大学档案管理规章制度

PAGE大学档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，有效地保护和利用档案，提高学校管理水平和办学效益，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》等有关法律法规，结合学校实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生在工作、学习和生活中形成的，具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。学校档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管的体制，确保档案的完整、准确、系统和安全。2.依法治档原则。严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。3.服务学校发展原则。档案工作要紧密围绕学校中心工作，为教学、科研、管理和社会服务提供有效支持。4.与时俱进原则。不断推进档案管理的信息化、规范化和现代化建设，适应学校发展的需要。二、档案管理机构及职责（一）学校档案工作领导小组学校成立档案工作领导小组，由学校主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责研究决定学校档案工作的重大事项，协调解决档案工作中的重要问题，指导和监督档案工作的开展。（二）学校档案馆学校设立档案馆，作为学校档案管理的职能部门，负责全校档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定学校档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、整理、保管全校各类档案，维护档案的完整与安全。3.开展档案信息化建设，推进档案信息资源的开发利用。4.组织档案业务培训，提高档案工作人员的业务素质。5.提供档案查阅、借阅等服务，为学校各项工作提供支持。6.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和整理。（三）各部门、各单位档案工作各部门、各单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.负责本部门、本单位各类文件材料的形成、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整。2.按照学校档案管理规章制度的要求，定期将整理好的档案移交学校档案馆。3.积极配合学校档案馆开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与归档（一）收集范围学校档案的收集范围包括党群、行政、教学、科研、学生、人事、财务、资产、基建、设备、外事等各类文件材料。具体收集范围按照国家有关规定和学校实际情况确定。（二）归档要求1.各部门、各单位应建立健全文件材料的形成、积累和整理制度，明确专人负责文件材料的收集和整理工作。2.文件材料应齐全完整、真实准确、系统规范，字迹清楚，签署完备，载体和书写材料符合耐久性要求。3.归档的文件材料应按照分类方案进行整理组卷，编制卷内目录、备考表等，确保档案的有序管理。4.电子文件应按照国家有关电子文件管理的规定进行收集和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，一般应在次年上半年归档。2.科研项目、基建项目、设备购置等专项工作形成的文件材料，应在项目结束后及时归档。3.学生毕业时，其个人档案应在毕业当年归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行分类。1.年度：按照文件材料形成的年度进行分类。2.机构（问题）：按照学校内部机构设置或问题性质进行分类。3.保管期限：根据文件材料的保存价值，分为永久、长期和短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对学校工作有参考价值的档案。（三）整理步骤1.区分全宗：将学校各部门、各单位形成的档案分别整理，形成各自独立的全宗。全宗内档案按照年度机构（问题）保管期限进行分类排列。2.编制档号：为每一卷档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度号、机构（问题）号、保管期限号和案卷顺序号组成。3.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐美观和平整牢固。4.编目：编制卷内文件目录、备考表、案卷目录等，填写档案盒封面、脊背等信息，便于档案的查找和管理。五、档案的保管与保护（一）保管场所学校档案馆应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整与安全。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，延长档案的使用寿命。4.电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）档案鉴定与销毁1.学校档案馆应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，根据档案的实际价值，确定档案的存毁。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由学校档案工作领导小组成员、档案馆工作人员和相关部门代表组成。鉴定小组应认真审查档案，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经学校档案工作领导小组批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应永久保存。六、档案的利用与服务（一）利用范围学校档案主要为学校教学、科研、管理、决策等工作服务，同时也为社会有关方面提供利用。利用范围包括查阅、借阅、出具档案证明等。（二）利用手续1.校内各部门、各单位因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经本部门、本单位负责人签字同意后，到学校档案馆办理查阅手续。2.校外单位或个人因特殊需要查阅学校档案的，应持单位介绍信或个人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，经学校档案馆负责人批准后，办理查阅手续。查阅重要档案或涉及国家机密、个人隐私的档案，须经学校分管领导批准。3.借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经本部门、本单位负责人和学校档案馆负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。4.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。如需复制档案，应按照学校有关规定办理审批手续。（三）档案证明出具学校档案馆可为利用者出具档案证明。出具档案证明应依据档案原件，如实反映档案内容，加盖学校档案馆印章。档案证明应注明使用范围和有效期限。七、档案信息化建设（一）建设目标学校档案信息化建设的目标是建立覆盖全校的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化管理和信息化利用，提高档案管理的效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对学校各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合学校档案管理的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设：建立档案信息资源共享平台，实现学校内部各部门、各单位之间档案信息的共享和交换，为学校各项工作提供便捷的档案信息服务。（三）管理要求1.加强档案信息化安全管理，建立健全档案信息安全管理制度，采取必要的安全技术措施，保障档案信息的安全。2.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.加强档案信息化人才培养，提高档案工作人员的信息化业务水平。八、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出的部门、单位和个人，学校将给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）处罚对违反本规章制度的部门、单位和个人，学校将视情节轻重给予批评教育、责令改正、通报批评等处罚；对造成档案损失的，将依法追究相关人员的责任。处罚方式包括：1.对未按照规定收集、整理、移交档案的部门、单位，责令限期改正；逾期不改的，予以通报批评。2.对违反档案查阅、借阅规定，擅自涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散档案，擅自复制、拍摄、传播档案内容的利用者，视情节轻