档案员档案保密制度

PAGE档案员档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，防止档案信息泄露、篡改或丢失，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括但不限于档案管理人员、各部门负责人及相关工作人员。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家法律法规和公司规定，对档案信息予以保密，防止信息泄露给无关人员。2.完整性原则：确保档案信息的完整与准确，不得擅自篡改、销毁或丢失档案。3.安全性原则：采取必要的安全措施，保障档案信息存储、传输和使用过程中的安全。4.合规性原则：遵循相关法律法规和行业标准，规范档案管理行为。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中管理公司各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、技术资料等。3.对档案进行分类、整理、编目、存储和保管，确保档案的安全与完整。4.负责档案的查阅、借阅、归还等工作，严格执行档案查阅和借阅审批制度。5.定期对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整和准确。2.明确专人负责档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，严格执行档案查阅和借阅审批制度。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，保守档案机密。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、存储、保管、查阅、借阅等。3.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的安全与完整。4.协助做好档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序进行操作。5.不断提高档案管理业务水平，积极参加相关培训和学习。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。2.人事档案：包括员工个人信息、劳动合同、薪酬福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：包括市场调研、销售合同、采购合同、项目文档等。5.技术档案：包括研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性原则，确保每个档案都有唯一的编号。2.编号应简洁明了，便于识别和管理。3.档案编号可采用数字、字母或数字与字母相结合的方式，具体编号规则由档案管理部门制定。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门产生的各类档案，并定期移交至档案管理部门。2.档案管理人员应主动关注公司各项工作进展，及时收集相关档案资料，确保档案的完整性。3.对于重要档案或紧急档案，应及时进行收集和整理，确保档案的时效性。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，确保档案信息的准确和完整。3.对档案进行装订、装盒，注明档案名称、编号、日期等信息，便于存储和查阅。五、档案存储与保管（一）存储环境1.档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、通风设备、温湿度监测设备等。（二）存储方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.纸质档案应存放在档案柜或档案架上，电子档案应存储在服务器或存储设备上，并进行备份。3.对于重要档案或长期保存的档案，应采取特殊的存储方式，如缩微存储、光盘存储等。（三）保管期限1.档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司成立以来的重要文件、合同、财务报表等；长期保管的档案包括公司日常经营活动中的重要文件、合同等，保管期限一般为10年以上；短期保管的档案包括一般性文件、合同等，保管期限一般为10年以下。3.档案管理人员应定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际情况，及时调整档案的保管方式和期限。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人审批。2.档案查阅申请表应提交至档案管理部门，档案管理人员根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案。3.涉及公司机密或重要信息的档案，查阅权限应严格控制，须经公司分管领导或总经理审批。（二）查阅流程1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对无误后，在申请表上签字确认。（三）借阅权限1.公司员工因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，并经所在部门负责人审批。2.档案借阅申请表应提交至档案管理部门，档案管理人员根据审批意见，为借阅人员办理借阅手续。3.涉及公司机密或重要信息的档案，借阅权限应严格控制，须经公司分管领导或总经理审批。（四）借阅流程1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.部门负责人审批通过后，将申请表提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，为借阅人员办理借阅手续，包括登记借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅人员等信息，并收取相应的借阅押金。4.借阅人员借阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理延期手续。6.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。七、档案保密措施（一）人员管理1.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及档案管理工作的人员进行定期培训，提高保密意识和业务水平。3.加强对档案管理人员的考核，对违反保密制度的人员进行严肃处理。（二）物理安全1.档案库房应安装门禁系统、监控系统等安全设备，防止无关人员进入。2.对档案存储设备进行加密处理，防止数据泄露。3.定期对档案库房进行安全检查，确保档案存储环境的安全。（三）信息安全1.对电子档案进行加密存储，并设置不同级别的访问权限。2.严格控制档案信息的传输和共享，如需传输或共享，应采取加密措施。3.定期对档案信息进行备份，防止数据丢失。（四）保密教育1.加强对全体员工的保密教育和培训工作，提高员工的保密意识和责任感。2.在公司内部开展保密宣传活动，营造良好的保密氛围。3.对新入职员工进行保密培训，使其了解公司的保密制度和要求。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合鉴定。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、相关部门负责人等。2.档案鉴定小组对档案进行逐一审查，根据鉴定原则，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导或总经理审批。（三）销毁流程1.档案管理部门根据审批意见，组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。3.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。4.档案销毁完毕后，填写《档案销毁记录》，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。九、监督与检查（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，负责对档案管理工作进行监督检查。2.档案管理监督小组定期对档案管理部门和各部门的档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等环节。2.档案信息的安全与保密情况，包括人员管理、物理安全、信息安全等方面。3.档案管理工作的质量和效率，包括档案的完整性、准确性、时效性等。（三）整改措施1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时制定整改措施，明确整改责任人，限期整改。2.整改完成后，档案管理部