采购合同评审与管理规范模板

采购合同评审与管理规范模板一、适用范围与业务场景本规范适用于企业各类采购业务的合同评审与管理全流程，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等场景。具体包括：新供应商合作前的合同评审；现有供应商续签或重大条款变更的合同审核；采购金额达到规定阈值（如单笔超过10万元或年度累计超过50万元）的标准合同管理；涉及质量、交付、付款等核心条款的特殊合同管控。二、操作流程与步骤详解（一）采购需求确认与供应商初选需求发起：业务部门根据生产计划或项目需求，填写《采购需求申请表》，明确采购标的、规格型号、数量、交付时间、预算金额等核心要素，经部门负责人*审批后提交至采购部。供应商筛选：采购部根据需求类型，从合格供应商库中筛选至少3家候选供应商，对新供应商需完成资质审查（营业执照、相关行业资质、过往业绩等），形成《供应商评估报告》。（二）合同起草与内部评审合同起草：采购部根据选定供应商及需求条款，参照《合同示范文本》起草合同，明确以下核心内容：双方主体信息（供应商全称、统一社会信用代码等）；采购标的（名称、规格、型号、技术参数）；数量与质量标准（执行国标/行标/企标，附技术协议附件）；价格与支付方式（单价、总价、币种、付款条件、票据类型）；交付与验收（交付时间、地点、运输方式、验收流程及标准）；违约责任（逾期交货、质量不达标、付款违约等情形的处理方式）；争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地）。内部评审：部门会签：合同初稿依次提交至财务部（审核价格、支付条款）、法务部（审核合规性、法律风险）、质量部（审核质量标准、验收条款），相关部门需在2个工作日内反馈书面意见，采购部汇总修改后形成《合同评审记录表》。管理层审批：根据合同金额分级审批（如10-50万元由采购总监审批，50万元以上由总经理审批），审批通过后形成最终版合同文本。（三）合同谈判与签订商务谈判：采购部与供应商就合同条款（价格、交付周期、付款条件等）进行谈判，重大条款变更需重新启动内部评审流程。谈判达成一致后，双方在合同文本上签字盖章（供应商需盖公章及法定代表人签章，企业需盖合同专用章）。合同分发：签订后，采购部将正本合同分发至财务部、法务部、业务部门及档案室（一式四份），同步在《合同台账》中登记合同编号、签订日期、金额、供应商等信息。（四）合同履行与跟踪交付跟踪：业务部门根据合同约定交付时间，提前7天提醒供应商备货，收货时核对数量、规格，签署《收货确认单》，并同步抄送采购部。质量验收：质量部按合同约定的质量标准及验收流程，在到货后5个工作日内完成检验，出具《质量验收报告》；验收不合格的，及时通知采购部启动退换货或索赔流程。履约监控：采购部每月对合同履行情况（交付及时率、合格率、付款进度等）进行统计，形成《合同履约跟踪表》，对异常情况（如延迟交付）协调供应商整改，必要时上报管理层。（五）合同变更、终止与归档合同变更：因需求调整、政策变化等原因需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，说明变更原因、内容及影响，经原审批流程审核通过后，双方签订《补充协议》，并更新《合同台账》。合同终止：出现法定或约定终止情形（如一方违约、不可抗力等）时，采购部牵头组织评估终止影响，拟定《合同终止协议》，明确双方权利义务（如已付款项处理、违约赔偿等），经审批后签署。合同归档：合同履行完毕或终止后30日内，采购部将合同正本、评审记录、补充协议、验收报告等资料整理成册，移交档案室统一保管，保管期限不少于合同终止后10年。三、核心表单模板（一）合同评审记录表合同编号采购标的供应商名称评审环节评审意见评审部门/人日期CG-2024-001A型钢材钢铁有限公司财务部审核价格符合预算，建议分期付款张*2024-03-01法务部审核质量争议解决条款需明确“以第三方检测机构为准”李*2024-03-02质量部审核技术参数与样品一致，验收标准可行王*2024-03-03综合结论□通过□修改后通过□不通过（说明：_______________________）采购总监：*2024-03-04（二）合同履约跟踪表合同编号采购标的供应商计划交付实际交付交付及时率验收结果付款进度异常情况及处理CG-2024-002设备维修服务技术公司2024-04-102024-04-12100%合格预付款50%已付无CG-2024-003B型配件电子厂2024-04-152024-04-1880%3件不合格（已退换）验收合格后付30%延期3天，供应商承诺补偿1%违约金（三）合同变更申请表原合同编号变更内容变更原因对原合同影响申请人部门负责人审批意见CG-2024-001数量：100吨→120吨生产线扩产需求增加总价上涨12万元，付款周期不变赵*生产部经理*同意，按新流程评审四、关键注意事项与风险提示（一）合规性要求合同主体需具备完全民事行为能力，供应商资质需在有效期内，避免与“三无”企业合作；合同条款不得违反法律法规（如《民法典》《招标投标法》），严禁设置“阴阳合同”或规避招标条款；涉及专利、商业秘密等内容的，需在合同中明保证密条款及保密期限。（二）风险控制要点价格条款需结合市场调研及历史数据，保证价格公允，避免虚高或低价劣质风险；质量标准需量化（如“合格率≥98%”“功能参数误差≤±1%”），避免模糊表述（如“质量良好”）；违约责任需对等，明确违约金计算方式（如“逾期交货按日收取合同总额的0.05%”），避免“霸王条款”。（三）沟通与协作评审过程中各部门需及时反馈意见，避免因信息滞后导致条款遗漏；履行过程中业务部门与供应商保持密切沟通，异常情况需第一时间同步采购部及法