档案管理部门收到租赁合同资料后，应按照合同类别、签订时间等进行分类整理。2.对每份合同资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制合同档案目录，目录应包括合同编号、合同名称、签订日期、履行期限、合同金额等基本信息，确保目录与档案内容一致。4.对合同资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门对整理好的租赁合同档案进行审核，确保档案资料符合归档要求。2.将审核通过的档案按照类别、年度等进行排列，依次装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，按照档案类别和年度顺序进行存放，建立档案存放索引，便于快速查找。（二）保管期限1.租赁合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，适用于一般性租赁合同。中期保管期限为[X]年，适用于重要租赁合同或涉及较大金额的合同。长期保管期限为[X]年以上，适用于对公司具有重大影响或法律纠纷较多的租赁合同。2.保管期限自合同履行完毕或终止之日起计算。（三）保管要求1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度适宜。2.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和年度顺序排列，便于查找和管理。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全完整。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案数据丢失。5.加强档案库房的安全防范措施，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保档案的安全。五、档案利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅租赁合同档案。2.公司外部相关单位因法律法规要求或业务合作需要查阅租赁合同档案。（二）利用流程1.公司内部人员查阅租赁合同档案，应填写《租赁合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人协助查阅。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员对档案进行核对和清点，确保档案完整无损。（三）借阅流程1.公司内部人员借阅租赁合同档案，应填写《租赁合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合条件的予以批准，并办理借阅手续，填写《租赁合同档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅期限等信息。3.借阅人员应在借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善导致档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。（四）特殊情况处理1.因工作需要，需对租赁合同档案进行复印的，应填写《租赁合同档案复印申请表》，注明复印内容、用途等，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对复印申请进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人进行复印。复印份数应严格控制，复印件应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.涉及公司商业秘密或敏感信息的租赁合同档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅、借阅或复印。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理部门应定期对租赁合同档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理。2.全面审查原则：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值和保管状况，确保鉴定结果的准确性。3.集体决策原则：鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员共同参与，集体讨论决定档案的存毁。（二）鉴定流程1.档案管理部门根据租赁合同档案的保管期限和实际情况，制定档案鉴定计划，明确鉴定的范围、时间、人员等。2.组织相关部门人员组成鉴定小组，对租赁合同档案进行逐卷审查，根据档案的内容、价值和保管状况，提出存毁意见。3.鉴定小组对存毁意见进行汇总和讨论，形成鉴定报告，报公司领导审批。4.公司领导根据鉴定报告，做出档案存毁的最终决定。（三）销毁流程1.经批准销毁的租赁合同档案，档案管理部门应编制《租赁合同档案销毁清单》，注明档案名称、编号、销毁原因等信息。2.销毁清单应经档案管理部门负责人和公司领导签字确认。3.档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。4.销毁工作完成后，销毁人员应在销毁清单上签字，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立租赁合同档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现租赁合同档案的在线查阅、借阅、审批等功能，方便公司内部人员使用。3.利用信息化技术，对租赁合同档案进行数据分析和挖掘，为公司的决策提供支持。（二）信息化管理内容1.档案扫描：对纸质租赁合同档案进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.数据录入：将租赁合同档案的基本信息、目录等录入档案管理信息系统，建立档案数据库。3.权限管理：在档案管理信息系统中设置不同的用户权限，确保只有授权人员才能查阅、借阅、修改档案信息。4.在线利用：通过档案管理信息系统，实现租赁合同档案的在线查阅、借阅、审批等功能，提高档案利用效率。5.数据备份：定期对档案管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全可靠。（三）信息化安全保障1.建立档案管理信息系统安全管理制度，加强系统安全防护措施，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。2.设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，对网络访问进行监控和过滤，确保系统安