图书及档案管理制度

PAGE图书及档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司图书及档案的管理，确保图书及档案的完整性、准确性和安全性，提高图书及档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有图书及档案的管理，包括但不限于纸质图书、电子图书、各类文件档案、合同档案、人事档案等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司图书及档案实行集中统一管理，由专门的部门或人员负责。2.分类管理原则：根据图书及档案的类别、性质、来源等进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：确保图书及档案的安全，防止泄露、丢失、损坏等情况发生，对涉及公司机密的图书及档案要严格保密。4.高效利用原则：充分发挥图书及档案的作用，提高其利用效率，为公司的决策、运营、发展等提供有力支持。二、图书管理（一）图书采购1.需求调研：每年定期开展图书需求调研，各部门根据工作需要提出图书采购申请，填写《图书采购申请表》，详细注明图书名称、作者、出版社、数量、用途等信息。2.审核审批：图书管理部门对各部门提交的采购申请进行审核，根据公司预算和实际需求确定采购清单，报公司领导审批。3.采购实施：经审批后的采购申请，由图书管理部门负责组织实施采购。优先选择正规的图书供应商，签订采购合同，确保图书质量和供应及时性。4.验收入库：图书到货后，图书管理部门会同相关部门进行验收。核对图书的数量、品种、质量等是否与采购合同一致，验收合格后办理入库手续，填写《图书入库登记表》。（二）图书分类与编目1.分类标准：按照《中国图书馆分类法》对图书进行分类，确保分类科学合理、便于管理和查找。2.编目工作：为每本图书编制详细的书目信息，包括图书编号、书名、作者、出版社、出版日期、ISBN号、分类号、馆藏位置等，并录入图书管理系统。（三）图书借阅1.借阅权限：公司员工均可借阅图书，但需遵守本制度规定。特殊情况下，外部人员经公司领导批准后可办理临时借阅手续。2.借阅流程：员工填写《图书借阅申请表》，注明借阅图书名称、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到图书管理部门办理借阅手续。图书管理部门根据申请表发放图书，并在系统中记录借阅信息。3.借阅期限：一般图书借阅期限为[X]天，如需续借，应在借阅期限届满前[X]天办理续借手续，续借期限不得超过[X]天。4.归还要求：借阅人员应按时归还图书，如逾期未还，图书管理部门将进行催还。如有图书损坏或丢失，借阅人员应照价赔偿。（四）图书盘点1.盘点周期：每年定期进行一次图书盘点，确保图书账实相符。2.盘点方法：采用实地盘点与系统核对相结合的方式，对图书的数量、品种、存放位置等进行全面清查。3.盘点结果处理：盘点结束后，编制《图书盘点报告》，对盘盈、盘亏情况进行分析说明，并提出处理意见。如因管理不善导致图书丢失或损坏，应追究相关人员责任。（五）图书剔旧与报废1.剔旧标准：根据图书的出版年限、使用频率、内容时效性等因素，定期对图书进行剔旧。一般情况下，出版年限超过[X]年、内容陈旧过时、使用频率较低的图书可考虑剔旧。2.报废审批：图书剔旧清单报公司领导审批后，办理报废手续。3.报废处理：对报废图书进行妥善处理，可选择捐赠、出售、销毁等方式，但需确保处理过程符合相关规定和环保要求。三、档案管理（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事档案：员工个人基本信息、劳动合同、工资福利、培训记录、考核评价、奖惩情况等。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：各类业务合同、项目文档、市场调研资料、客户信息等。5.其他档案：不属于以上分类的其他档案资料。（二）档案收集与整理1.收集范围：各部门负责收集本部门产生的各类档案资料，并按照档案管理要求进行整理。2.整理要求：档案资料应齐全完整、分类准确、编目清晰。对纸质档案进行分类装订，编制页码，填写卷内目录；对电子档案进行分类存储，建立规范的文件夹结构，命名清晰合理。3.移交归档：各部门定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门，办理移交手续，填写《档案移交清单》。（三）档案保管1.保管场所：设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火防盗防潮防虫设施等，确保档案安全存放。2.保管期限：根据档案的性质和重要程度，确定不同的保管期限，分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）。3.档案存储：按照档案类别和保管期限进行分类存放，便于查找和管理。同时，建立档案索引和电子目录，提高档案检索效率。（四）档案借阅与查阅1.借阅权限：严格限定档案借阅范围，一般情况下，内部人员因工作需要可借阅相关档案，外部人员需经公司领导批准并办理严格的借阅手续。2.借阅流程：借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门对借阅档案进行登记，并在借阅期限届满时及时收回。3.查阅规定：查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准。（五）档案保密1.保密制度：建立健全档案保密制度，明确保密责任，对涉及公司机密的档案严格保密。2.保密措施：对档案管理人员进行保密培训，提高保密意识。档案库房设置门禁系统，限制无关人员进入。对电子档案采取加密存储、访问控制等安全措施。3.违规处理：对违反档案保密制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，直至追究法律责任。（六）档案鉴定与销毁1.鉴定工作：定期对到期档案进行鉴定，由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组，根据档案的保管期限、现实利用价值等因素，确定档案的存毁。2.销毁审批：经鉴定需销毁的档案，编制《档案销毁清单》，报公司领导审批。3.销毁实施：严格按照审批后的销毁清单进行销毁，确保档案信息彻底消除。销毁过程要有专人监督，并在销毁记录上签字。四、信息化管理（一）图书及档案管理系统建设1.系统选型：根据公司图书及档案管理需求，选择合适的信息化管理系统，确保系统功能满足业务要求。2.系统实施：组织相关人员进行系统培训，确保系统顺利上线运行。在系统运行过程中，及时收集用户反馈，对系统进行优化完善。（二）数据录入与维护1.数据录入：安排专人负责图书及档案数据的录入工作，确保数据准确、完整、及时。2.数据维护：定期对系统数据进行备份，防止数据丢失。对数据变更情况及时进行记录和更新，保证数据的一致性和时效性。（三）信息安全管理1.安全策略制定：制定图书及档案管理系统的信息安全策略，包括用户认证、访问控制、数据加密、安全审计等措施。2.安全防护措施：安装防火墙、防病毒软件等安全防护设备，定期进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。3.应急响应机制：建立信息安全应急响应机制，制定应急预案，确保在发生安全事件时能够迅速采取措施，降低损失。五、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对图书及档案管理工作进行监督检查，检查内容包括管理制度执行情况、图书及档案的完整性和准确性、保管环境和安全措施等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立图书及档案管理工作考核评价体系，对各部门和相关人员的图书及档案管理工作进行量化考核。2.考核结果与部门和个人的