部门资料与档案管理制度

PAGE部门资料与档案管理制度一、总则（一）目的为加强本部门资料与档案的管理，确保资料与档案的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本部门实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本部门所有涉及的各类资料与档案的管理，包括但不限于文件、合同、报告、数据、图表、图纸等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：部门资料与档案由专门的档案管理人员集中管理，确保资料与档案的完整性和一致性。2.分类分级原则：按照资料与档案的性质、来源、时间等因素进行分类分级管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保资料与档案的安全，防止资料与档案的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的检索体系，提高资料与档案的利用效率，满足部门工作和业务发展的需要。二、资料与档案的分类与编号（一）分类标准1.行政类：包括部门的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案等。2.业务类：根据部门的业务范围，分为不同的业务类别，如项目文档、合同协议、技术资料、市场调研等。3.财务类：包括财务报表、预算计划、费用报销凭证等。4.其他类：不属于以上分类的其他资料与档案，如荣誉证书、宣传资料等。（二）编号规则1.采用字母与数字相结合的方式进行编号，确保编号的唯一性和系统性。2.编号格式为：[类别代码][年份][顺序号]，其中类别代码用大写字母表示，年份用四位数字表示，顺序号用三位数字表示。3.例如：行政类资料编号为XZ[2023][001]，业务类项目文档编号为YW[2023][002]。三、资料与档案的收集与整理（一）收集渠道1.各部门定期将产生的资料与档案移交至档案管理人员。2.档案管理人员通过内部沟通、外部交流、网络搜索等方式收集与部门工作相关的资料与档案。3.对于重要的资料与档案，档案管理人员可主动向相关部门或人员索取。（二）收集要求1.资料与档案应真实、完整、准确，不得伪造、篡改。2.收集的资料与档案应及时移交至档案管理人员，不得积压或延误。3.对于电子资料与档案，应确保其存储格式的兼容性和可读性。（三）整理方法1.档案管理人员按照分类标准对收集到的资料与档案进行分类。2.对每一份资料与档案进行编号，并填写档案目录。3.对资料与档案进行装订、编页、编目等整理工作，确保资料与档案的整齐、规范。四、资料与档案的归档与存储（一）归档流程1.档案管理人员对整理好的资料与档案进行审核，确保其符合归档要求。2.将审核通过的资料与档案按照编号顺序存入档案柜或档案存储系统。3.在档案目录中记录资料与档案的归档位置，便于查找和利用。（二）存储方式1.纸质资料与档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止资料与档案受潮、发霉、虫蛀等。2.电子资料与档案应存储在服务器或存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的资料与档案，应采取异地备份等措施，确保数据的安全性。（三）存储期限1.各类资料与档案的存储期限应根据国家相关法律法规及行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期存储期限为15年，中期存储期限为510年，长期存储期限为10年以上。3.对于涉及重要业务、重大决策、法律纠纷等的资料与档案，应适当延长存储期限。五、资料与档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.本部门员工因工作需要可查阅本部门的资料与档案。2.外单位人员查阅本部门资料与档案，需经部门负责人批准，并填写查阅申请表。3.涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的资料与档案，查阅权限应严格按照相关法律法规执行。（二）查阅流程1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等。2.申请表经部门负责人批准后，交档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员根据查阅申请表提供相应的资料与档案，并在查阅登记表上记录查阅人员的姓名、查阅时间、查阅内容等。4.查阅人员应在规定的查阅期限内归还资料与档案，不得擅自复印、拍照、带出档案室等。（三）借阅权限1.本部门员工因工作需要借阅本部门的资料与档案，需经部门负责人批准，并填写借阅申请表。2.外单位人员借阅本部门资料与档案，需经部门负责人和公司主管领导批准，并填写借阅申请表。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等。2.申请表经批准后，交档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员根据借阅申请表提供相应的资料与档案，并在借阅登记表上记录借阅人员的姓名、借阅时间、借阅内容、借阅期限等。4.借阅人员应妥善保管借阅的资料与档案，不得擅自转借、涂改、损毁、丢失等。如发生上述情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的责任。5.借阅人员归还资料与档案时，档案管理人员应进行认真核对，确保资料与档案的完整性和准确性。六、资料与档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家机密、商业秘密等敏感信息的资料与档案进行严格管理。2.对查阅和借阅敏感信息资料与档案的人员进行严格审查，确保其具备必要的保密意识和保密能力。3.在资料与档案的存储、传输、使用过程中采取加密、防火墙等技术措施，防止信息泄露。4.对档案管理人员进行定期的保密培训，提高其保密意识和保密技能。（二）安全管理1.加强档案室的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.定期对档案室进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.制定应急预案，应对可能发生的自然灾害、火灾、盗窃等突发事件，确保资料与档案的安全。七、资料与档案的鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据资料与档案的存储期限、重要性、实用性等因素，定期对资料与档案进行鉴定。2.对于超过存储期限、已失去保存价值、重复无用的资料与档案，可进行销毁处理。（二）鉴定流程1.档案管理人员提出鉴定意见，填写资料与档案鉴定申请表。2.申请表经部门负责人审核后，提交公司档案管理部门进行审批。3.公司档案管理部门组织相关人员对申请销毁的资料与档案进行鉴定，形成鉴定报告。4.鉴定报告经公司主管领导批准后，确定销毁清单。（三）销毁方式1.对于纸质资料与档案，应采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。2.对于电子资料与档案，应采用格式化、删除等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。3.销毁过程应进行记录，并由专人负责监督，确保销毁工作的彻底性和安全性。八、资料与档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的资料与档案信息化管理系统，实现资料与档案的电子化存储、检索、利用和管理。2.提高资料与档案的管理效率和利用效率，降低管理成本。3.加强资料与档案的安全保密管理，确保信息的安全性和可靠性。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现资料与档案的电子化录入，包括文件的扫描、数据的录入等。2.档案检索：提供多种检索方式，如按编号、按关键词、按时间等，方便快速查找所需资料与档案。3.档案借阅：实现档案借阅的在线申请、审批、登记等功能，提高借阅管理的效率。4.档案统计：对资料与档案的数量、类型、存储期限等进行统计分析，为管理决策提供依据。5.安全管理：采取身份认证、权限管理、数据加密等安全措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理系统维护1.定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系