风电场档案考评制度

PAGE风电场档案考评制度一、总则（一）目的为加强风电场档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在风电场生产运营、维护管理、技术创新等方面的作用，特制定本考评制度。通过科学合理的考评机制，激励档案管理部门及相关人员提高档案管理水平，保障风电场各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于风电场内所有涉及档案管理的部门、岗位及人员，包括但不限于运行维护部门、检修部门、技术研发部门、行政管理部门等。涵盖风电场从规划建设、设备采购、安装调试、运行维护到退役拆除等全过程中形成的各类文件材料。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《企业档案工作规范》（DA/T42）、《电力企业档案管理办法》等相关法律法规及行业标准制定。（四）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映风电场各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集风电场在各个阶段形成的各类档案，确保档案的齐全配套。3.系统性原则：对档案进行科学分类、整理和编目，保持档案之间的有机联系和系统性。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，确保档案质量。5.安全性原则：采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善风电场档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.对风电场各部门形成的文件材料进行集中统一管理，指导和监督各部门的档案工作。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的规范有序。4.建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。5.负责档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。6.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和安全性。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，确保文件材料的齐全完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查询、借阅等利用工作，及时提供相关档案信息。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。5.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理的各项规章制度，认真履行档案管理职责。2.熟练掌握档案管理业务知识和技能，不断提高档案管理水平。3.负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用等，确保档案管理工作的高效运行。4.积极参与档案管理的信息化建设，熟练运用档案管理软件进行档案信息的录入、查询和统计分析。5.定期对档案管理工作进行总结和反思，及时发现问题并提出改进措施。三、档案收集与整理（一）收集范围1.风电场规划、设计、建设阶段的文件材料；2.设备采购合同、技术协议、安装调试记录等设备相关档案；3.运行维护记录、检修报告、故障处理记录等生产运行档案；4.安全管理文件、应急预案、事故报告等安全管理档案；5.技术研发成果、专利文件、科研项目档案等技术创新档案；6.行政管理文件、会议记录、人事档案等行政管理档案；7.财务报表、审计报告、合同协议等财务管理档案；8.其他与风电场生产运营相关的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、损毁。3.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件保存处。4.收集的文件材料应按照形成时间顺序进行排列，确保文件材料的连贯性。（三）整理标准1.档案管理部门应按照档案分类方案对收集到的文件材料进行分类整理。2.每份文件材料应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.对文件材料进行编目，编目内容应包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等。4.按照档案装订要求对文件材料进行装订，确保装订牢固、整齐美观。5.对于破损或褪色的文件材料，应进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。四、档案分类与编号（一）分类方案1.工程建设类：包括风电场规划、可行性研究报告、环境影响评价报告、设计文件、施工图纸、工程合同、工程竣工验收文件等。2.设备管理类：设备采购合同、设备技术协议、设备安装调试记录、设备运行维护手册、设备检修报告、设备故障处理记录、设备报废文件等。3.生产运行类：运行日志、操作记录、发电量统计报表、设备运行参数记录、气象数据记录、安全运行记录、运行分析报告等。4.安全管理类：安全管理制度、安全检查记录、安全教育培训记录、应急预案、事故报告、安全隐患排查治理记录等。5.技术研发类：技术研发项目立项文件、技术研发成果报告、专利文件、科研论文、技术创新记录等。6.行政管理类：行政管理文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、行政事务处理记录等。7.财务管理类：财务预算报告、财务报表、审计报告、合同协议、资金收支记录等。8.其他类：不属于以上分类的其他文件材料，如荣誉证书、宣传资料等。（二）编号规则1.档案编号采用“全宗号年度类别顺序号”的结构。2.全宗号：由公司统一编制，用于标识风电场档案全宗。3.年度：采用公元纪年，如“2023”表示2023年度形成的档案。4.类别：按照档案分类方案中的类别代码表示，如“GCJS”表示工程建设类。5.顺序号：按照档案在该类别中的排列顺序依次编写，从“001”开始。例如，某份工程建设类档案的编号为：0012023GCJS005，表示该档案是风电场全宗号为001的2023年度工程建设类档案中的第5份。五、档案保管与保护（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%6OA%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备等。（二）保管方式1.档案应按照分类方案进行上架保管，排列整齐有序，便于查找和利用。2.对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放；对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储设备和存储方式。3.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损或褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.采取有效的防虫、防鼠措施，如放置防虫药、鼠夹等。4.加强档案的安全保密工作，严格限制档案的查阅和借阅范围，防止档案信息泄露。六、档案利用与服务（一）利用原则1.遵循方便利用、服务生产的原则，确保档案能够及时、准确地为风电场各项工作提供支持。2.严格遵守档案查阅和借阅制度，确保档案的安全和保密。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）服务要求1.档案管理部门应热情接待档案利用者，及时、准确地提供档案信息。2.对于档案利用者提出的问题，应耐心解答，提供必要的咨询服务。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，为档案管理工作的改进提供依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.坚持全面审查、区别对待、确保重点的原则，对档案进行科学鉴定。2.依据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员及相关业务专家组成。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面分析，判断其保存价值。2.参考档案的保管期限表，结合风电场的实际情况，确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满且无保存价值的档案，填写档案鉴定销毁审批表，报经公司领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报公司领导批准。3.按照批准的档案销毁清册进行销毁，销毁过程应进行现场监督，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案销毁清册上注明“已销毁”字样，并将档案销毁清册永久保存。八、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的风电场档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。2.提高档案管理工作效率和质量，提升档案服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，并进行数据挂接和存储。2.档案管理系统建设：开发或选用适合风电场档案管理的信息化系统，实现档案的在线收集、整理、分类、编目、检索、借阅、统计分析等功能。3.数据安全保障：采取数据备份、加密、访问控制等措施，保障档案信息的安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.准备阶段：进行需求调研、系统选型、设备采购等准备工作。3.实施阶段：开展档案数字化工作，进行系统开发和部署，建立档案信息化管理平台。4.运行阶段：对档案信息化管理系统进行运行维护，不断完善系统功能，提高系统应用水平。九、档案工作监督与考核（一）监督机制1.档案管理部门定期对各部门的档案工作进行检查和指导，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况和档案管理的规范性。（二）考核指标1.档案收集完整性：考核各部门文件材料收集的齐全程度。2.档案整理规范性：检查档案整理是否符合分类标准和编号规则。3.档案保管安全性：评估档案保管场所的安全状况和档案的保管质量。4.档案利用效率：统计档案查阅和借阅的次数及满足利用需求的程度。5.档案信息化建设水平：考核档案数字化程度、系统应用情况等。（三）考核方式1.采用定期考核与不定期抽查相结合的方式。2.定期考核每年进行一次，由档案管理部门制定考核方案，组织实施考核。3.不定期抽查根据工作需要随时进行，对发现的问题及时进行通