档案资料定期检查制度

PAGE档案资料定期检查制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案资料管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映公司各项工作的实际情况，确保内容真实、数据准确。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：优化档案资料管理流程，提高档案资料的利用效率，为公司各项工作提供便捷的服务。二、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等；公司行政管理制度、工作流程、会议纪要等；公司各类证照、资质证书、荣誉证书等。2.人事档案：员工入职、离职、调动等相关手续文件；员工劳动合同、薪酬福利、绩效考核等资料；员工培训记录、职业发展规划等档案。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表等财务核算资料；财务预算、决算报告，资金管理、成本控制等相关文件；税务申报、缴纳记录等税务档案。4.业务档案：各类业务合同、协议、订单等；项目策划、实施方案、进度报告等项目档案；市场调研、客户信息、销售数据等市场业务档案。5.技术档案：公司研发项目的技术方案、实验数据、技术报告等；产品设计图纸、工艺文件、质量标准等技术资料；技术引进、技术合作相关档案。（二）档案编号规则1.采用分类编号法。每个大类档案赋予一个特定的代码，如行政档案代码为“XZ”，人事档案代码为“RS”，财务档案代码为“CW”，业务档案代码为“YW”，技术档案代码为“JS”。2.大类下的每一小类再细分编号。例如，行政档案中的公司证照类编号为“XZ01”，行政管理制度类编号为“XZ02”等。3.具体档案资料编号按照流水号编制，如“XZ01001”表示行政档案中的第一份公司证照。编号应保持唯一性和连贯性，以便于档案资料的识别和查找。三、档案资料的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集归档。2.对于公司内部产生的文件、资料，承办部门应在文件形成或办理完毕后的[X]个工作日内，将原件或复印件提交至档案管理部门。3.涉及公司外部的文件、资料，如合作协议、政府批文等，由相关业务部门负责收集，并在收到后的[X]个工作日内移交档案管理部门。4.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的公司档案资料全部移交至档案管理部门。（二）整理规范1.档案管理部门收到档案资料后，应按照分类编号规则进行分类整理。2.对每份档案资料进行核对，确保资料内容完整、准确，签字盖章齐全。3.去除档案资料中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸规格进行折叠或粘贴，使其大小一致。4.按照档案装订要求，使用线装或胶装方式将档案资料装订成册，确保牢固整齐。对于不宜装订的档案资料，如图纸、图表等，应采用卷盒或档案袋进行保管，并在封面或袋口处注明档案名称、编号、日期等信息。四、档案资料的归档与保管（一）归档流程1.档案管理部门在完成档案资料的整理后，应及时进行归档。将档案资料按照分类编号顺序依次排列，放入相应的档案柜或存储设备中。2.建立档案目录索引，详细记录档案资料所在的位置、编号、名称、日期等信息，以便于快速查找和利用。3.对电子档案资料，应按照纸质档案的分类编号进行存储，并建立相应的电子索引目录。电子档案应存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）保管条件1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、监控系统等，确保档案资料的安全。3.档案柜应摆放整齐，便于档案资料的存放和查找。档案资料应分类存放，标识清晰，不得随意堆放。4.对于特殊载体的档案资料，如光盘、磁带等，应根据其保管要求进行单独存放，并采取相应的保护措施。（三）保管期限1.档案资料的保管期限根据其重要性和使用价值分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案资料包括公司设立、变更、注销等重要文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等核心文件，以及涉及公司重大权益、法律纠纷等方面的档案资料。五、档案资料定期检查制度（一）检查周期1.档案管理部门应定期对档案资料进行检查，每年至少进行[X]次全面检查。2.在特殊情况下，如发生自然灾害、重大事故等，应及时对档案资料进行检查，确保档案资料的安全。（二）检查内容1.档案资料的完整性：检查档案资料是否齐全，有无缺失、遗漏等情况。2.档案资料的准确性：核对档案资料的内容是否真实准确，数据是否一致，签字盖章是否齐全。3.档案资料的安全性：检查档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备是否正常运行，档案资料是否存在损坏、变质、丢失等情况。4.档案资料的保管环境：检查档案库房的温度、湿度是否符合要求，通风是否良好，档案柜是否摆放整齐。5.档案资料的利用情况：了解档案资料的借阅、查阅情况，检查借阅手续是否完备，是否及时归还。（三）检查方式1.自查：档案管理部门工作人员按照检查内容要求，对档案资料进行逐一检查，并填写检查记录。2.互查：组织档案管理部门工作人员进行交叉检查，相互发现问题，共同提高档案管理水平。3.抽查：由公司领导或相关部门负责人对部分档案资料进行随机抽查，检查档案管理工作的质量。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，档案管理部门应及时进行记录，并分析原因，制定整改措施。2.对于档案资料缺失、损坏等情况，应及时进行补充、修复或重新归档。3.对于档案保管环境不符合要求的情况，应及时采取措施进行调整，确保档案资料的安全保管。4.对于档案资料利用过程中存在的问题，如借阅手续不完备、未及时归还等，应加强管理，完善借阅制度，确保档案资料的正常利用。六、档案资料借阅与查阅（一）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案资料，需填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅档案资料的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.部门负责人及以上人员可直接批准借阅档案资料；普通员工借阅档案资料需经所在部门负责人审核后，报档案管理部门负责人批准。3.涉及公司机密的档案资料，如财务机密、技术秘密等，借阅时需经公司分管领导批准，并严格按照保密规定进行管理。（二）借阅期限1.一般档案资料的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.重要档案资料的借阅期限根据实际情况确定，但最长不得超过[X]个工作日。（三）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅档案资料，可直接到档案管理部门进行查阅。查阅时，档案管理部门工作人员应在场提供协助。2.外部单位或个人因工作需要查阅公司档案资料，需持有单位介绍信或相关证明文件，并填写《档案资料查阅申请表》，注明查阅档案资料的名称、编号、用途等信息。经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，确保档案资料的安全。（四）归还要求1.借阅或查阅档案资料的人员应按时归还档案资料，不得擅自转借他人或逾期不还。2.归还档案资料时，档案管理部门工作人员应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现有损坏、涂改等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。七、档案资料的销毁（一）销毁条件1.档案资料已超过保管期限，且确无保存价值的。2.档案资料因保管不善或其他原因造成严重损坏，无法修复且无利用价值的。3.公司因机构调整、业务变更等原因，不再需要保存的档案资料。（二）销毁程序1.将拟销毁的档案资料清单提交至档案管理部门负责人审核，审核通过后报公司分管领导批准。2.档案管理部门组织专人对批准销毁的档案资料进行清点、核对，确保销毁清单与实物一致。3.采用焚烧、粉碎等方式对档案资料进行销毁，并做好销毁记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等