园务档案管理制度

PAGE园务档案管理制度一、总则（一）目的为加强园务档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在幼儿园管理、教育教学、后勤保障等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园各部门及全体教职工在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则园务档案由幼儿园综合档案室集中统一管理，各部门指定专人负责档案的收集、整理、移交等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映幼儿园各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集幼儿园在各个方面形成的档案资料，保证档案的齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、幼儿园商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定园务档案管理的各项规章制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高教职工的档案意识。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，确保档案资料的及时、完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门整理好的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室做好档案的查询、利用等工作，提供相关档案资料。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。三、档案分类及编号（一）档案分类1.行政管理类包括幼儿园的行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.教育教学类涵盖教学计划、教案、教学活动记录、学生成绩档案、教研活动资料等。3.后勤管理类包含校园建设规划、维修记录、物资采购档案、食品安全档案、环境卫生档案等。4.安全管理类涉及安全制度、安全检查记录、应急预案、安全事故处理档案等。5.家园共育类如家长委员会记录、家长会资料、家园联系手册、家长意见反馈等。（二）编号规则1.采用年度类别流水号的编号方式。2.年度：用四位数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“A”代表行政管理类，“B”代表教育教学类等。4.流水号：按档案形成的先后顺序依次编号，用三位数字表示，如“001”。例如，2023年行政管理类的第一份档案编号为“2023A001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的范围和标准，确保档案资料的全面性和准确性。2.档案形成部门或个人应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理好后移交至本部门档案管理员。3.对于重要活动、重大事件等形成的档案，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集，确保档案的时效性。（二）整理方法1.行政管理类档案按照文件的种类、时间顺序进行排列，同一文件的正件与附件、印件与定稿等应放在一起。2.教育教学类档案以学期或学年为单位，将教学计划、教案、教学活动记录等按顺序整理，学生成绩档案按班级、学期进行分类整理。3.后勤管理类档案根据档案内容的性质，如校园建设、物资采购、食品安全等分别进行整理，建立相应的档案目录。4.安全管理类档案按照安全制度、安全检查、应急预案等类别进行整理，将相关文件、记录等资料分类归档。5.家园共育类档案按家长委员会、家长会、家园联系等不同主题进行整理，便于查阅和统计。五、档案归档与移交（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度整理好的档案移交至综合档案室。2.对于临时性或阶段性工作形成的档案，应在工作结束后一个月内完成归档移交。（二）移交手续1.各部门档案管理员填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息。2.综合档案室接收档案时，应认真核对移交清单，对档案的完整性、准确性进行检查。3.双方在档案移交清单上签字确认，一式两份，各留存一份。六、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的房间，配备必要的消防器材和温湿度调节设备。2.库房内设置档案架，档案架应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（二）保管措施1.档案应分类存放，排列整齐，标识清晰，便于管理和查询。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案受潮、发霉、虫蛀等情况，应采取相应的补救措施。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经允许不得进入库房。七、档案利用（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案的，可向综合档案室提出申请。2.外单位因工作需要查阅档案的，须持单位介绍信，经幼儿园领导批准后，方可查阅。3.涉及个人隐私的档案，未经本人同意，不得提供查阅。（二）利用手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅理由、查阅内容等信息。2.综合档案室根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换等。4.如需复印或摘录档案内容，应经综合档案室同意，并按规定办理相关手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用情况，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的原则。（二）鉴定方法1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理员及相关业务人员组成。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断档案的保存价值。3.对确定无保存价值的档案，填写档案销毁清单，注明档案的类别、编号、名称、数量等信息。（三）销毁程序1.档案销毁清单经幼儿园领导批准后，方可进行销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。3.监销人员在档案销毁清单上签字确认，注明销毁日期、方式等信息。4.销毁后的档案销毁清单应留存五年以上，以备查考。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立园务档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查询和利用，促进档案资源的共享。（二）数据录入与维护1.对纸质档案进行数字化扫描，将扫描后的电子文件按照档案分类和编号规则进行存储。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。3.建立数据备份制度，定期对档案数据进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。2.安装防火墙