小米档案归档制度在哪看

PAGE小米档案归档制度在哪看小米档案归档制度查阅指南一、总则（一）目的本制度旨在明确小米档案归档制度的查阅途径，确保公司各类档案信息的合理利用，同时保障档案的安全与保密，为公司的运营管理、决策支持以及合规要求提供有力依据。（二）适用范围本制度适用于小米公司全体员工以及因工作需要查阅公司档案的外部人员（如合作伙伴、审计机构等）。（三）基本原则1.合法性原则：档案查阅必须符合国家法律法规以及公司相关规定，不得侵犯公司及他人的合法权益。2.安全性原则：在查阅过程中，要采取必要措施确保档案的实体安全，防止档案受损、丢失或泄露。3.规范性原则：严格按照规定的流程和要求进行档案查阅操作，保证查阅行为的规范、有序。4.必要性原则：查阅档案应基于工作需要，确属必要且合理，避免不必要的查阅行为。二、档案分类及查阅权限（一）行政档案1.公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议等重要文件。查阅权限：公司高层管理人员、涉及相关业务的部门负责人及因工作需要经授权的人员。2.行政公文：各类通知、通报、报告等行政往来文件。查阅权限：公司全体员工可根据工作关联查阅一般性行政公文，涉及敏感信息的需经相关领导审批。3.会议纪要：公司各类会议的记录。查阅权限：参会人员可查阅与其参与会议相关的纪要，如需查阅其他会议纪要，需经会议召集部门负责人同意。（二）人事档案1.员工基本信息：包括个人简历、入职登记表等。查阅权限：员工本人可查阅自己的基本信息，人力资源部门相关人员可根据工作需要查阅。2.薪资福利档案：员工薪资、奖金、福利等相关资料。查阅权限：人力资源部门负责人及经授权的财务人员，员工本人如需查阅需经人力资源部门同意。3.绩效考核档案：员工绩效考核记录。查阅权限：人力资源部门负责人、员工本人及直接上级领导，其他人员如需查阅需经人力资源部门审批。（三）财务档案1.会计凭证：记录公司经济业务的凭证。查阅权限：财务部门内部人员在规定的工作流程内查阅，审计机构查阅需经财务负责人及公司管理层批准。2.财务报表：资产负债表、利润表等各类报表。查阅权限：公司管理层、财务部门负责人及相关业务部门负责人，外部投资者查阅需经公司董事会批准。3.税务档案：公司税务申报、缴纳等相关资料。查阅权限：财务部门税务专员、税务机关依法查阅，其他人员查阅需经财务负责人同意。（四）业务档案1.市场调研档案：市场调研活动的相关资料。查阅权限：市场部门工作人员及相关项目负责人，其他部门如需查阅需经市场部门负责人批准。2.销售合同档案：公司销售业务签订的合同。查阅权限：销售部门工作人员、法务部门及相关领导，涉及商业机密的合同查阅需严格审批。3.研发项目档案：研发过程中的技术文档、实验数据等。查阅权限：研发部门项目团队成员、技术负责人及相关业务部门因合作需要查阅的人员，查阅需经研发部门负责人审核。三、查阅流程（一）内部查阅流程1.申请：员工根据工作需要填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、查阅目的、预计查阅时间等信息。申请表提交至所在部门负责人进行初审。2.初审：部门负责人对申请进行审核，判断查阅是否必要、合理，符合权限要求的签署同意意见，不符合的说明理由并退回申请。3.审批：对于涉及重要档案或超出部门负责人权限的申请，提交至公司相关职能部门负责人或公司领导进行审批。4.查阅：经审批通过后，申请人持有效证件到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员根据申请表提供相应档案，并在查阅现场进行监督。5.归还：查阅完毕后，申请人应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员核对档案数量及完整性后办理归还登记。（二）外部查阅流程1.合作申请：外部合作伙伴因工作需要查阅公司档案的，由合作项目负责人向公司相关业务部门提出合作查阅申请，说明合作事项、查阅档案范围及目的等。2.业务部门审核：业务部门对合作申请进行审核，评估合作的必要性及对公司利益的影响，审核通过后提交至档案管理部门。3.档案管理部门审核：档案管理部门对查阅档案的范围、保密要求等进行审核，必要时征求相关职能部门意见。审核通过后报公司分管领导审批。4.签订保密协议：在批准外部查阅申请后，与外部查阅人员签订保密协议，明确查阅人员的保密义务及违约责任。5.查阅实施：外部查阅人员在公司指定地点，在档案管理人员监督下进行查阅。查阅过程中不得擅自复制、拍照、传播档案内容。6.后续跟踪：查阅结束后，业务部门负责跟踪外部查阅人员对档案的使用情况，确保档案未被不当使用或泄露。四、档案查阅的注意事项（一）查阅环境要求1.应在档案管理部门指定的安静、整洁、安全的查阅场所进行查阅，不得在查阅场所内吸烟、饮食或从事其他可能损坏档案的行为。2.查阅场所应配备必要的防护设施，如防火、防潮、防虫等设备，以保障档案安全。（二）查阅行为规范1.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换、添加档案材料。2.如需摘录或复制档案内容，应事先经档案管理部门同意，并按照规定的格式和要求进行操作。摘录或复制的档案材料应注明出处，并由档案管理人员核对无误后加盖公章。3.查阅过程中，如发现档案有损坏或缺失等情况，应及时告知档案管理部门，并配合进行调查处理。（三）保密要求1.查阅人员必须严格遵守公司保密制度，对查阅过程中知悉的公司商业秘密、技术秘密、财务信息等予以保密，不得向任何第三方泄露。2.对于涉及公司机密级以上的档案，查阅人员应签署保密承诺书，承诺在查阅后一定期限内妥善保管相关信息，不得用于非工作目的。3.查阅结束后，查阅人员应将查阅过程中使用的笔记、复印件等资料一并归还档案管理部门，不得私自留存。五、档案管理部门职责及人员配备（一）职责1.负责制定和完善档案查阅制度，并组织实施。2.负责档案查阅申请的受理、审核、登记及档案提供等工作。3.对档案查阅过程进行监督，确保查阅行为符合规定要求。4.负责档案查阅场所的管理和维护，保障档案安全。5.定期对档案查阅情况进行统计分析，为公司档案管理决策提供依据。（二）人员配备档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案查阅的日常工作。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉公司档案情况，具备良好的沟通协调能力和保密意识。档案管理人员应定期参加培训，不断提升业务水平。六、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对档案查阅制度的执行情况进行审计监督，检查查阅流程是否合规、档案安全是否得到保障等。2.档案管理部门对查阅申请及查阅过程进行实时监控，发现问题及时纠正，并记录相关情况。3.设立举报渠道，鼓励员工对违反档案查阅制度的行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.将档案查阅制度执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格遵守制度、规范查阅行为的员工给予适当奖励。2.对于违反档案查阅制度的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处