保安队员档案管理制度

PAGE保安队员档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司保安队伍建设，规范保安队员档案管理，确保档案资料的真实、完整、有效，便于对保安队员进行全面了解、考核、培训和调配，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体保安队员档案的管理。（三）管理原则1.集中统一原则：保安队员档案由公司人力资源部门集中统一管理，确保档案资料的完整性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须如实填写，确保信息的真实性和准确性，不得弄虚作假。3.保密原则：严格遵守保密规定，保护保安队员个人隐私，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据保安队员的工作表现、岗位变动等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。2.身份证号码、联系方式（手机号码、电子邮箱）。3.家庭住址、家庭成员信息（父母、配偶、子女姓名、职业、联系方式）。（二）入职信息1.入职时间、入职渠道（招聘网站、内部推荐、劳务中介等）。2.应聘岗位、录用岗位。3.试用期考核结果、转正时间。（三）培训记录1.参加公司组织的各类安全培训、技能培训、职业道德培训等记录，包括培训时间、培训内容、培训考核成绩。2.参加外部专业机构培训、资格认证培训的相关记录，如培训证书、认证证书复印件等。（四）工作经历1.在公司内的工作岗位变动记录，包括岗位名称、任职时间、调动原因。2.工作表现记录，如日常工作任务完成情况、出勤情况、奖惩情况等。由各部门负责人定期填写工作评价，评价内容包括工作态度、工作能力、工作业绩等方面，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（五）考核记录1.月度考核、季度考核、年度考核结果，考核内容包括工作纪律、工作质量、服务态度、应急处理能力等方面。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，详细记录考核得分及评语。2.专项考核记录，如重大活动安保工作考核、突发事件应急处理考核等。（六）奖惩记录1.奖励记录，包括获得的公司级、市级、省级及以上荣誉称号，以及因工作表现突出获得的奖金、奖品等奖励情况，详细记录奖励事由、奖励时间、奖励级别。2.惩罚记录，包括违反公司规章制度、工作失误、失职渎职等受到的警告、罚款、降职、辞退等处罚情况，详细记录处罚事由、处罚时间、处罚措施。（七）健康状况1.入职体检报告，包括身体各项指标检查结果。2.定期健康体检记录，如每年组织的健康体检报告，重点关注与保安工作相关的身体状况，如视力、听力、心肺功能等。（八）其他信息1.保安队员获得的专业技能证书、荣誉证书、资格证书等复印件。2.与工作相关的其他重要信息，如参加的安保演练记录、提出的合理化建议及采纳情况等。三、档案建立与收集（一）入职档案建立1.新入职保安队员应在入职当日填写《保安队员入职登记表》，提供个人基本信息、学历证明、身份证复印件、一寸免冠照片等资料。2.人力资源部门负责对新入职队员提交的资料进行审核，确保资料真实、完整。审核无误后，为队员建立个人档案，并将相关资料归档。（二）档案资料收集1.各部门负责人应定期（每月底）向人力资源部门报送保安队员的工作表现记录、考核记录、奖惩记录等资料。2.培训部门应及时将保安队员的培训情况反馈给人力资源部门，包括培训计划执行情况、培训考核成绩等。3.保安队员个人如有获得奖励、取得证书等情况，应在事件发生后一周内将相关证明材料提交至人力资源部门，以便及时更新档案。四、档案整理与归档（一）整理原则1.按照档案内容的类别进行分类整理，同一类别的资料集中存放。2.每份档案资料应进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。3.档案资料应保持整洁、完好，如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或更换。（二）归档方法1.纸质档案：按照档案内容的类别，依次将各类资料装入档案袋或文件夹中，并在档案袋或文件夹上标明档案类别和编号。将整理好的档案存放在专门的档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。2.电子档案：建立电子档案数据库，将保安队员的档案资料以电子文档形式录入数据库。电子文档应按照纸质档案的分类方式进行命名和存储，确保电子档案与纸质档案内容一致。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司人力资源部门工作人员因工作需要可查阅保安队员档案。2.各部门负责人在涉及本部门保安队员的工作安排、考核评价等情况下，可查阅相关队员档案，但需提前向人力资源部门提出申请，经批准后方可查阅。3.公司高层管理人员因工作需要可查阅保安队员档案，但需在人力资源部门工作人员陪同下进行查阅。（二）查阅程序1.查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批，审批通过后，由人力资源部门工作人员协助查阅人进行查阅。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取档案内容。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅保安队员档案的，需经公司人力资源部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等信息。2.将申请表提交至人力资源部门负责人审批，审批通过后，借阅人需在《档案借阅登记表》上签字确认，并领取档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得泄露档案内容，不得擅自复制、转借或用于其他非工作目的。借阅期满后，应按时归还档案，由人力资源部门工作人员进行核对和签收。六、档案更新与维护（一）定期更新1.人力资源部门应每年对保安队员档案进行一次全面梳理和更新，确保档案内容的时效性和准确性。2.根据保安队员的工作变动、考核结果、奖惩情况等，及时更新档案中的相应信息。（二）动态维护1.在日常工作中，如发现档案内容存在错误或遗漏，人力资源部门应及时进行核实和更正。2.对于保安队员提交的新的证明材料、工作成果等，应及时归档，更新档案内容。七、档案保密与安全（一）保密措施1.人力资源部门应指定专人负责保安队员档案的管理，管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案存放地点应具备安全保密条件，设置专门的档案柜，安装门锁、监控设备等，确保档案安全。3.查阅和借阅档案时，应严格按照规定程序进行，查阅人不得在无人监督的情况下单独查阅档案。（二）安全管理1.定期对档案存放地点进行安全检查，确保档案资料不受潮、防火、防虫、防盗等。2.电子档案应采取加密存储、定期备份等措施，防止数据丢失或被非法篡改。3.如发生档案丢失、损坏或泄露等情况，应立即采取措施进行补救，并追究相关人员的责任。八、档案销毁（一）销毁条件1.保安队员离职、辞退、退休等原因离开公司后，其档案应在公司留存[X]年后进行销毁。2.档案资料因保管期限届满、失去保存价值或其他原因需要销毁的，由人力资源部门提出销毁申请。（二）销毁程序1.人力资源部门填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的类别、数量、销毁原因等信息。2.将申请表提交至公司分管领导审批，审批