单位档案室日常管理制度

PAGE单位档案室日常管理制度一、总则（一）目的为加强单位档案室的规范化管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本日常管理制度。（二）适用范围本制度适用于单位内各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一原则：单位档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容应真实反映单位各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及单位机密、敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供便捷的档案服务。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.负责制定和完善单位档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理单位各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编号、整理、编目、上架等基础工作，建立健全档案检索体系，方便档案查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训，提高单位员工的档案意识和档案管理技能。8.积极提供档案利用服务，为单位各项工作提供档案资料支持，做好档案借阅、查阅登记和统计工作。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件材料的收集、整理、归档工作，确保文件材料的齐全、完整，并按照规定时间移交档案室。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，协助档案室做好档案整理、编目等工作。3.严格执行档案管理制度，遵守档案借阅、查阅规定，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.积极配合档案室开展档案鉴定、统计等工作，提供有关档案利用的反馈意见。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备良好的职业道德和专业素养，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，严格按照档案管理流程进行操作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.熟悉档案业务知识，熟练掌握档案整理、编目、检索、利用等技能，不断提高档案管理工作水平。4.保守档案机密，对涉及单位机密、敏感信息的档案严格保密，不得泄露档案内容。5.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级领导汇报。6.积极参加档案业务培训和学习，不断更新知识结构，提高业务能力。三、档案收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，包括但不限于以下类别：上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。本单位形成的各类公文，如请示、报告、决定、决议、通知、通报等。单位内部的工作计划、总结、统计报表、会议记录、纪要等。科研项目、技术改造、工程建设等活动中形成的技术文件、图纸、报告、验收材料等。财务活动中形成的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。人事管理工作中形成的员工档案、任免文件、考核材料、奖惩记录等。外事活动中形成的外事文件、协议、会谈纪要等。其他具有保存价值的文件材料。2.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，不得遗漏。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行收集、整理，确保文件材料的完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，同一类别的档案应按照时间顺序排列。3.每份档案应编制页码，在文件首页右上角或左上角加盖档号章，并填写文件编号、责任者、题名、日期、页号等项目。（四）整理方法1.文书档案整理：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理。将同一年度的文件材料按照保管期限分为永久、长期、短期三类，然后再按照机构（问题）进行细分，如综合类、业务类等。每类档案分别装订成册，编制卷内目录和备考表。2.科技档案整理：按照项目分类，每个项目内的文件材料按照科技文件形成的阶段和性质进行分类整理，如项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工文件、验收文件等。对每个项目建立项目档案卷，编制卷内目录和备考表。3.会计档案整理：按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别分别进行整理。会计凭证应按月装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫日期、起讫号码等内容；会计账簿应按照年度和账簿种类分别整理，编制账簿目录；财务报告应按照年度和报告种类整理，装订成册。4.人事档案整理：按照干部档案管理规定，对员工档案进行分类整理，包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、培训材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免材料等。每份材料应进行编号，并填写档案目录。四、档案归档与移交（一）归档期限1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案室保管。4.人事档案应在员工离职后一个月内，将相关档案材料整理归档。（二）归档要求1.各部门兼职档案员应按照档案整理要求，对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.审核无误后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交档案室。3.档案移交时，移交部门应与档案室办理交接手续，双方签字确认。（三）移交手续1.档案室接收档案时，应按照移交清单对档案的数量、质量进行核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。2.对接收的档案，档案室应及时进行登记，并按照档案分类方案进行上架存放，确保档案存放有序，便于查找利用。五、档案保管（一）库房管理1.档案库房应具备良好的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，并定期进行检查维护，确保设备正常运行。2.库房应保持整洁、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内档案架应排列整齐，档案应分类存放，标识清晰，便于查找。4.库房应设置专门的档案整理区、阅档区和办公区，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。（二）档案存储介质管理1.对存储档案的光盘、硬盘等存储介质，应定期进行检查、备份，确保数据的安全性和完整性。2.存储介质应标明档案内容、存储日期、保管期限等信息，并妥善保管。3.对不再使用的存储介质，应按照规定进行销毁处理，防止数据泄露。（三）档案清点与检查1.档案室应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.对档案的保管状况进行检查，重点检查档案是否有破损、霉变、褪色等情况，发现问题及时采取措施进行处理。3.建立档案清点与检查记录，详细记录清点与检查的时间、内容、结果等信息，对发现的问题及处理情况进行如实记载。六、档案利用（一）利用范围1.单位内部员工因工作需要查阅、借阅档案的，可按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，须经单位主管领导批准，并严格按照查阅范围和要求进行查阅。3.涉及司法、行政等部门依法查阅档案的，应按照法律法规的规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅：员工因工作需要查阅档案的，可到档案室提出申请，填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息。档案室工作人员根据申请内容进行审核，经批准后，为查阅人员提供档案查阅服务。查阅人员应在阅档室内查阅档案，不得擅自将档案带出阅档室。如需复印档案材料，应经档案室工作人员同意，并按照规定进行登记。2.借阅：员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息。档案室工作人员对借阅申请进行审核，经批准后，办理档案借阅手续。借阅人员应按照规定的借阅期限归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、部门、查阅（借阅）档案名称、内容、用途、查阅（借阅）期限、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计。（四）利用监督1.档案室工作人员应对档案利用情况进行监督，确保查阅、借阅人员严格遵守档案利用规定，保护档案的安全和完整。2.对违反档案利用规定的行为，应及时制止，并向上级领导报告，视情节轻重给予相应处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合单位实际情况，对档案进行科学、合理的鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的形成背景、内容价值、现实利用需求等方面进行综合分析，准确判断档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由单位分管领导担任组长，档案室负责人及相关业务部门人员为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定计划，组织开展档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类型、同性质的档案进行比较，分析其在内容、价值等方面的差异，确定其保存价值。3.效益评估法：从档案对单位工作的现实利用效益和潜在利用效益等方面进行评估，判断其保存价值。（四）鉴定标准1.永久保存档案：反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对单位工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，如重要的法规性文件、年度综合计划、总结、统计报表、重大活动记录、重要会议纪要、人事任免文件、财务决算等。2.长期保存档案：在较长时间内对单位工作有查考利用价值的档案，如一般的公文、业务文件、项目文件、设备档案等，保管期限为10年50年。3.短期保存档案：在较短时间内对单位工作有参考价值的档案，如一般性的事务性文件、临时性的工作记录等，保管期限为1年10年。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、文号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经单位分管领导审核批准后，方可实施档案销毁工作。3.档案销毁工作应在指定地点进行，由两名以上工作人员负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。2.推进档案信息资源共享，为单位各项工作提供便捷的档案信息支持，促进单位信息化建设。（二）数字化加工1.按照档案数字化技术标准和规范，对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录建库等工作，建立档案数字化数据库，并进行数据备份。3.在数字化加工过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息安全。（三）系统管理1.配备专业的档案信息化管理系统，对档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等业务流程进行全面管理。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和功能完善。3.建立系统用户管理制度，明确用户权限和操作规范，防止用户非法访问和篡改档案信息。（四）数据安全1.加强档案信息化数据安全管理，采取数据