职业安全档案管理制度

PAGE职业安全档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司职业安全管理，规范职业安全档案的建立、管理和使用，有效预防和减少职业安全事故，保障员工的生命安全与身体健康，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门、车间及员工在职业安全管理活动中形成的各类档案资料的管理。（三）基本原则职业安全档案管理应遵循真实、完整、准确、及时、有效、保密的原则，确保档案资料能够全面反映公司职业安全管理工作的实际情况，为职业安全决策、管理和监督提供可靠依据。二、职业安全档案的分类与内容（一）法律法规与标准档案1.国家及地方职业安全法律法规、规章、规范性文件：收集整理国家和地方政府颁布的与职业安全相关的各类法律法规，如《中华人民共和国安全生产法》《职业病防治法》等，并及时更新，确保公司职业安全管理活动符合最新法规要求。2.职业安全标准：包括国家、行业和地方制定的职业安全标准，如安全操作规程标准、劳动防护用品配备标准等，为公司制定内部职业安全标准和规范提供参考依据。（二）公司职业安全管理文件档案1.职业安全管理制度：涵盖公司制定的各项职业安全管理制度，如安全生产责任制、安全检查制度、安全教育培训制度、事故应急预案等，明确各部门和人员在职业安全管理中的职责和工作流程。2.职业安全管理规划与计划：记录公司年度职业安全管理规划、阶段性工作计划以及针对重大职业安全问题制定的专项计划，体现公司职业安全管理工作的目标和方向。3.职业安全会议纪要：整理公司召开的职业安全会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容及决议等，反映职业安全管理工作的决策过程和工作部署。（三）职业安全教育培训档案1.员工职业安全培训记录：详细记录每位员工参加职业安全培训的时间、内容、培训讲师、考核成绩等信息，确保员工接受系统的职业安全知识和技能培训。2.特种作业人员培训档案：针对特种作业人员，单独建立培训档案，记录其参加专门的特种作业培训、考核、证书复审等情况，保证特种作业人员具备相应的操作资格和安全知识。3.职业安全培训教材与资料：收集整理公司内部编写的职业安全培训教材、外部购买的相关培训资料以及培训过程中产生的各类文档，为职业安全培训提供丰富的教学资源。（四）职业安全检查与隐患排查档案1.日常安全检查记录：各部门、车间每日进行的安全检查记录，包括检查时间、检查人员、检查部位、发现的问题及整改情况等，及时发现并消除安全隐患。2.定期安全检查报告：公司定期组织的全面安全检查报告，详细列出检查范围、检查内容、发现的重大安全隐患及整改措施、整改期限等，对公司职业安全状况进行全面评估。3.专项安全检查档案：针对特定设备、场所、作业活动等开展的专项安全检查档案，如危险化学品专项检查、电气安全专项检查等，深入排查专项领域的安全风险。4.隐患排查治理台账：记录公司隐患排查治理工作的全过程，包括隐患排查时间、地点、内容、发现的隐患情况、整改责任人、整改措施、整改完成时间及复查情况等，实现隐患排查治理的闭环管理。（五）职业健康管理档案1.员工职业健康体检档案：为每位员工建立职业健康体检档案，记录其入职前、在职期间及离职时的职业健康体检结果，及时发现职业健康问题并采取相应措施。2.职业病危害因素检测与评价报告：定期委托有资质的检测机构对公司工作场所的职业病危害因素进行检测，并根据检测结果进行评价，形成检测与评价报告，为职业健康管理提供科学依据。3.职业健康防护措施档案：记录公司为员工采取的职业健康防护措施，如通风换气设施、个人防护用品配备与发放、职业健康监护等情况，确保员工的职业健康得到有效保障。（六）职业安全事故档案1.事故报告：详细记录职业安全事故发生的时间、地点、经过、伤亡情况、事故原因初步分析等信息，按照规定及时向上级主管部门和相关政府部门报告。2.事故调查资料：包括事故调查组成员、调查过程、事故原因分析、责任认定等资料，深入查明事故发生的原因，明确事故责任。3.事故处理记录：记录事故处理过程，如对事故责任单位和责任人的处罚决定、事故整改措施及落实情况等，通过事故处理吸取教训，防止类似事故再次发生。4.事故案例分析与总结：对典型职业安全事故进行案例分析，总结事故教训，提出改进措施和建议，为公司职业安全管理工作提供参考。（七）职业安全设备与设施档案1.安全设备台账：登记公司各类职业安全设备的名称、型号、规格、购置时间、使用部门、维护保养记录等信息，确保设备台账清晰准确。2.安全设施设计资料：收集公司新建、改建、扩建项目中职业安全设施的设计文件、图纸等资料,保证安全设施设计符合相关标准和规范要求。3.安全设备与设施维护保养档案：记录安全设备与设施的日常维护保养、定期检修、故障维修等情况，确保设备设施处于良好运行状态。4.安全设备与设施更新改造记录：对安全设备与设施进行更新改造时，记录改造原因、改造内容、费用支出、验收情况等，保证设备设施的更新改造满足职业安全管理需要。（八）职业安全应急管理档案1.应急预案：包括综合应急预案、专项应急预案和现场处置方案，明确应急组织机构、应急响应程序、应急救援措施等内容，确保在突发职业安全事故时能够迅速、有效地开展应急救援工作。2.应急演练计划与记录：制定应急演练计划，记录演练的时间、地点、内容、参与人员、演练效果评估等情况，通过演练检验应急预案的可行性和有效性，提高员工的应急处置能力。3.应急物资储备档案：建立应急物资储备台账，记录应急物资的种类、数量、存放地点、定期检查情况等，确保应急物资充足、完好，随时可供使用。三、职业安全档案的建立与归档（一）档案资料的收集1.各部门、车间应指定专人负责本部门职业安全档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、准确、完整。2.收集的档案资料应包括纸质文件、电子文档、图片、视频等多种形式，确保资料的真实性和原始性。3.对于外部获取的职业安全档案资料，如法律法规文件、标准规范等，应确保其来源可靠，并进行必要的审核和登记。（二）档案资料的整理1.收集到的档案资料应按照职业安全档案的分类进行整理，同类资料应按照时间顺序或重要程度进行排序。2.对纸质文件应进行编号、编目、装订，确保文件整齐、规范；对电子文档应进行分类存储，并建立清晰的文件命名规则，便于查找和使用。3.对于图片、视频等资料，应进行标注说明，注明拍摄时间、地点、内容等关键信息。（三）档案资料的归档1.整理后的职业安全档案资料应及时归档，存入专门的档案柜或电子存储设备中，并建立相应的档案索引目录，方便查阅和检索。2.档案归档应遵循便于管理和利用的原则，按照档案类别和保管期限进行分类存放，确保档案存放有序，易于查找。3.对于重要的职业安全档案资料，应进行备份存储，防止因自然灾害、设备故障等原因导致档案丢失或损坏。四、职业安全档案的保管与借阅（一）档案保管1.公司应设立专门的职业安全档案室，配备必要的档案保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案资料的安全保管。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况时，应及时采取措施进行修复或处理。3.按照档案保管期限的规定，对职业安全档案进行分类保管。保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上），具体保管期限根据档案的性质和重要程度确定。（二）档案借阅1.因工作需要借阅职业安全档案的，应填写《职业安全档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、借阅原因、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据申请情况进行审核，批准后方可办理借阅手续。借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自涂改、转借、复印、泄露档案内容。如因保管不善导致档案损坏或丢失的，借阅人应承担相应的责任。五、职业安全档案的信息化管理（一）建立职业安全档案管理系统1.公司应利用信息技术建立职业安全档案管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索、借阅、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和水平。2.职业安全档案管理系统应与公司内部的办公自动化系统、人力资源管理系统等进行集成，实现信息共享，为公司职业安全管理决策提供全面、准确的数据支持。（二）档案数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案管理系统的操作规范，及时将整理好的职业安全档案资料录入系统，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理系统中的数据进行维护和更新，及时删除过期或无效的档案信息，保证系统数据的时效性和有效性。（三）信息安全与保密1.加强职业安全档案管理系统的信息安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员能够访问和操作档案信息。2.对涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的职业安全档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。六、职业安全档案的审核与销毁（一）档案审核1.公司应定期对职业安全档案进行审核，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。审核工作可由档案管理部门会同相关业务部门共同进行。2.审核过程中发现档案存在问题的，应及时通知档案资料的形成部门进行整改或补充完善，确保档案质量符合要求。（二）档案销毁1.对于保管期限已满且无保存价值的职业安全档案，由档案管理部门提出销毁申请，填写《职业安全档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称