千佳档案管理制度

PAGE千佳档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，严禁弄虚作假。3.完整性原则：保证档案材料的齐全完整，避免重要信息的遗漏。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不被泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责全面管理公司/组织的档案工作。2.档案管理部门的主要职责包括：贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度。负责公司/组织各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查询和利用。对档案进行安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的安全与完整。定期对档案进行鉴定，按照规定对已失去保存价值的档案进行销毁处理。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。负责向公司/组织内部各部门提供档案查阅、借阅等服务，对档案利用情况进行登记和统计。开展档案业务培训和指导工作，提高公司/组织全体员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门档案管理职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和保管工作，并接受档案管理部门的业务指导和监督。2.各部门档案管理人员的主要职责包括：负责收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类整理，编制档案目录。妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏或泄密。及时将本部门形成的重要档案移交档案管理部门集中保管。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的协助。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.公司/组织档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等几大类。2.文书档案：主要包括公司/组织在行政管理、党群工作、经营管理等活动中形成的各类文件材料，如请示、报告、通知、决议、合同、协议等。3.科技档案：指公司/组织在科研、生产、工程建设等活动中形成的具有保存价值的图纸、图表、技术文件、实验报告、项目资料等。4.会计档案：是公司/组织在财务管理活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。5.人事档案：记录员工个人基本信息、工作经历、培训情况、考核评价、奖惩情况等内容的员工个人档案。6.业务档案：根据公司/组织不同业务领域特点，分类归集的与业务工作相关的档案，如市场营销档案、客户服务档案、项目管理档案等。（二）档案编号1.为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.文书档案编号格式为：[年度][保管期限][流水号]。例如：[2023]长期001，表示2023年度形成的长期保管的第1份文书档案。3.科技档案编号格式根据不同专业领域特点制定，一般应包含项目编号、文件类别编号等信息。例如：[项目编号][文件类别代码][流水号]。4.会计档案编号格式为：[年度][会计档案类别代码][流水号]。如：[2023]会计凭证001，表示2023年度的第1册会计凭证。5.人事档案编号格式为：[员工编号]，以员工唯一的编号作为人事档案的标识。6.业务档案编号格式根据具体业务需求确定，确保编号能够清晰反映业务档案的分类和顺序。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集范围和要求，确保在工作过程中及时、全面地收集各类文件材料。2.档案收集工作应遵循以下要求：及时性：各项工作活动完成后，相关部门应及时将形成的文件材料收集齐全，移交档案管理人员。完整性：收集的档案材料应涵盖工作活动的各个方面，包括文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复等。准确性：确保收集的档案材料内容真实、准确，数据可靠，签字盖章等手续完备。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，相关部门应指定专人负责跟踪收集，确保档案的完整性和系统性。（二）档案整理1.档案管理人员收到各部门移交的档案材料后，应按照档案分类标准进行整理。2.档案整理的主要工作包括：分类：将收集到的档案材料按照预先确定的档案分类方案进行分类。装订：对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理装订，确保整齐美观。编目：编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限、密级等项目，以便于档案的查询和统计。装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明档号、题名、保管期限等信息。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等，确保档案的安全保管。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。电子档案应建立严格的管理制度，确保电子档案的安全和保密。3.对于重要档案和珍贵档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。检查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的可读性和完整性。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作。定期投放防虫药品，对档案库房进行消毒处理；安装防火、防盗报警装置，确保档案库房的安全。4.严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。档案管理人员进入档案库房时应做好登记。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合判断档案的保存价值。3.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。档案销毁前，应编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的档号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册应经公司/组织主管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。销毁过程中应指定专人负责监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，档案管理人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的利用与借阅（一）档案利用1.根据公司/组织工作需要，档案管理部门应积极为各部门提供档案利用服务。档案利用方式包括查阅、复印、摘录等。2.各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。3.档案管理部门收到查阅申请表后，应及时进行审核。对于符合查阅规定的申请，应安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅登记工作。4.档案查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出档案库房。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）档案借阅1.因特殊情况需要借阅档案的，借阅人应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。4.档案管理人员应对借阅档案的归还情况进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.推进公司/组织档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的档案信息化管理系统，实现档案信息的实时录入、存储、检索和共享。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，确保档案信息化管理系统的正常运行。2.对档案管理人员进行信息化技能培训，提高其操作档案管理软件的能力和水平。3.按照档案信息化管理系统的要求，对各类档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，并进行规范的著录和标引，确保电子档案的准确性和完整