档案室四参加制度

PAGE档案室四参加制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，规范档案工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案室四参加制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案形成、收集、整理、保管、利用等相关工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案工作合法合规。2.全面覆盖原则：涵盖公司各类业务活动中形成的档案，保证档案的完整性和系统性。3.及时准确原则：档案的形成、收集、整理等环节要及时、准确，确保档案信息真实可靠。4.安全保密原则：加强档案的安全防护和保密措施，防止档案信息泄露和损坏。二、参加档案形成制度（一）档案形成责任主体1.公司各部门是档案形成的直接责任主体，负责本部门业务活动中各类文件材料的形成、积累和初步整理。2.各部门负责人为本部门档案形成工作的第一责任人，应指定专人负责档案形成过程中的具体工作。（二）档案形成要求1.文件材料应真实、完整、准确地反映公司业务活动的全过程，内容详实，字迹清晰，格式规范。2.各类文件材料应按照其形成规律和特点，进行分类整理，确保同一类文件材料的系统性和连贯性。3.电子文件应按照相关标准进行格式转换和存储，确保其可读性和可利用性，并与纸质文件相对应，实行双套制管理。（三）档案形成过程中的监督与指导1.档案室应定期对各部门档案形成工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.档案室应加强对各部门档案形成工作的业务指导，提供档案管理方面的培训和咨询服务，提高档案形成质量。三、参加档案收集制度（一）收集范围1.公司各部门在业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括但不限于合同协议、会议纪要、工作计划、工作报告、财务报表、技术资料、人事档案等。2.公司对外交往中形成的各类文件材料，如合作意向书、往来信函、招投标文件等。3.公司内部机构调整、人员变动等过程中形成的文件材料，如机构设置文件、人员任免文件、调动手续等。（二）收集时间1.各部门应在业务活动结束后及时将相关文件材料收集整理，并移交档案室。一般情况下，应在次年上半年完成上一年度文件材料的移交工作。2.对于重大项目、重要活动等形成的文件材料，应在项目结束或活动完成后一个月内完成收集移交。（三）收集方式1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围和时间要求，定期将整理好的文件材料移交档案室。2.档案室可根据工作需要，定期到各部门进行档案收集，也可要求各部门在规定时间内将档案送至档案室。（四）收集过程中的审核与签收1.档案室在接收各部门移交的档案时，应进行认真审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的档案，应及时退回原部门进行补充或整改。2.审核无误后，档案室应与移交部门办理档案签收手续，填写档案移交清单，双方签字确认。档案移交清单应一式两份，分别由档案室和移交部门留存。四、参加档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、编号规范。3.对档案进行系统化排列，编制目录索引，便于查找和检索。（二）整理方法1.纸质档案的整理：按照档案分类方案，对纸质文件材料进行分类、装订、编页、编号、编目等操作。装订应牢固、整齐，编页应准确无误，编号应连续、规范，编目应清晰、完整。2.电子档案的整理：按照电子文件管理要求，对电子文件进行分类、命名、存储、备份等操作。电子文件的命名应简洁明了，便于识别和检索，存储应安全可靠，备份应定期进行，确保数据的完整性和安全性。（三）整理过程中的质量控制1.档案室应建立档案整理质量检查制度，定期对整理好的档案进行检查，发现问题及时整改。2.档案整理人员应严格按照整理规范和流程进行操作，确保档案整理质量。对于整理过程中出现的疑难问题，应及时向档案室负责人或专业人员请教。五、参加档案保管制度（一）保管场所1.公司应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应根据档案的类别、保管期限等进行合理分区，设置不同的档案架、柜等存储设备，并标明档案存放位置。（二）保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限在10年以上（含10年）的档案；短期保管的档案是指保管期限在10年以下的档案。2.各部门应根据档案的性质和重要程度，提出档案保管期限的建议，报档案室审核确定。档案室应建立档案保管期限台账，对各类档案的保管期限进行详细记录。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放位置正确、保管状况良好。清查盘点应每年进行一次，形成清查盘点报告，对发现的问题及时进行处理。2.对破损、褪色、字迹模糊等档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对电子档案的保管，定期进行数据备份，采用先进的存储设备和技术，确保电子档案的安全存储和有效利用。（四）档案的销毁1.对于已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。档案销毁前，应编制档案销毁清单，报公司领导审批。2.档案销毁应在指定的地点进行，由档案室和相关部门共同派员监销。监销人员应在档案销毁清单上签字确认，确保档案销毁过程的真实性和合法性。3.档案销毁后，应将档案销毁清单永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、参加档案利用制度（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门形成的档案以及与本部门业务相关的其他档案。2.公司员工因个人工作、学习、研究等需要，可查阅、借阅与本人相关的档案。3.外部单位因工作需要，经公司批准，可查阅、借阅公司相关档案，但必须严格遵守保密规定。（二）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，报档案室审批。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等，并加盖单位公章。经公司领导批准后，由档案室办理查阅、借阅手续。3.档案室应根据审批意见，为查阅、借阅人员提供相应的档案，并办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期，应办理延期手续。（三）利用过程中的管理1.查阅、借阅人员应在档案室指定的地点进行查阅、借阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印、摘录档案内容，应经档案室同意，并按照规定进行操作。2.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、撕毁等。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。3.档案室应加强对档案利用情况的跟踪管理