设备采购制度

设备采购制度第一章总则第一条目的与依据为规范公司设备采购行为，降低采购成本，提高采购效率，确保采购设备的质量与适用性，保障公司生产经营活动的有序进行，特制定本制度。本制度依据国家相关法律法规及公司内部管理规定，并结合公司实际运营需求制定。第二条适用范围本制度适用于公司各部门所有生产性、非生产性设备的采购活动，包括但不限于机器设备、仪器仪表、办公设备、信息系统及相关配件等的购置。凡涉及公司资金支出的设备添置行为，均须遵循本制度规定。第三条基本原则设备采购应遵循以下原则：1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购过程合法合规。2.经济性原则：在满足质量和需求的前提下，力求以最合理的成本获取最优的设备及服务，注重性价比。3.质量优先原则：确保采购的设备符合规定的质量标准和技术要求，满足公司长期使用需求。4.公开、公平、公正原则：采购过程应透明化，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。5.计划性原则：采购活动应纳入公司整体计划管理，避免盲目采购和资源浪费。第二章管理机构与职责第四条管理机构公司设备采购工作实行统一领导、分级管理的原则。1.公司管理层：负责审批公司重大设备采购计划、采购预算及采购方式，对采购工作中的重大事项进行决策。2.采购部门：作为设备采购的归口管理部门，负责采购制度的制定与修订、采购计划的汇总与执行、供应商的寻源与管理、采购过程的组织与实施、采购合同的拟定与执行以及采购档案的建立与保管。3.使用部门：根据实际工作需要，提出设备采购需求，明确设备的技术参数、性能指标、数量及交付时间等；参与设备的技术评审、供应商考察及到货验收工作。4.技术/工程部门：（如设有）负责对采购需求中的技术参数进行审核与确认，提供专业技术支持，参与重大设备的技术选型、方案论证及验收标准的制定。5.财务部门：负责采购预算的审核与控制，参与采购合同的审核，办理设备采购款项的支付，负责采购成本的核算与监督。6.法务部门/合规岗位：（如设有）负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，提供法律支持，参与处理采购过程中的法律纠纷。第五条职责分工各相关部门应各司其职，密切配合，共同完成设备采购工作。使用部门是需求的提出者和最终使用者，对需求的准确性负责；采购部门是采购工作的组织实施者，对采购过程的合规性和采购结果的经济性负责；技术部门对设备的技术可行性和先进性负责；财务部门对资金的合规使用和支付安全负责。第三章采购流程第六条需求提出与审批1.使用部门根据业务发展、生产需要或设备更新计划，填写《设备采购申请表》，详细注明设备名称、规格型号、技术参数、预估数量、预估单价、预估总价、建议品牌（如有）、需求日期及用途说明等。2.《设备采购申请表》须经部门负责人审核签字后，按审批权限逐级上报审批。对于技术复杂或金额较大的采购项目，还需附上详细的可行性分析报告或技术论证报告。3.采购部门收到审批通过的《设备采购申请表》后，纳入采购计划。第七条供应商选择与管理1.采购部门应通过多种渠道搜集潜在供应商信息，建立供应商信息库。供应商应具备合法的经营资格、良好的商业信誉、必要的生产或供应能力、完善的质量保证体系和售后服务能力。2.对重要或长期合作的供应商，采购部门可组织相关部门进行实地考察，评估其综合实力。3.建立供应商评价与淘汰机制，定期对供应商的履约情况、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估，动态管理合格供应商名录。第八条采购方式确定根据采购设备的金额、特性、市场竞争状况及公司相关规定，选择适宜的采购方式，主要包括：1.公开招标：适用于采购金额达到一定标准、市场竞争充分的设备采购项目。应按照规定程序发布招标公告、组织开标、评标、定标。2.邀请招标：适用于采购金额达到一定标准，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。向三家及以上合格供应商发出投标邀请书。3.询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单、市场价格透明的设备。向三家及以上供应商发出询价单，比较报价后择优确定。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，如专利产品、专有技术等。需提供充分的理由并按规定审批。5.竞争性谈判/磋商：适用于技术复杂或性质特殊，无法精确拟定技术规格，或时间紧急的采购项目。通过与多家供应商谈判，确定最优方案。具体采购方式的适用标准及审批权限，由公司另行制定细则明确。第九条采购执行与合同签订1.采购部门根据确定的采购方式，组织开展招标、询价、谈判等采购活动。过程应做好记录，确保公开、公平、公正。2.确定中标或成交供应商后，采购部门应及时向其发出成交通知书。3.采购部门依据成交通知书及相关约定，与供应商拟定采购合同。合同内容应包括设备名称、规格型号、数量、价格、质量标准、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准、付款方式、违约责任、售后服务及争议解决方式等主要条款。4.采购合同按规定权限逐级审批后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签字盖章生效。第十条履约验收1.设备到货后，采购部门应及时通知使用部门、技术部门（如需要）共同进行验收。2.验收人员应依据采购合同、技术协议及相关标准，对设备的数量、外观、规格型号、技术参数、随机文件（如说明书、合格证、保修卡等）进行逐项核对和检验。必要时，可进行开机试运行或委托第三方机构进行检测。3.验收合格后，由参与验收的各方共同签署《设备验收单》，作为付款和入库的依据。验收不合格的，应立即通知供应商，按合同约定进行处理（如退货、换货、索赔等）。第十一条付款结算1.财务部门根据审批通过的《设备采购申请表》、采购合同、《设备验收单》、合规发票及其他必要凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。2.对于大额设备采购，可根据合同约定采用分期付款方式，付款比例应与设备的履约进度和验收情况相挂钩。第四章设备库存与处置管理（简述）第十二条入库管理经验收合格的设备，由使用部门或资产管理部门办理入库手续，登记设备台账，明确保管责任人。第十三条闲置与处置对于长期闲置或报废的设备，使用部门应提出处置申请，经审批后，由采购部门或资产管理部门按照公司资产处置相关规定进行处理，可采取调剂、转让、报废等方式，并做好残值回收工作。第五章监督与责任第十四条监督检查公司审计部门（或指定监督机构）应对设备采购制度的执行情况进行定期或不定期监督检查，重点检查采购流程的合规性、采购行为的公正性、资金使用的效益性等。第十五条责任追究对于在设备采购过程中出现的违规违纪行为，如虚报冒领、收受回扣、泄露招标信息、玩忽职守、徇私舞弊等，一经查实，将依据公司