街道办事处档案三合一制度模板

PAGE街道办事处档案三合一制度模板一、总则（一）目的为加强街道办事处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合街道办事处实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于街道办事处各部门、各社区在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。街道办事处档案工作实行集中统一领导，由综合档案室负责集中管理各类档案。2.真实完整原则。确保档案内容真实、准确、完整，全面反映街道办事处各项工作的历史面貌。3.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为街道办事处各项工作提供有效服务。4.安全保密原则。加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案丢失、损坏和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定街道办事处档案管理制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管街道办事处各部门、各社区形成的各类档案，确保档案的齐全完整。3.对档案进行分类、编号、编目、上架等管理工作，建立健全档案检索体系，方便档案查阅利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁工作。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高街道办事处工作人员的档案意识和业务能力。7.为街道办事处各项工作提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为领导决策和工作参考提供依据。（二）各部门、各社区职责1.负责本部门、本社区各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保文件材料的完整、准确，并按照规定时间移交综合档案室。2.明确一名档案管理人员，负责本部门、本社区档案工作的日常管理，指导本部门、本社区工作人员做好文件材料的收集和整理工作。3.严格执行档案管理制度，遵守档案借阅、保密等规定，确保档案安全。4.根据工作需要，及时向综合档案室提出档案查阅、利用需求，配合综合档案室做好档案信息开发利用工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与街道办事处工作相关的文件、指示、通知等。2.街道办事处形成的各类文件、报告、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.各部门、各社区在工作中形成的文件材料，包括业务文件、工作记录、调查研究材料、合同协议、财务凭证等。4.街道办事处组织开展的各类活动形成的文件、照片、录像等资料。5.街道办事处工作人员在工作中获得的荣誉证书、奖励文件等。6.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各社区应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整收集。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，保证文件材料的真实性和有效性。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、社区建设类、经济发展类、社会事务类、安全稳定类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索档案。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、温湿度计、防虫药品、消防器材等。（二）档案上架1.按照档案分类编号顺序，将档案上架存放，排列应整齐有序，便于查找。2.档案架应标明档案类别、编号范围等信息，方便档案管理人员识别和管理。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.永久保管的档案主要包括：本机关制定的法规政策性文件材料；本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；本机关机构演变、人事任免等文件材料；本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。3.定期保管的档案主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；本机关一般性事务管理文件材料；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。（四）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息是否准确，档案是否完整无缺，有无损坏、变质等情况。3.对清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充档案材料、修复损坏档案、调整档案保管位置等。五、档案的利用（一）利用方式1.查阅因工作需要查阅档案的，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、范围等，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.借阅确需借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制根据工作需要，可对档案进行复制。复制档案应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，由综合档案室工作人员进行复制。复制的档案应加盖综合档案室印章，并注明出处。（二）利用要求1.查阅、借阅档案人员应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或擅自复制档案。2.查阅、借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，并在规定时间内归还。如需带出综合档案室，应经综合档案室负责人批准，并办理相关手续。3.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理和利用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和方针政策为依据，结合街道办事处工作实际，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面综合分析档案的价值。3.确保鉴定结果准确、客观，既保证档案的齐全完整，又避免保存不必要的档案。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员代表等组成。2.档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保管期限划分标准，结合档案的实际价值，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的编号、题名日期、责任者、保管期限等信息。4.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、街道办事处领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁方法1.对纸质档案，应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案，应采用数据擦除或物理销毁存储介质等方式进行销毁，确保电子档案数据彻底清除。（四）销毁监督1.档案销毁工作应在档案鉴定小组的监督下进行，确保销毁过程符合规定要求。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立街道办事处档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和信息化利用。2.提高档案管理工作效率，优化档案查阅、借阅等服务流程，为街道办事处各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。3.确保档案信息的安全存储和有效利用，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化档案采集1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等操作，提高图像质量。3.按照档案分类编号顺序，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）档案信息系统功能1.档案录入功能。实现档案基本信息的录入、修改、删除等操作，确保档案信息准确完整。2.档案检索功能。提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，方便快速查找档案。3.档案借阅管理功能。实现档案借阅申请、审批及借阅记录查询等功能，对档案借阅情况进行全程跟踪管理。4.档案统计分析功能。对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能。设置用户权限管理，确保档案信息的安全保密，防止未经授权的访问和操作。