家具公司财务报销审核办法（规则）

家具公司财务报销审核办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《企业会计准则》及相关国际财务报告准则（IFRS）、美国公认会计原则（USGAAP）等法律法规和行业标准制定，同时适配家具公司国际化经营战略需求，旨在规范财务报销管理，防范财务风险，提升运营效率，促进价值创造。针对当前企业管理中报销流程冗长、风险点分散、部门协同不畅等痛点，核心目标在于构建标准化、透明化、智能化的财务报销管理体系，实现制度、流程、表单、责任四维一体闭环管控。

1.2适用范围与对象

本制度适用于家具公司集团总部、各级子公司及所有正式员工、外包服务单位、合作单位等关联方的财务报销活动，覆盖采购、差旅、费用、劳务等各类报销业务。例外适用场景包括：

-重大投资、并购等非经常性业务（按专项审批流程处理）；

-因自然灾害等不可抗力导致的紧急报销（需附情况说明及事后补报）。审批权限按金额、业务类型及岗位层级分级授权，具体见第五章。

1.3核心原则

-合规性原则：严格遵循国家法律法规及企业内部财务政策；

-权责对等原则：审批权限与岗位职责相匹配，禁止利益冲突；

-风险导向原则：聚焦高风险环节（如大额采购、涉外支出）强化管控；

-效率优先原则：优化流程节点，推广电子化报销系统，压缩审批时限；

-持续改进原则：基于业务变化、审计结果动态优化制度。

1.4制度地位与衔接

本制度为集团基础性专项制度，与《企业内部控制手册》《财务授权管理办法》《合同管理办法》等制度形成三级管控体系。若存在冲突，以本制度为准，重大事项由财务部牵头协调，报总经理办公会裁决。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司财务报销管理实行“决策层-监督层-执行层”三级架构：

-决策层：股东会、董事会负责重大支出（单笔≥500万元）的最终审批；

-监督层：内控部、审计部负责流程合规性及风险监控；

-执行层：财务部统筹管理，各业务部门负责本领域报销初审。层级间通过OA系统实现信息闭环，禁止越级操作。

2.2决策机构与职责

-董事会：审议年度预算及预算外重大支出；

-总经理办公会：审批单笔≤500万元且≥100万元的支出，授权财务部制定细则。议事规则需符合《公司章程》规定，决议需形成书面纪要。

2.3执行机构与职责

-财务部（主责）：制定报销标准，开发电子报销系统，复核报销单据，定期出具分析报告；

-业务部门（配合）：确保报销内容真实、完整，初审责任人为部门主管。

跨部门协同事项需通过OA协同平台明确主责（财务部）、配合部门（如采购部对采购类报销的核实）。

2.4监督机构与职责

-内控部：嵌入报销全流程的三个关键内控点（预算控制、单据审核、付款复核），每年开展专项测试；

-审计部：每年至少开展一次全流程审计，重点核查大额及涉外业务。监督结果需纳入绩效考核及问题整改。

2.5协调与联动机制

建立跨部门常态化沟通机制，每月召开财务、业务、内控联席会议。涉外业务需增设属地合规协调岗，由财务部指定专人对接，确保符合当地税务及外汇管理要求。

第三章财务报销管理标准

3.1管理目标与核心指标

-报销准确率≥99%；

-审批时效≤2个工作日（常规业务）；

-逾期报销率≤5%；

-合规审计问题发生率≤3%。

3.2专业标准与规范

-费用分类：差旅费（细分交通、住宿、餐饮）、采购费、劳务费等；

-高风险控制点及措施：

-高风险点1（大额采购类）：需附合同预审号（由采购部提供）；

-高风险点2（涉外支出）：需附外汇合规证明（由财务部国际业务岗审核）；

-高风险点3（超额报销）：需提交专项说明（由部门负责人签字）。

3.3管理方法与工具

-管理方法：采用全生命周期管理（申请-审批-支付-归档），嵌入PDCA循环持续优化；

-管理工具：推广电子报销系统（ERP集成模块），实现单据自动校验、智能审批。系统需对接OA、CRM等平台，确保数据一致性。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

财务报销主流程分为四个阶段：

1）申请阶段：员工通过电子报销系统提交单据，需附业务背景说明、发票扫描件；

2）初审阶段：部门主管在系统中审核真实性及合规性，3个工作日内完成；

3）复核阶段：财务部专员核查预算匹配度及附件完整性，2个工作日内完成；

4）支付阶段：财务部系统自动生成付款指令，出纳复核后执行。

4.2子流程说明

-差旅费报销子流程：需附行程单、机票/火车票等原始凭证，住宿费需符合《差旅管理办法》标准；

-采购类报销子流程：需附采购订单号及验收单（由仓库部门确认）。

4.3流程关键控制点

-关键控制点1（预算控制）：报销申请需与年度预算匹配，系统自动校验；

-关键控制点2（附件完整）：系统设置必填项清单（如发票、合同）；

-关键控制点3（双盲复核）：重大业务需交叉复核（财务部设置AB岗）。

4.4流程优化机制

每年6月、12月由财务部牵头，组织业务部门及内控部开展全流程模拟测试，根据测试结果优化系统功能及审批路径。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“业务类型+金额+层级”划分权限：

-采购费（≤10万元）：部门主管审批；

-差旅费（≤50万元）：分管副总审批；

-涉外支出（≤100万元）：总经理审批。

权限在OA系统中固化，禁止授权给非授权人。

5.2审批权限标准

常规业务按金额分级，特殊情况需附说明及主管签字。审批路径需符合《授权管理办法》，禁止越权审批，系统自动记录审批轨迹。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期为一年，临时代理需直属上级批准，最长15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急业务需加急通道，由财务部专员审核后报总经理特批，需附风险评估报告。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

所有报销需通过电子系统提交，纸质单据仅作留存（存档3年）。系统需留存操作日志及审批痕迹。

6.2监督机制设计

建立“日常监控+专项检查”机制：

-日常监控：财务部每日抽查10%报销单据，内控部每周抽取2%进行全流程跟踪；

-专项检查：每季度由审计部联合财务部开展全流程审计。

6.3检查与审计

审计结果需形成报告，明确问题清单及整改要求，逾期未整改的需追究部门负责人责任。

6.4执行情况报告

每月由财务部向总经理办公会提交执行报告，含预算执行率、超预算分析、违规案例等。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

-财务部：报销准确率、审批时效、违规问题数；

-业务部门：部门报销合规率。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，采用数据统计+现场核查方式。

7.3问题整改机制

建立“红黄蓝”分级整改机制：

-红级（重大问题）：由总经理督办；

-黄级（一般问题）：部门自行整改；

-蓝级（低风险问题）：持续改进。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计建议、业务变化每月优化系统及流程，财务部每季度提交改进报告。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

对报销管理优秀部门/个人，按贡献度给予精神/物质奖励，申报流程需经财务部审核、分管副总批准。

8.2违规行为界定

-红级违规：伪造发票、超预算50%以上等；

-黄级违规：附件不全、审批超时限等。

8.3处罚标准与程序

按违规等级处罚，红级违规需通报批评，黄级违规扣绩效分。

8.4申诉与复议

员工对处罚不服，可在收到通知后3个工作日内向人力资源部申诉，由总经理办公会复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

针对系统性风险（如系统崩溃），财务部需制定应急预案，明确备用审批流程。

9.2例外情况处理

例外报销需附详细说明及风险评估报告，由总经理审批。

9.3危机公关与善后

重大违规事件需启动危机公关预案，由公关部制定口径，财务部配合提供数据支持。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由财务部负责解释。

10.2相关制度索引

-《企业内部控制手册》第5章；

-《财务授权管理办法》第3条。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，公示15个工作日后生效