档案管理制度组织机构

PAGE档案管理制度组织机构一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本档案管理制度组织机构体系。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）相关法律法规及行业标准遵循本档案管理制度严格遵循国家有关档案管理的法律法规，如《中华人民共和国档案法》及其实施办法等，同时参照行业内通行的档案管理标准和规范，确保档案管理工作合法合规、科学有序。二、档案管理组织机构及职责（一）档案管理领导小组1.组成人员由公司/组织高层管理人员担任，包括总经理、副总经理等相关领导。2.职责全面领导和监督公司/组织档案管理工作，确定档案管理工作的方针、政策和目标。审批档案管理工作计划、预算及重大档案管理决策。协调解决档案管理工作中涉及的重大问题，确保档案管理工作与公司/组织整体发展战略相适应。（二）档案管理部门1.部门设置设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员。2.职责负责制定和完善公司/组织档案管理制度、流程和标准，并组织实施。集中统一管理公司/组织各类档案，包括文件档案、业务档案、人事档案、财务档案等，确保档案的完整、准确和安全。对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，开展档案管理培训，提高全员档案管理意识和技能。负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，建立档案检索体系，方便档案的查询和利用。按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案信息的时效性和保密性。积极推进档案信息化建设，建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储、管理和利用。（三）各部门兼职档案员1.人员确定各部门指定一名员工担任兼职档案员。2.职责在档案管理部门的指导下，负责本部门档案的收集、整理、初步分类和临时保管工作。及时将本部门形成的各类档案移交至档案管理部门，并确保移交档案的质量。协助档案管理部门开展档案利用工作，提供与本部门业务相关的档案信息和资料。参与档案管理部门组织的档案管理培训和学习活动，提高自身档案管理能力。三、档案的分类与编号（一）档案分类原则根据公司/组织业务特点和档案形成规律，按照职能、年度、保管期限等因素进行分类，确保分类科学合理、便于管理和利用。（二）具体分类方案1.文件档案上级文件：包括党和国家各级领导机关颁发的与本公司/组织相关的文件。公司/组织文件：本公司/组织制发的各类文件，如行政文件、业务文件、会议文件等。外来文件：与本公司/组织有业务往来的单位发送的文件。2.业务档案市场营销档案：包括市场调研、客户资料、营销活动策划与执行等相关档案。生产管理档案：涵盖生产计划、工艺流程、质量控制、设备维护等方面的档案。财务管理档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关档案。人力资源档案：如员工入职、离职、培训、考核、薪酬福利等档案。行政管理档案：涉及行政事务管理、办公设备采购、后勤保障等方面的档案。3.人事档案员工个人档案：包括员工基本信息、学历学位、工作经历、奖惩情况等档案材料。干部档案：针对公司/组织内干部的选拔、任用、考核等相关档案。4.特殊载体档案照片档案：记录公司/组织重要活动、事件、人物等的照片。录音录像档案：与公司/组织业务相关的录音、录像资料。实物档案：如公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、牌匾等实物。（三）档案编号规则1.采用层次分类编号法，以分类代码为基础，结合年度、保管期限等信息进行编号。2.编号结构为：[分类代码][年度][保管期限代码][流水号]。3.分类代码：根据档案分类方案，为各类档案赋予特定的代码，如“WJ”代表文件档案，“YW”代表业务档案等。4.年度：采用公元纪年，以四位数字表示，如“2023”。5.保管期限代码：按照档案保管期限分为“永久”（代码“YJ”）、“长期”（代码“CQ”，一般指保管期限为30年）、“短期”（代码“DQ”，一般指保管期限为10年）。6.流水号：按照档案形成时间顺序，对同一类档案依次编号，从“001”开始。例如，一份文件档案编号为：WJ2023YJ005，表示该文件属于文件档案类别，形成于2023年，为永久保管档案，流水号为005。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的档案。（二）收集要求1.明确档案收集责任人，确保档案收集工作的及时性和完整性。2.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理。3.收集过程中要注意档案的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的档案应及时进行补充或修正。（三）整理原则遵循档案形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.组卷：将同一类档案中具有内在联系的文件材料组合在一起，形成案卷。3.编目：对案卷进行编号、编页、填写卷内文件目录、备考表等，编制案卷封面。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐牢固，便于保管。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房内配备必要的设施设备，如档案密集架、温湿度调节设备、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案密集架存放档案，密集架应排列整齐、牢固稳定。2.对于特殊载体档案，如照片档案应存放在专用的相册或档案盒中，录音录像档案应存放在防磁、防潮的存储设备中，实物档案应妥善保管在展示柜或专用存储箱内。（三）档案保管期限划分根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定档案保管期限，分为永久、长期和短期。1.永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的重要档案，如公司章程、重大决策文件、财务审计报告等。2.长期保管的档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，如业务合同、重要会议记录、员工晋升文件等。3.短期保管的档案：在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案，如一般性文件、临时性通知等。（四）档案保管期限的调整定期对档案保管期限进行鉴定和调整，对于已超过保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）档案的安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备设施的日常巡查和维护，确保档案安全。2.严格执行档案借阅、归还登记制度，防止档案丢失、损坏或泄密。3.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符。如发现档案丢失、损坏等情况，应及时报告并采取相应措施。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用必须符合国家法律法规和公司/组织档案管理制度的规定。2.服务为本原则：以满足公司/组织各项工作需要为出发点，为员工和相关单位提供优质的档案利用服务。3.严格审批原则：对档案利用申请进行严格审批，确保档案利用的合理性和安全性。（二）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作关系，经公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。3.司法机关、行政机关等依法依规查阅、调取公司/组织档案。（三）利用流程1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、查阅范围等信息，提交所在部门负责人审核。2.审核：部门负责人对申请进行审核，签署意见后报档案管理部门审批。3.审批：档案管理部门根据利用申请的内容和档案管理规定进行审批，批准后开具档案查阅、借阅通知单。4.查阅、借阅：利用者凭通知单到档案管理部门查阅或借阅档案，档案管理人员应在现场监督查阅过程，确保档案安全。借阅档案的利用者应按时归还档案，如需延期，应办理续借手续。5.登记：档案管理人员对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、查阅内容等信息。（四）利用限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经授权不得查阅、借阅和公开。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，应报档案管理部门负责人特别批准，并采取必要的保护措施。3.利用者不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。（二）鉴定原则依据国家有关规定和公司/组织档案保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值，对档案进行全面、科学的鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，判断其是否具有保存价值。2.综合分析法：结合公司/组织发展战略、业务变化、档案形成规律等因素，对档案整体进行分析评估。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人、公司/组织分管领导审批后，报上级主管部门备案。3.按照规定的程序和方法对批准销毁的档案进行销毁，销毁过程应有两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的电子档案管理系统，实现档案的数字化采集输入、存储管理、检索利用、安全保密等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）电子档案管理系统功能1.档案录入：支持多种格式档案的数字化录入，包括文档、表格、图像、音频、视频等。2.分类管理：按照档案分类方案对电子档案进行分类存储，方便查询和管理。3.检索查询：提供灵活多样的检索方式，如按关键词、日期、分类等进行快速检索。4.权限控制：设置不同的用户权限，确保电子档案信息的安全和保密。5.备份存储：定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放。6.统计分析：对电子档案的利用情况、存储情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）电子档案与纸质档案的关联1.建立电子档案与纸质档案的对应关系，通过编号等方式进行标识，确保两者信息一致。2.在电子档案管理系统中记录纸质档案的存放位置和状态，方便查找和调阅。（四）电子档案安全管理1.加强电子档案管理系统的安全