单据管理制度规范流程

PAGE单据管理制度规范流程一、总则（一）目的为加强公司单据管理，规范单据的填制、审核、传递、保管等流程，确保公司财务信息的准确、完整和安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及单据使用的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：单据的使用和管理必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：单据内容应准确无误，如实反映经济业务的实际情况。3.完整性原则：所有单据应具备完整的要素，不得遗漏重要信息。4.及时性原则：单据的填制、审核、传递等环节应及时进行，确保经济业务能够及时记录和处理。5.保密性原则：涉及公司机密信息的单据应妥善保管，防止信息泄露。二、单据的种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于公司与一般纳税人之间的销售货物、提供应税劳务或应税服务等业务。2.增值税普通发票：用于公司与小规模纳税人、个人消费者等之间的交易。3.其他发票：如机动车销售统一发票、农产品收购发票等，根据具体业务情况适用。（二）收据1.收款收据：用于收取公司的各项收入，如销售货款、租金、押金等。2.付款收据：在支付款项时，由收款方开具给公司的收据，作为付款凭证。（三）报销单1.费用报销单：员工因公务发生的差旅费、业务招待费、办公用品费等费用，用于向公司申请报销。2.借款单：员工因公务需要预借资金时填写的单据。（四）出入库单1.入库单：记录公司采购的物资、商品等验收入库的情况。2.出库单：反映公司物资、商品等发出的数量、用途等信息。（五）其他单据根据公司业务特点和管理需要，还可能涉及合同、协议、订单、对账单等单据，其管理也应遵循本制度的相关规定。三、单据的填制要求（一）基本要求1.单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用圆珠笔（银行复写账簿除外）或铅笔填写。2.填写内容应清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。如有错误，应按照规定的方法进行更正。（二）具体内容填写要求1.发票开票日期：填写实际开具发票的日期。购货单位：填写全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息，确保准确无误。货物或应税劳务、服务名称：按照实际销售的货物或提供的劳务、服务内容填写，明细应与合同或业务相符。规格型号、单位、数量、单价：如实填写，确保金额计算准确。金额、税额：分别填写不含税金额和增值税税额，两者之和应等于发票的价税合计金额。备注栏：根据业务需要填写相关信息，如运输工具及起止地点、建筑服务发生地县（市、区）名称及项目名称等。发票专用章：应加盖清晰、完整的发票专用章，印章名称应与销售方名称一致。2.收据收款日期：填写实际收款的日期。交款单位或个人：填写全称或姓名。收款事由：简要说明收款的原因。金额：填写大写和小写金额。收款人：由实际收款人员签字确认。加盖财务专用章或公章：收据应加盖公司相应的印章。3.报销单日期：填写报销申请的日期。报销人：填写报销费用的员工姓名。部门：填写所属部门。用途：详细说明费用发生的用途。金额：分别填写大写和小写金额。附件张数：注明所附原始凭证的张数。报销人签字：报销人对报销内容的真实性负责并签字确认。部门负责人审核：审核费用的合理性，签字确认。财务审核：对报销单据的合法性、准确性、完整性进行审核，签字确认。总经理审批：根据公司规定，对重大或金额较大的报销进行审批。4.出入库单日期：填写物资出入库的日期。仓库名称：填写物资存放的仓库。物资名称、规格型号、单位、数量：按照实际出入库的物资信息填写。入库单价、金额：填写采购物资的单价和金额（如有）。出库用途：说明物资的领用部门或使用方向。经手人：物资出入库的经办人员签字。保管人员签字：仓库保管人员对出入库物资的数量、质量等负责并签字。四、单据的审核（一）审核流程1.报销单审核报销人填写报销单并附上原始凭证后，先提交至部门负责人处。部门负责人对报销内容的真实性、合理性进行审核，重点审核费用是否与业务相关、是否符合公司规定的标准等。审核通过后签字确认。报销单及原始凭证流转至财务部门。财务人员对报销单据的合法性、准确性、完整性进行审核，包括发票的真伪、内容是否齐全、金额计算是否正确、报销流程是否合规等。审核无误后签字确认。对于金额较大或特殊的报销事项，需经总经理审批。总经理根据公司财务状况、业务需求等进行审批，审批通过后报销单方可进入报销流程。2.发票审核采购部门在收到供应商开具的发票后，应首先核对发票的基本信息，包括开票日期、购货单位、货物或应税劳务名称、金额、税额、发票专用章等是否与合同一致。将发票及相关合同、送货单等资料一并提交至财务部门。财务人员进行进一步审核，除核对基本信息外，还需通过税务系统等方式验证发票的真实性和有效性。对于不符合规定的发票，应及时通知采购部门与供应商沟通更换。3.出入库单审核仓库保管人员在办理物资出入库手续时，应认真核对出入库单的各项信息，确保物资名称、规格型号、数量、单价等准确无误。财务人员定期对出入库单进行抽查审核，检查出入库单与相关采购、销售业务的一致性，以及库存数量的准确性。同时，审核出入库单的签字、盖章等手续是否齐全。（二）审核要点1.合法性：审核单据是否符合国家法律法规及相关行业标准的要求，如发票是否合规开具、报销费用是否符合公司费用报销制度等。2.真实性：核实单据所反映的经济业务是否真实发生，原始凭证是否为业务发生时取得的有效凭证。3.准确性：检查单据填写的内容是否准确无误，金额计算是否正确，各项要素是否齐全。4.完整性：确认单据是否附有必要的原始凭证，签字、盖章等手续是否完备。5.关联性：审核单据与相关业务的关联性，如报销单与业务活动的相关性、发票与采购合同的一致性等。五、单据的传递（一）传递原则1.单据应按照规定的流程和方向进行传递，确保各环节及时处理，不积压、不延误。2.传递过程中应保证单据的安全、完整，避免丢失、损坏。（二）传递流程1.发票传递采购部门收到供应商开具的发票后，应在规定时间内将发票及相关资料传递至财务部门。传递过程中应做好交接记录，注明发票的份数、金额等信息。财务部门在审核发票无误后，将发票进行妥善保管，并根据发票信息进行账务处理。对于需要认证抵扣的发票，应按照税务规定的时间和方式进行认证操作。若发票存在问题需要与供应商沟通解决，财务部门应及时将相关情况反馈给采购部门，由采购部门负责与供应商联系，处理结果应及时反馈至财务部门。2.报销单传递员工填写好报销单并附上原始凭证后，首先提交至所在部门负责人。部门负责人审核通过后，将报销单及原始凭证传递至财务部门。财务部门审核报销单无误后，按照公司的资金支付流程进行付款操作。付款完成后，将报销单及相关凭证进行归档保存。3.出入库单传递仓库保管人员在办理物资出入库手续后，应及时将出入库单传递至相关部门。入库单传递给采购部门和财务部门，出库单传递给领用部门和财务部门。采购部门根据入库单核对采购物资的数量、质量等情况，与供应商进行结算。财务部门根据出入库单记录物资的收发存情况，进行成本核算等相关账务处理。领用部门根据出库单记录物资的领用情况，合理使用物资，并定期与财务部门核对物资使用情况。六、单据的保管（一）保管责任1.财务部门负责公司各类单据的统一保管，指定专人负责单据的整理、归档、存放等工作。2.各部门应配合财务部门做好单据的保管工作，对于本部门产生的单据，应在规定时间内移交至财务部门，并协助财务部门进行单据的核对、整理等工作。（二）保管期限1.发票：增值税专用发票和普通发票的存根联和发票登记簿应保存5年。2.收据：收款收据和付款收据等存根联应保存5年。3.报销单：与经济业务相关的报销单及原始凭证应按照会计档案管理的规定进行保管，保管期限一般为30年。4.出入库单：应保存至该物资的核算周期结束后，一般为1年以上，具体期限根据公司实际情况确定。（三）保管方式1.单据应分类存放，按照不同的种类、年度、月份等进行整理归档，便于查找和核对。2.采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质单据应存放在专用的档案柜中，确保安全、防潮、防火、防虫等。电子单据应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.建立单据保管台账，详细记录单据的种类、编号、日期、来源、去向等信息，确保单据保管情况可追溯。（四）查阅与销毁1.查阅公司内部人员因工作需要查阅单据时，应填写查阅申请表，注明查阅的单据种类、日期、用途等信息，经部门负责人和财务负责人审批后，方可在财务部门指定地点查阅。查阅过程中应保持单据的整洁，不得擅自涂改、抽取、损坏单据。查阅完毕后，应及时归还单据，并在查阅申请表上签字确认。外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅公司单据时，应出具相关证明文件，并按照公司规定的程序办理查阅手续。查阅过程中，公司应安排专人陪同，确保单据安全。2.销毁对于超过保管期限且确无保存价值的单据，由财务部门提出销毁申请，填写单据销毁清单，注明单据的种类、编号、数量、销毁原因等信息。销毁申请经公司领导审批后，由财