机密文件接收与审批操作流程

机密文件接收与审批操作流程一、总则（一）目的与依据为规范本单位机密文件的接收、流转、审批及管理工作，确保机密信息在传递和处理过程中的安全、保密与高效，防止失泄密事件发生，保障单位核心利益，依据国家相关保密法律法规及本单位《保密管理规定》，特制定本流程。（二）适用范围本流程适用于本单位所有以任何形式（包括但不限于纸质、电子文档、移动存储介质等）接收的，标有“机密”、“绝密”等密级标识的各类文件、资料及信息载体的接收与审批环节。单位内部产生的机密文件的审批流程可参照本流程中相关审批环节执行。（三）基本原则1.保密优先原则：所有操作必须以维护机密信息安全为首要前提，严格遵守保密纪律。2.统一管理原则：机密文件的接收、登记、流转、审批等环节应由指定部门（通常为办公室或保密管理部门）统一协调与管理。3.分级负责原则：根据文件密级和内容重要性，明确各级审批人员的职责与权限，逐级审批，各负其责。4.全程可控原则：对文件的接收、登记、传递、审批、使用、复制、保存、销毁等环节进行全程记录，确保可追溯。5.及时高效原则：在确保安全保密的前提下，迅速、准确地完成文件的接收与审批流转，避免延误工作。二、职责分工（一）保密管理部门/办公室（或指定专职保密员）1.负责机密文件的统一接收、登记、编号、分类和初步审核。2.负责按照审批流程将文件传递给相关审批人员。3.负责机密文件在流转过程中的跟踪、催办与安全管控。4.负责审批完毕后文件的归档、分发、使用监督及后续销毁工作。5.负责相关保密设施、设备的日常管理与维护。（二）文件接收人（通常为保密管理部门人员或指定岗位人员）1.负责对送达的机密文件进行当面核对，确认文件种类、份数、密封情况等是否完好无损。2.负责在接收凭证上签字确认，并及时移交保密管理部门进行登记。（三）审批人1.根据其职责权限和文件内容，对机密文件进行审阅并签署明确的审批意见（如：同意、不同意、请XX阅、请XX部门研办等）。2.对审批意见负责，并在规定时限内完成审批。3.在审批过程中，确保文件内容不被无关人员知悉，妥善保管文件。（四）文件使用部门/人员1.在授权范围内使用机密文件，严格遵守保密规定。2.不得擅自复制、摘抄、传播、转借机密文件内容。3.使用完毕后，按规定及时将文件交还保密管理部门归档或按要求销毁。三、操作流程（一）文件接收1.外部送达文件：*保密管理部门指定接收人（或门卫经培训后）接收外部送达的机密文件，首先检查文件信封/包装是否完好，有无破损、启封痕迹。*核对送达单位、文件标题（若有标明）、份数等信息与送达回执是否一致。*确认无误后，在送达回执上签字并注明接收日期、时间，留存回执联。*如发现文件包装破损、份数不符或其他异常情况，应立即向送达方指出，并拒绝接收或在回执上注明情况，同时立即报告本单位保密管理部门负责人。2.内部产生需审批文件：由文件产生部门负责人签字确认后，密封并标注密级，移交保密管理部门登记。（二）文件登记与初步审核1.登记：保密管理部门接收人员将文件移交至专职保密员，保密员在《机密文件接收登记表》中详细记录以下信息：*文件编号（由保密管理部门按规则统一编制）*来文单位/部门*文件标题*密级（绝密、机密、秘密）*份数*接收日期、时间*送达方式（如：专人送达、机要交换等）*原文件编号（若有）*签收人*备注（如文件状态、有无附件等）2.初步审核：保密管理部门负责人（或其授权人）对接收文件进行初步审核：*确认文件密级标识是否规范。*检查文件是否属于本单位受理范围。*对文件的紧急程度、流转方向等提出初步意见。（三）文件登记与初步审核1.登记：保密管理部门接收人员将文件移交至专职保密员，保密员在《机密文件接收登记表》中详细记录以下信息：*文件编号（由保密管理部门按规则统一编制）*来文单位/部门*文件标题*密级（绝密、机密、秘密）*份数*接收日期、时间*送达方式（如：专人送达、机要交换等）*原文件编号（若有）*签收人*备注（如文件状态、有无附件等）2.初步审核：保密管理部门负责人（或其授权人）对接收文件进行初步审核：*确认文件密级标识是否规范。*检查文件是否属于本单位受理范围。*对文件的紧急程度、流转方向等提出初步意见。（四）审批流转1.拟定传阅/审批路线：保密管理部门根据文件密级、内容重要性及初步审核意见，拟定文件传阅/审批路线，报部门负责人审定。通常遵循“先主办后协办”、“先低级别后高级别”或“按职责分工”的原则。2.文件传递：*保密员将文件（可附《机密文件审批单》）通过机要交换、专人送达等保密方式传递给第一位审批人。*传递时，双方在《机密文件传阅/审批跟踪单》上签字确认，记录交接时间。3.审批办理：*审批人收到文件后，应在保密环境下及时审阅。*审阅完毕，在《机密文件审批单》上签署审批意见、姓名及日期。*若需进一步流转，审批人应指明下一位审批人或处理部门；若无需继续流转，应明确最终处理意见（如：存档、退回、销毁等）。*审批人不得将文件带离办公区域或交予无关人员。4.多级审批：文件按拟定路线依次流转审批，直至流程结束。保密管理部门负责对流转过程进行跟踪，对超时未批的文件进行适当催办。5.特殊情况处理：*审批人外出：若审批人短期外出，可委托授权代理人代为审批，并由代理人对审批意见负责；若长期外出或无法委托，由保密管理部门负责人协调其他具有相应权限的人员审批或暂缓处理，并向文件发起方说明情况。*意见分歧：若审批过程中出现重大意见分歧，由保密管理部门汇总各方意见，报请单位分管领导或主要领导裁定。（五）审批结果处理1.审批同意/通过：*若文件需下发执行或分发给相关部门，由保密管理部门根据审批意见，在保密条件下进行复制（如需）、登记、分发，并由接收部门/人员签字确认。*分发过程中，严格控制知悉范围，确保“按需知悉”。2.审批不同意/退回：*保密管理部门根据审批意见，将文件退回原报送单位，并注明退回原因，办理退回签收手续。*内部文件则由保密管理部门记录处理结果，按规定存档或销毁。3.需进一步研办/补充材料：*保密管理部门将审批意见反馈给相关部门/人员，督促其按要求研办或补充材料后，再按流程重新报批。（六）文件分发、传阅与使用管理1.分发：机密文件的分发应严格按照审批意见和知悉范围执行，建立《机密文件分发登记表》。2.传阅：在单位内部传阅机密文件，应在指定的保密阅文室进行，或由保密员专人传递，阅文人不得擅自将文件带出阅文室或交他人代阅。3.使用：*使用人员必须在授权范围内使用文件，不得超范围使用。*禁止在非保密计算机、网络上处理、存储机密文件内容。*禁止使用非保密介质（如普通U盘、移动硬盘）复制、存储机密信息。*文件使用完毕后，应立即交还保密管理部门，不得私自留存。（七）文件归档与销毁1.归档：审批完毕且使用后的机密文件，由保密管理部门统一整理、编号、登记后，存入专用的保密档案柜或保密室。*电子文档应存储在加密的专用服务器或存储设备中，并进行备份。2.销毁：*对于已过保密期限、无保存价值或按规定需要销毁的机密文件（包括原件、复印件、草稿、废弃电子介质等），由保密管理部门提出销毁申请，报单位分管保密工作领导审批。*销毁应在指定的保密销毁场所，使用专用销毁设备进行，确保文件内容无法恢复。*销毁过程需有两人以上在场监销，并填写《机密文件销毁记录表》，由监销人签字确认。（八）流程记录与存档机密文件接收、登记、审批、流转、分发、使用、销毁等各环节的相关记录（如接收登记表、审批单、传阅跟踪单、分发登记表、销毁记录表等），均由保密管理部门妥善保存，保存期限按相关规定执行。四、应急处理与责任追究（一）应急处理1.发生文件丢失、被盗、泄密或其他突发事件时，相关人员应立即向保密管理部门和本单位领导报告，并采取一切可能的措施防止事态扩大。2.保密管理部门接到报告后，应立即启动应急预案，组织调查处理，及时向上级保密主管部门报告（如需）。（二）责任追究对于在机密文件接收与审批过程中，因玩忽职守、违反本流程规定或保密纪律，导致文件丢失、泄密或造成不良后果的，将依据国家相关法律法规和本单位规章制度，对相关责任人进行严肃处理；构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、附则1.本流程未尽事宜，按照国家有关保密法律法规和本单位《保密管理规定》执行。2.各单位可根据本单位实际情况