某家具公司经销商管控方案（规则）

某家具公司经销商管控方案第一章总则

1.1制定依据与目的

本方案依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国电子商务法》等国家法律法规，参照《零售商供应商关系管理规范》（GB/T31867-2015）、《国际商业道德准则》（ICBA）等行业标准及国际公约，结合公司“全球化、数字化、智能化”发展战略，针对经销商管理中存在的合作不规范、风险防控不足、运营效率低下等痛点，旨在规范经销商选择、合作、激励、退出全生命周期管理，实现价值创造、风险防控、效率提升的核心目标，构建合规高效的经销商生态体系。

1.2适用范围与对象

本方案适用于公司所有家具品牌经销商的选型、签约、日常管理、绩效评估及退出等业务活动，覆盖销售部、市场部、供应链部、法务部、财务部、内控部等相关部门及全体经销商。例外场景包括但不限于公司内部单位（如分公司、子公司）的家具采购业务，此类业务适用公司内部采购管理制度。经销商需经总经理办公会审批授权后方可适用本方案。

1.3核心原则

（1）合规性原则：所有业务活动须符合国家法律法规及行业规范，经销商需具备合法经营资质。

（2）权责对等原则：经销商权利与义务明确，公司管控措施与经销商贡献匹配。

（3）风险导向原则：重点管控高风险环节（如资金结算、产品流通），实施差异化管控策略。

（4）效率优先原则：优化审批流程，减少非必要环节，保障业务顺畅运行。

（5）持续改进原则：基于绩效评估、审计结果及市场变化动态调整制度。

（6）平等自愿原则：经销商合作遵循“平等自愿、公平诚信”的商业伦理。

1.4制度地位与衔接

本方案为专项管理制度，处于公司制度体系第三层级（基础性制度之下），与《公司内部控制基本规范》《经销商合同管理办法》《经销商绩效考核办法》等制度形成互补。制度冲突时，以本方案为准，同时参照公司《制度管理程序》处理。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司经销商管理实行“董事会-总经理办公会-职能部门”三级管理架构。董事会负责经销商管理战略决策；总经理办公会审批经销商分级管理权限及重大事项；销售部牵头执行日常管理，市场部负责品牌协同，供应链部管控供应链安全，法务部监督合规，财务部负责资金结算，内控部实施过程监督。

2.2决策机构与职责

（1）股东会：审议经销商管理制度及年度预算。

（2）董事会：审定经销商分级标准及退出机制。

（3）总经理办公会：审批新增经销商、年度合作目标及重大处罚。

2.3执行机构与职责

（1）销售部（主责）：负责经销商招商、签约、日常沟通及业绩监控。

-职责：制定招商计划、审核经销商资质、每月提交经销商绩效报告。

（2）市场部（配合）：提供品牌培训、营销活动支持。

（3）供应链部（配合）：审核经销商仓储物流能力。

（4）法务部（监督）：审核合同条款、处理法律纠纷。

2.4监督机构与职责

（1）内控部（主责）：季度开展经销商管理合规性检查，嵌入三个关键内控环节：①经销商资质动态复核；②重大合同审批节点监控；③经销商资金结算风险监控。

（2）审计部（配合）：每年开展专项审计，重点审计经销商分级标准执行情况。

2.5协调与联动机制

建立“月度经销商沟通会”及“跨部门经销商问题协调会”，销售部牵头。涉外业务增设“属地法律合规对接小组”，由法务部主导，市场部配合。

第三章【经销商专业管理标准】

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：经销商数量年增长率≤15%，履约率≥98%，投诉率≤0.5%。

（2）核心KPI：

-合同签订时效≤5个工作日；

-产品交付准确率≥99%；

-资金结算周期≤10个工作日。

3.2专业标准与规范

（1）资质要求：经销商需具备《营业执照》《税务登记证》（或三证合一）及行业相关经营许可。

（2）分级标准：按销售额、合作年限、市场表现分为“核心”“重点”“普通”三级。

（3）高风险点防控措施：

-高风险点（中）：经销商资金结算违规（如垫资销售）。

-防控措施：财务部强制实施银行承兑汇票结算，法务部定期抽检资金流向。

-高风险点（高）：经销商窜货或低价倾销。

-防控措施：市场部建立全国价格监控平台，供应链部实施产品溯源管理。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用“全生命周期管理”方法，结合PDCA循环持续优化。

（2）管理工具：

-CRM系统：记录经销商全周期数据；

-ERP系统：对接经销商订单、结算数据；

-供应商关系管理系统（SRM）：实现数字化协同。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

“经销商管理”主流程按“需求发起-资质审核-签约谈判-合同签订-履行监控-绩效评估-关系维护-退出管理”九环节推进。各环节责任主体：需求发起（销售部）、资质审核（销售部+供应链部）、签约谈判（销售部+法务部）、履行监控（销售部+内控部）。

4.2子流程说明

（1）“资质审核”子流程：经销商提交资质材料→销售部初审（2个工作日）→供应链部复核（3个工作日）→内控部抽检（5个工作日）→结果反馈。

（2）“绩效评估”子流程：销售部收集数据→市场部协同分析→每月5日前提交报告→总经理办公会审议。

4.3流程关键控制点

（1）高风险点（高）：经销商首次合作签约。

-控制措施：法务部全程参与谈判，合同经法律合规委员会评审。

（2）高风险点（中）：经销商年度续约审批。

-控制措施：销售部提交履约报告，内控部出具合规意见。

4.4流程优化机制

每年6月30日前由销售部牵头复盘，需经总经理办公会审批。例如，2023年试点数字化资质审核系统，2024年推广。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“经销商级别+业务类型”分配权限：

（1）核心经销商（金额＞500万元/年）：采购权（10万元以下）、返利权（8%）；

（2）重点经销商（100-500万元）：采购权（5万元以下）、返利权（5%）；

（3）普通经销商（＜100万元）：采购权（1万元以下）、无返利权。

5.2审批权限标准

（1）常规审批：销售部经理审批金额≤10万元；分管副总审批10-50万元；总经理审批＞50万元。

（2）特殊审批：经销商投诉处理需法务部先行评估风险等级。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，授权期限≤1年。临时代理需销售部出具书面申请，授权人签字确认。

5.4异常审批流程

（1）紧急审批：金额＞100万元需加急通道，法务部同步出具法律意见。

（2）补批流程：经销商提交补批申请→销售部核查必要性→审批人签字→财务部执行。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）操作规范：经销商信息录入需双人核对，纸质文件需红章确认。

（2）痕迹留存：CRM系统操作日志、合同电子版归档至ERP系统。

6.2监督机制设计

（1）“三位一体”监督：日常检查（销售部周检）、专项检查（内控部季度）、突击检查（审计部不定期）。

（2）嵌入内控环节：

-产品溯源核查（供应链部）；

-资金结算监控（财务部）；

-价格体系执行抽查（市场部）。

6.3检查与审计

（1）检查频次：日常检查每月≥2次，专项审计每年≥1次。

（2）审计重点：经销商分级标准执行一致性。

6.4执行情况报告

销售部每月5日前提交《经销商管理执行报告》，含“经销商绩效TOP3”“风险预警事项”“制度执行问题”。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）考核维度：业绩贡献（60%）、合规表现（20%）、合作质量（20%）。

（2）考核指标：如“年度销售额增长率”“窜货投诉次数”“回款及时率”。

7.2评估周期与方法

（1）周期：月度考核（销售部）、季度评估（总经理办公会）、年度审计（审计部）。

（2）方法：数据统计（ERP系统）、现场核查（市场部）。

7.3问题整改机制

（1）整改分类：一般问题（7个工作日内）、重大问题（30个工作日内）。

（2）责任追究：违反《反不正当竞争法》的经销商，法务部提交处罚建议至总经理办公会。

7.4持续改进流程

基于“PDCA循环”：销售部每月提交优化建议→内控部评估可行性→法务部出具合规意见→总经理办公会审批。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：超额完成目标、优秀市场开拓等。

（2）程序：经销商提交申请→销售部审核→市场部加急评估→总经理办公会审批→公示3个工作日。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：违反价格体系（如低10%以内）。

（2）较重违规：窜货（如涉及3个区域）。

（3）严重违规：销售假冒产品。

8.3处罚标准与程序

（1）分级处罚：警告→罚款（最高10万元）→暂停合作。

（2）程序：调查取证（法务部主导）→告知（书面+录音）→处罚决定→救济途径（申诉见第九章）。

8.4申诉与复议

经销商收到处罚决定后3个工作日内向法务部申诉，法务部5个工作日内组织复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）预案：针对经销商集体投诉、资金链断裂等制定专项预案。

（2）措施：成立应急小组，由总经理担任组长，销售部、法务部、财务部执行。

9.2例外情况处理

（1）例外场景：自然灾害导致断供。

（2）审批：供应链部提交申请→总经理审批。

9.3危机公关与善后

（1）责任主体：市场部牵头，法务部支持。

（2）方案：国内业务依据《消费者权益保护法》处理，跨境业务适配当地法律。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本方案由销售部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

（1）《经销商合同管理办法》（文号：YJ-FM-003）；

（2）《经销商绩效考核办法》（文号：YJ-FM-004）。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，修订稿发布前进行全员培训。废止制度需公告替代方案。

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