技术档案记录管理制度

PAGE技术档案记录管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术档案记录管理，确保技术档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥技术档案在公司生产、经营、科研等活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及技术档案记录管理的部门、项目组及相关人员。（三）基本原则1.真实性原则：技术档案记录应如实反映技术活动的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖技术活动全过程的各类文件、资料、数据等应全面收集，保证档案的完整性。3.准确性原则：技术档案记录中的信息应准确无误，避免错误或模糊的表述。4.规范性原则：档案记录的格式、填写要求、存储方式等应符合相关标准和规范。5.安全性原则：采取有效措施确保技术档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。二、技术档案记录的范围与分类（一）范围1.产品研发过程中的各类文档，包括项目立项报告、可行性研究报告、设计图纸、技术方案、实验数据、测试报告等。2.生产工艺文件，如工艺流程卡、操作规程、质量控制文件等。3.设备技术资料，包括设备说明书、维修手册、操作规程、技术改造记录等。4.技术合同、协议，以及与外部机构合作的技术文件。5.技术创新成果，如专利、软件著作权、技术秘密等相关文档。6.其他与技术活动相关的文件、资料和记录。（二）分类1.产品研发档案前期调研类：市场调研报告、行业动态分析等。设计类：产品设计图纸、设计计算书、设计变更记录等。开发过程类：项目进度计划、实验记录、测试报告、技术总结等。2.生产工艺档案工艺规程类：工艺流程卡、工艺流程图、工艺参数表等。操作规程类：设备操作规程、岗位操作规程等。质量控制类：质量标准、检验规范、质量检验记录等。3.设备技术档案设备购置类：设备采购合同、设备验收报告等。设备运行维护类：设备运行记录、维修记录、保养记录、故障处理记录等。设备技术改造类：技术改造方案、改造记录、验收报告等。4.技术合同档案合同文本类：技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等。合同执行类：合同执行情况记录、项目交付成果等。5.技术创新档案专利类：专利申请书、专利证书、专利年费缴纳记录等。软件著作权类：软件著作权登记证书、软件源代码等。技术秘密类：技术秘密保护协议、秘密载体等。三、技术档案记录的形成与收集（一）形成要求1.技术活动相关人员应按照各自职责，及时、准确地形成各类技术档案记录。记录应字迹清晰、内容完整，采用耐久性强的书写材料和记录方式。2.对于电子文档，应确保格式规范、存储安全，并定期进行备份。电子文档应与纸质文档内容一致，具备可追溯性。（二）收集职责1.项目负责人：负责组织本项目技术档案记录的收集工作，确保项目各阶段产生的档案资料及时、完整地收集齐全。2.部门资料员：协助项目负责人进行档案收集，并对收集到的档案进行初步整理和分类。3.相关业务部门：按照规定及时向档案管理部门移交本部门产生的技术档案记录。（三）收集流程1.在技术活动开始前，项目负责人应明确档案记录的收集要求和责任人，制定档案收集计划。2.各责任人按照计划及时收集各自工作中产生的档案资料，并定期提交给项目负责人。3.项目负责人对收集到的档案进行汇总、审核，确保档案的完整性和准确性。审核无误后，移交部门资料员进行初步整理。4.部门资料员将初步整理后的档案按照分类要求进行进一步细化整理，并编制档案清单。5.整理完成的档案资料由部门资料员定期移交至公司档案管理部门。四、技术档案记录的整理与归档（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.按照分类标准进行整理，确保档案分类清晰、层次分明。3.对档案进行编号、编目，便于查找和管理。（二）整理方法1.纸质档案去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等。对破损或褪色的档案进行修复或复制。按照分类顺序依次排列档案，编写页码，并在每卷档案首页编制卷内目录。填写档案封面，包括档案名称、年度、保管期限、卷号等信息。2.电子档案按照电子文件管理要求，对电子档案进行分类存储。建立电子档案目录数据库，确保电子档案的元数据准确、完整。对电子档案进行加密存储，设置访问权限，防止数据泄露。（三）归档要求1.档案管理部门应定期接收各部门移交的技术档案记录，并进行全面检查。2.对符合归档要求的档案，按照规定的保管期限进行分类存放，并在档案管理系统中进行登记。3.归档后的档案应建立索引，便于快速检索和查询。索引应包括档案编号、名称、日期、保管期限等关键信息。五、技术档案记录的保管与存储（一）保管期限1.根据技术档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管：涉及公司核心技术、重大项目、重要知识产权等具有长期保存价值的档案。长期保管：一般为10年以上，包括产品研发过程中的重要文件、设备技术改造记录等。短期保管：一般为110年，如一般性的技术文件、项目阶段性报告等。2.保管期限的确定应严格按照国家有关档案管理规定和公司实际情况执行，并在档案整理和归档时明确标注。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.库房应配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等。3.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同保管期限和类别的档案，并设置明显的标识。（三）存储方式1.纸质档案采用档案柜或货架存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。对于珍贵或易损的档案，可采用特殊的保护措施，如密封包装、专柜存放等。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。建立电子档案存储管理制度，规范电子档案的存储路径、命名规则等，确保电子档案存储的规范性和可追溯性。六、技术档案记录的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅技术档案记录，应填写《技术档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据审批意见，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意。3.涉及公司机密的技术档案记录，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。查阅结束后，档案管理部门应及时收回档案，并进行清点和检查。（二）借阅规定1.因工作需要借阅技术档案记录的，应填写《技术档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还日期等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时与借阅人员沟通并处理。七、技术档案记录的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司技术秘密、商业秘密等敏感信息的技术档案记录，应严格保密。档案管理部门应与接触此类档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案查阅、借阅过程中，严格执行保密制度，限制知悉范围。对涉及保密内容的档案，应在专门的场所查阅，并采取必要的保密措施。3.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、存储设备、查阅场所等的安全管理。2.定期对档案进行安全检查，包括防火、防潮、防虫、防盗等方面的检查，及时发现并消除安全隐患。3.制定档案应急预案，应对可能发生的自然灾害、突发事件等情况，确保档案的安全。如发生档案安全事故，应立即采取措施进行处理，并及时向上级报告。八、技术档案记录的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值进行鉴定，确保鉴定结果客观、准确。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，避免误判或漏判。（二）鉴定组织成立技术档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家、财务人员等组成。鉴定小组负责对拟销毁的技术档案进行审核和鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对超过保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，确定是否需要销毁。3.对于涉及公司重要技术、知识产权、商业秘密等内容的档案，即使超过保管期限，也应进行妥善保管，不得随意销毁。4.经鉴定小组审核同意销毁的档案，应编制《技术档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。（四）销毁方式1.对纸质档案，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应在档案管理部门指定的场所进行，并由专人负责监督。2.对电