南京市档案管理制度

PAGE南京市档案管理制度一、总则（一）目的为加强南京市档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南京市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则全市各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案内容必须真实反映本单位各项工作的实际情况，不得篡改、伪造档案信息。3.完整性原则全面收集、整理和保存本单位在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.服务利用原则充分开发利用档案资源，为单位各项工作提供有效服务，同时方便社会各界依法查阅利用档案。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.设立专门档案管理部门各单位应根据工作需要设立专门的档案管理部门，负责本单位档案的集中统一管理。档案管理部门应配备必要的办公设备和档案保管设施，确保档案管理工作的正常开展。2.明确档案管理职责档案管理部门应履行档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等职责，制定档案管理制度和工作流程，指导和监督本单位各部门的档案工作。（二）档案管理人员1.配备专业档案管理人员档案管理部门应配备具有档案管理专业知识和技能的人员，负责具体的档案管理工作。档案管理人员应具备大专以上学历，经过档案业务培训，取得档案管理岗位资格证书。2.加强档案管理人员培训定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案法律法规、档案管理业务知识、信息技术应用等方面。3.建立档案管理人员考核机制建立健全档案管理人员考核机制，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核评价，激励档案管理人员积极履行职责，提高工作质量。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案收集本单位在行政管理、业务活动等过程中形成的各类文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、工作计划、总结、报告、合同协议、统计报表等。2.科技档案收集本单位在科研、生产、建设等活动中形成的技术文件材料，包括科研项目立项报告、研究方案、实验记录、技术图纸、工艺文件、产品样本等。3.人事档案收集本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、培训等方面的文件材料。4.会计档案收集本单位的会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算资料。5.声像档案收集本单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子档案收集本单位在信息化建设过程中形成的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据等。（二）档案收集要求1.明确收集责任各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.规范收集程序文件材料形成后，承办部门应按照档案管理部门的要求，及时整理、分类，并移交档案管理部门。档案管理部门应认真核对接收的文件材料，对不符合要求的，应及时退回承办部门补充完善。3.定期收集档案管理部门应定期对各部门的文件材料进行收集，确保档案收集工作的连续性。对重要活动、重大事件形成的文件材料，应及时跟踪收集。（三）档案整理1.分类标准按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》等相关标准，对收集的档案进行分类整理。文书档案可采用年度机构（问题）保管期限分类法；科技档案可按项目、专业、时间等进行分类；人事档案按干部人事档案管理规定分类；会计档案按会计档案管理办法分类；声像档案按载体形式、内容等分类；电子档案按文件类型、形成时间等分类。2.整理方法归档文件应进行装订、分类、编号、编目、装盒等整理工作。装订应牢固、整齐，不掉页、不压字；分类应科学合理，便于查找利用；编号应准确规范，确保每份文件有唯一的标识；编目应详细准确，包括文件编号、责任者、题名、日期、页数等；装盒应符合要求，盒内文件排列有序，并填写盒脊和备考表。3.整理期限档案管理部门应在文件材料收集齐全后的次年上半年完成整理工作。对特殊情况需要延长整理期限的，应经单位分管领导批准。四、档案的保管（一）档案保管场所1.建设专用档案库房各单位应根据档案管理的需要，建设专用的档案库房。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.配备必要的保管设备档案库房内应配备档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、消防器材、防虫药品等保管设备，保证档案保管环境符合要求。（二）档案保管要求1.实行集中保管各类档案应集中存放在档案库房，不得分散保管。对特殊载体档案，如声像档案、电子档案等，应采取专门的保管措施，确保其安全。2.科学排列档案按照档案分类编号顺序，将档案排列上架，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点和排列顺序。3.定期检查档案档案管理部门应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管环境等方面。对发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全完整。4.做好档案统计工作建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。档案统计数据应真实、准确、完整，定期向上级主管部门报送。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.成立鉴定小组各单位应成立档案鉴定小组，由档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加。鉴定小组负责对本单位保管期满的档案进行鉴定。2.制定鉴定标准根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应明确档案的保管期限、鉴定方法、鉴定程序等内容。3.开展鉴定工作鉴定小组应按照鉴定标准，对保管期满的档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定过程中，应充分考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，确定档案的存毁意见。（二）档案销毁1.履行销毁审批手续对经过鉴定确需销毁的档案，应填写档案销毁清册，经单位分管领导批准后，方可进行销毁。档案销毁清册应详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.实施销毁档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销。监销人员应认真核对销毁档案的内容与档案销毁清册一致，确保销毁工作的彻底性。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。3.留存销毁记录档案管理部门应留存档案销毁记录，包括档案销毁清册、审批文件、销毁现场照片等，以备查考。六、档案的利用（一）利用范围1.内部利用本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位保管的档案。查阅、借阅档案应填写档案利用登记表，经档案管理部门负责人批准后，方可进行。2.外部利用外单位因工作需要查阅、借阅本单位档案的，应持单位介绍信，经本单位分管领导批准，并按照档案管理部门的规定办理查阅、借阅手续。涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得对外提供利用。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，利用者不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因工作需要借阅档案的，应按照规定的期限归还。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序办理复制手续。（三）利用登记与统计1.建立利用登记制度档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用目的、查阅或借阅档案的名称、数量、期限等信息。2.统计利用情况定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。档案利用统计数据应及时上报上级主管部门。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.收集范围按照电子文件归档与电子档案管理的相关规定，收集本单位在信息化建设过程中形成的具有保存价值的电子文件，包括办公自动化系统生成的文件、业务系统产生的数据、电子邮件、电子报表等。2.整理要求对收集的电子文件进行分类整理，按照电子档案的分类标准建立电子档案数据库。电子文件应进行元数据著录，确保电子档案的真实性、完整性和可读性。同时，应建立电子文件与纸质文件的关联关系，实现电子档案与纸质档案的同步管理。（二）电子档案的保管1.存储介质与环境选择安全可靠的存储介质存储电子档案，如磁带、光盘、硬盘等。存储介质应定期进行备份，异地存放。电子档案保管环境应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防病毒等功能，确保电子档案的安全。2.维护与更新定期对电子档案进行维护和更新，检查电子档案的存储状态、读取情况等，及时处理出现的问题。对电子档案的元数据进行维护，确保其准确性和完整性。（三）电子档案的利用1.利用方式通过电子档案管理系统提供电子档案的在线查阅、借阅服务。利用者应通过身份认证登录系统，按照权限查阅、借阅电子档案。如需下载电子档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行下载。2.安全管理加强电子档案利用过程中的安全管理，防止电子档案信息泄露。对电子档案管理系统进行定期安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。八、监督与检查（一）监督检查主体1.内部监督各单位应建立健全档案管理内部监督机制，档案管理部门负责对本单位各部门的档案工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.上级主管部门监督上级主管部门应定期对所属单位的档案管理工作进行监督检查，指导所属单位加强档案管理，提高档案管理水平。（二）监督检查内容1.档案管理制度执行情况检查各单位档案管理制度的建立和执行情况，是否符合国家有关法律法规和行业标准的要求。2.档案管理工作开展情况检查档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等工作是否规范，档案管理工作是否正常开展。3.档案安全情况检查档案保管场所的安全设施是否完善，档案保管环境是否符合要求，档案是否存在安全隐患。（三）检查结果处理1.及时反馈监督检查结束后，监督检查部门应及时向被检查单位反馈检查结