档案管理考核或奖罚制度

PAGE档案管理考核或奖罚制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本考核或奖罚制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的考核与奖罚。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则：全面收集、整理公司各类档案，保证档案的完整性和系统性，便于查阅和利用。4.安全保密原则：加强档案安全管理，采取有效措施确保档案不被泄露、篡改或丢失，维护公司机密信息安全。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，指导、监督各部门档案管理工作。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。4.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，提高档案查询效率。5.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案安全。对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。6.按照规定的期限和程序，做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和准确性。7.积极开展档案利用工作，为公司各项工作提供档案信息支持，做好档案借阅、查阅登记和服务工作。8.组织开展档案管理培训，提高员工档案管理意识和业务水平。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整、准确。2.按照公司档案管理规定，定期将本部门整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案清查、统计等工作，及时反馈本部门档案管理情况。4.负责本部门员工档案利用的初审和登记工作，配合档案管理部门做好档案查阅服务。5.对本部门员工进行档案管理宣传教育，提高员工档案保护意识。（三）员工个人职责1.严格遵守公司档案管理制度，妥善保管个人在工作中形成的各类文件资料，并按规定及时移交至本部门兼职档案员。2.在工作中形成的应归档文件材料，应做到分类清晰、内容完整、字迹工整，便于整理和归档。3.不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得私自留存、转借公司档案。4.积极配合档案管理部门和本部门兼职档案员的档案管理工作，按要求提供相关档案信息。三、档案管理考核内容与标准（一）档案收集1.及时性各部门兼职档案员应在规定时间内将本部门形成的档案收集齐全，并移交至档案管理部门。未按时移交的，每次扣[X]分。对于重大活动、重要项目等形成的档案，应及时跟踪收集，如因未及时收集导致档案缺失的，每次扣[X][X]分。2.完整性收集的档案应涵盖工作活动的各个方面，包括文件、资料、图表、数据等，确保档案内容完整。发现档案缺失重要内容的，每份扣[X]分。对于涉及多个部门的联合项目档案，各部门应相互配合，确保档案收集无遗漏。如因部门间协调不畅导致档案缺失的，相关部门各扣[X]分。（二）档案整理1.规范性档案整理应符合国家及行业相关标准，分类准确、编号规范、目录清晰。不符合规范要求的，每发现一处扣[X]分。档案装订应牢固、整齐，纸张规格统一，字迹清晰可辨。装订不符合要求的，每卷扣[X]分。2.准确性档案整理过程中，文件资料的题名、日期、责任者等信息应准确无误。信息错误一处扣[X]分。档案分类应科学合理，便于查找和利用。分类错误导致档案查找困难的，每次扣[X][X]分。（三）档案保管1.安全性档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案安全。如安全设施不符合要求，每次扣[X]分。定期对档案进行检查、清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取措施处理。未及时发现或处理不当的，每次扣[X][X]分。2.环境条件档案保管场所的温度、湿度应符合规定要求，温度保持在[X][X]℃，湿度保持在[X][X]%。超出规定范围的，每次扣[X]分。（四）档案利用1.服务质量档案管理部门应热情、及时地为公司各部门及员工提供档案查阅服务，不得推诿、拖延。服务态度不好，引起投诉的，每次扣[X]分。对查阅档案的申请应在规定时间内予以答复，紧急情况应优先处理。未按时答复或处理不及时的，每次扣[X]分。2.利用效率积极拓展档案利用渠道，提高档案利用率。档案利用率较上一年度下降的，扣[X]分。定期对档案利用情况进行统计分析，为公司决策提供参考依据。未按时提交统计分析报告的，每次扣[X]分。（五）档案信息化建设1.数据录入按照档案数字化要求，及时准确地将档案信息录入系统，数据录入准确率应达到[X]%以上。准确率每低[X]个百分点，扣[X]分。录入进度应符合公司整体规划，未按时完成录入任务的，每次扣[X]分。2.系统维护确保档案管理信息系统正常运行，定期进行数据备份，防止数据丢失。因系统故障导致档案信息无法正常查询或使用的，每次扣[X][X]分。及时更新系统功能，满足公司档案管理工作的新需求。未及时进行系统维护和功能更新的，每次扣[X]分。四、奖罚措施（一）奖励1.在档案管理工作中表现突出，如档案收集及时、整理规范、保管安全、利用效率高，为公司提供了重要档案支持，对公司工作有显著贡献的部门或个人，给予[X]元[X]元的奖励。2.积极提出档案管理工作的合理化建议，被公司采纳并取得良好效果的，给予[X]元[X]元的奖励。3.在档案信息化建设方面有创新成果，提高了档案管理工作效率和质量的，给予[X]元[X]元的奖励。（二）处罚1.违反档案管理制度，如擅自销毁档案、泄露档案机密等，视情节轻重给予警告、罚款[X]元[X]元、降职降薪、辞退等处罚。2.档案管理工作考核连续两次不合格的部门，对部门负责人进行诫勉谈话；连续三次不合格的，给予降职或免职处理。3.因档案管理不善给公司造成经济损失或不良影响的，除责令整改外，还应根据损失情况追究相关人员责任，给予相应经济处罚。五、考核程序（一）成立考核小组由档案管理部门负责人担任组长，各部门兼职档案员为成员，负责对公司各部门档案管理工作进行考核。（二）考核周期考核分为季度考核和年度考核。季度考核于每季度末进行，年度考核在次年1月份进行，考核结果以年度考核为准。（三）考核方式1.自查自评：各部门按照档案管理考核内容与标准，每季度末进行自查自评，并填写《档案管理工作自查自评表》，于次季度首月[X]日前报送档案管理部门。2.实地检查：考核小组每季度对各部门档案管理工作进行实地检查，查阅档案资料，核实档案管理情况。3.综合评定：考核小组根据各部门自查自评情况和实地检查结果，对各部门档案管理工作进行综合评