妇联档案三合一制度全文

PAGE妇联档案三合一制度全文一、总则（一）目的为加强妇联档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和管理，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合妇联工作实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级妇联组织在履行职能活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：妇联档案由各级妇联综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自分散保存。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映妇联工作的历史和现状。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为妇联各项工作提供有力支持。4.安全保密原则：采取有效措施，保障档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善妇联档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定妇联各类档案，确保档案的完整和安全。3.编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为妇联工作提供档案利用服务。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高妇联干部的档案意识和业务水平。5.指导和监督所属单位的档案工作，定期进行检查和考核。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向综合档案室移交。2.严格执行档案管理制度，妥善保管本部门暂存档案，确保档案的安全和完整。3.积极配合综合档案室做好档案的查阅、利用等工作，及时提供所需档案资料。（三）档案工作人员职责1.热爱档案工作，遵守档案职业道德，具备专业知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等各项工作。3.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，确保档案安全。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务素质。三、档案收集（一）收集范围1.上级妇联下发的各类文件、通知、指示、会议材料等。2.本级妇联形成的工作计划、总结、报告、决议、决定、会议记录、统计报表、重要文件的起草修改稿等。3.妇联组织开展的各项活动的方案、通知、总结、照片、录像等资料。4.妇女工作调研成果、调研报告、统计数据等。5.妇联与其他单位的往来文件、信函、协议、合同等。6.干部任免、考核、奖惩、培训以及人事档案转递等相关材料。7.财务预决算、会计凭证、账簿、报表等财务档案。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.收集的文件材料应按照分类方案进行初步整理，便于后续归档。（三）收集时间1.当年形成的文件材料应在次年上半年完成收集归档工作。2.重大活动、重要会议等形成的文件材料应在活动结束或会议闭幕一周内完成收集归档。3.干部任免、考核、奖惩等文件材料应在相关工作结束后及时收集归档。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度机构问题分类法进行分类。即先按年度分开，再按内设机构分类排列，最后按问题（如综合、组织建设、权益维护、宣传教育等）进行细分。2.会计档案：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类，再按年度顺序排列。3.人事档案：按照干部档案管理规定进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等。4.声像档案：按照载体形式（照片、录像带、光盘等）分类，再按年度内容分类排列，并编制相应的目录和说明。5.实物档案：按照实物类别（奖杯、奖牌、证书、锦旗等）分类，每件实物应附文字说明，注明来源、时间、事由等信息。（三）整理要求1.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应进行复制。2.归档文件应按照分类方案和编号顺序进行排列，逐件编号，并编制归档文件目录。3.声像档案应编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理。4.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。五、档案保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。3.档案库房应与办公区域相对分开，保持独立，确保档案的安全。（二）档案装具1.应选用符合标准的档案柜、档案架等装具，确保档案存放整齐、有序、便于查找。2.档案装具应定期进行检查和维护，如有损坏应及时修复或更换。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括：本级妇联制定的重要文件、法规性文件；年度工作计划、总结、统计报表；机构演变、人事任免文件；重要会议记录、决议、决定；重大活动的文件材料；财务决算等。3.长期保管的档案主要包括：一般性文件材料、年度工作要点、一般性会议记录、人事考核材料、财务预算等，保管期限为10年至50年。4.短期保管的档案主要包括：临时性文件材料、一般性报表等，保管期限为5年以下。（四）档案清点与统计1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管数量、利用情况等进行统计，及时掌握档案动态。（五）档案安全管理1.制定档案安全管理制度，明确档案安全管理责任。2.加强对档案库房的安全防范，安装必要的安全监控设备，配备消防器材，并定期进行检查和维护。3.严格控制档案库房的人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，采取有效措施防止档案的损坏和丢失。5.定期对档案进行备份，确保档案数据的安全。六、档案利用（一）利用范围1.为妇联内部各项工作提供档案资料支持，包括政策研究、工作决策、业务指导等。2.为妇女群众提供有关妇女权益保障、法律法规、政策咨询等方面的档案查阅服务。3.为上级部门、其他单位及社会各界提供与妇联工作相关的档案信息。（二）利用方式1.查阅：档案利用者可到综合档案室查阅所需档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅申请表，经部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期应办理续借手续。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经综合档案室负责人批准，并注明复制用途。（三）利用手续1.查阅档案时，利用者应出示有效证件，经档案管理人员核对后，方可查阅。2.借阅档案时，利用者应在借阅登记表上签字，注明借阅档案的名称、数量、借阅时间等信息，并承诺妥善保管，按时归还。3.复制档案时，利用者应填写复制申请表，注明复制内容、用途、份数等信息，经批准后，由档案管理人员进行复制，并加盖档案利用专用章。（四）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的（查阅、借阅、复制）、利用档案名称及数量、归还时间等信息。3.档案利用登记应及时、准确、完整，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。判断标准1.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限表，结合妇联工作实际，对到期档案进行鉴定。2.鉴定档案时，应全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其是否仍具有保存价值。3.对仍具有重要凭证作用、历史研究价值或其他保存价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐卷（件）审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案名称、年度、保管期限、文号、责任者、销毁原因等信息，并经档案鉴定工作小组全体成员签字确认。3.将档案销毁清册报妇联分管领导审批，经批准后，方可进行销毁。