企业档案管理制度培训

PAGE企业档案管理制度培训一、总则（一）目的为加强本企业档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本企业各部门及全体员工。（三）档案定义本企业档案是指企业在各项活动中形成的，对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则企业档案由综合档案室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案应如实反映企业各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集企业在各个方面形成的档案，保证档案的种类齐全、内容完整。4.保密性原则根据档案的机密程度，采取相应的保密措施，确保档案信息不被泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善企业档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理企业各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、上架等工作。3.负责档案的收集、接收、鉴定、保管、统计、利用等工作，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储和检索利用。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训。（二）各部门档案管理员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.按照档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至综合档案室。3.协助综合档案室开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息。4.负责本部门档案的安全保管，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关颁发的与本企业有关的文件、指示、规定等。2.本企业形成的各类文件、报告、决议、纪要、合同、协议、报表、图纸、技术资料、产品样本、宣传资料、会议记录、工作日记、考勤记录、财务档案等。3.本企业与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.本企业员工的个人档案，包括入职登记表、劳动合同、培训记录、考核记录、奖惩记录等。5.反映本企业历史沿革、重大活动、重要事件的照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门办理完毕的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，按照一定的分类标准进行整理。3.对于重要文件和具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同介质，如纸质、电子硬盘、光盘等。（三）归档时间1.一般文件材料应在次年上半年归档。2.重要会议文件、重大项目文件等应在会议结束或项目完成后及时归档。3.合同、协议等文件应在履行完毕后一个月内归档。（四）归档程序1.各部门档案管理员对收集到的文件材料进行初步整理，按照分类标准进行分类、编号、装订。2.填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交至综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性，符合要求的予以接收，并在移交清单上签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。年度：按照文件形成的年度进行分类。机构：按照企业内部的组织机构进行分类，如办公室、财务部、人力资源部等。保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。2.对于一些特殊类型的档案，如会计档案、人事档案等，按照国家相关规定进行单独分类管理。（三）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度机构代码保管期限代码件号”的结构。全宗号：本企业的全宗号为[具体全宗号]。年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。机构代码：按照企业内部组织机构代码表进行编制，如办公室为“01”，财务部为“02”等。保管期限代码：永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。件号：按照档案整理顺序依次编号。2.例如，一份由办公室于2023年形成的永久保管的文件，其编号为：[全宗号]202301Y001。（四）装订要求1.纸质档案应采用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于幅面过大的文件，应折叠成A4规格；对于幅面过小的文件，应粘贴在A4纸上。3.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。五、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如消防器材、防盗门、窗户防护网、除湿机、防虫药、鼠夹、窗帘、吸尘器等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.每个档案架应标明架号、层号，档案盒应标明全宗号、年度、机构代码、保管期限、件号等信息。（三）电子档案保管1.建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.电子档案应进行备份，备份介质应采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，分别存放在不同地点。3.定期对电子档案进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（四）档案保管期限划分1.永久保管的档案本企业制定的规章制度、重要会议记录、决议、决定等。本企业的历史沿革资料、大事记、组织史资料等。本企业与外部签订的重要合同、协议等。本企业的财务决算、审计报告等重要财务档案。本企业获得的重要荣誉证书、奖杯、奖牌等。2.长期保管的档案本企业的一般性文件、报告、报表等。本企业的业务往来信函、合同、协议等。本企业的员工培训记录、考核记录、奖惩记录等。本企业的设备档案、技术档案等。3.短期保管的档案本企业的临时性文件、通知、便函等。本企业的一般性会议记录、纪要等。本企业的短期业务活动资料等。（五）档案的鉴定与销毁1.档案鉴定工作由综合档案室负责组织，会同有关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限划分标准，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。3.对失去保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经企业领导批准后进行销毁。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。5.档案销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。六、档案的利用（一）利用范围1.本企业员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要查阅本企业档案，须经本企业领导批准。（二）利用方式1.查阅本企业员工查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。外单位查阅档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经本企业相关部门负责人和领导批准后，到综合档案室查阅。2.借阅本企业员工借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。外单位借阅档案，须经本企业领导批准，并签订档案借阅协议，明确借阅期限、保密责任等事项。（三）利用登记1.综合档案室应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，记录查阅人、查阅时间、查阅内容（借阅人、借阅时间、借阅档案名称、归还时间等）。2.登记册应妥善保管，以备查询。（四）保密要求1.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.如需复印档案，应经综合档案室负责人批准，并注明用途。复印件应与原件核对无误后，加盖综合档案室印章。3.查阅、借阅档案人员不得擅自将档案带出档案室，如需带出，应经综合档案室负责人批准，并办理登记手续，按时归还。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的电子档案管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，降低管理成本，为企业决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的批量录入、单个录入，支持多种格式文件的上传。2.检索功能：提供多种检索方式，如按全宗号、年度、机构、保管期限、关键词等进行检索。3.借阅管理功能：记录档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理功能：设置不同用户的访问权限，确保档案信息的安全。5.统计分析功能：对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，生成各类报表。（三）电子档案的采集与录入1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[具体分辨率]，确保扫描图像清晰可读。2.按照档案分类编号规则，对电子档案进行命名和存储，建立电子档案目录数据库。3.对电子档案进行元数据录入，元数据应包括文件编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，确保电子档案的完整性和准确性。（四）电子档案的安全管理1