合同管理审批流程标准化模板法律合规性保障工具

一、适用业务场景本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化审批流程，尤其适用于需要强化法律合规性保障的合同场景，包括但不限于：日常采购合同：如原材料采购、设备采购、服务外包等涉及资金支出的合同；业务合作合同：如客户销售合同、渠道合作协议、项目开发合同等对外合作类文件；内部管理合同：如劳动合同、租赁合同、保密协议等涉及内部权益的合同；重大专项合同：如战略合作协议、并购合同、知识产权许可合同等高价值、高风险合同。通过标准化流程，可保证合同签订前各环节责任明确、审查到位，降低法律风险，提升管理效率。二、标准化操作流程（一）合同发起与信息预填写发起主体：由业务部门经办人（如*业务员）根据合作需求发起合同审批流程。操作内容：登录合同管理系统（或填写纸质《合同审批单》），填写合同基础信息，包括合同名称、合同编号（按规则自动，如“年份-部门-序号”）、甲方/乙方主体信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同金额（大写+小写）、签订日期、合同期限、主要标的（如货物名称、服务范围）等；合同附件，包括合作意向书、技术参数、对方资质证明（如营业执照复印件、相关行业许可证）、报价单等支撑材料。要点提示：乙方信息需完整准确，涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需核实对方行业资质是否在有效期内。（二）部门内部初审审核主体：业务部门负责人（如*部门经理）或指定审核人。操作内容：审核合同的业务必要性：是否符合部门年度计划、是否经过预算审批；审核合同条款的完整性：是否明确约定双方权利义务、履行期限、验收标准、违约责任等核心条款；审核附件材料的匹配性：附件是否与合同内容一致，是否支撑关键条款（如技术参数、价格构成）。输出成果：通过初审的，在系统中流转至下一环节；未通过的，退回经办人并注明修改意见（如“需补充对方资质证明”“需明确违约金计算方式”）。（三）法务合规审查审核主体：法务部门专员（如*法务专员）或外部法律顾问（如需）。操作内容：主体合法性审查：核实甲方/乙方是否为合法存续的法人/组织，法定代表人/授权代表签字是否有效（需提供授权委托书）；条款合法性审查：检查合同内容是否符合《民法典》《公司法》《招标投标法》等法律法规，是否存在无效条款（如“造成对方人身伤害不承担责任”等免责条款）；风险点识别：重点关注知识产权归属、争议解决方式（明确约定管辖法院/仲裁机构）、保密条款、解除条件等高风险条款，提出修改建议（如“争议解决建议约定为甲方所在地人民法院”）；合规性提示：针对特殊行业（如金融、数据安全），需审查是否符合行业监管规定（如《数据安全法》对数据处理的要求）。输出成果：出具《法务审查意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过”的结论，并附具体条款修改说明。（四）财务审核审核主体：财务部门负责人（如*财务主管）或指定财务人员。操作内容：金额与支付条款审核：合同金额是否与预算一致，付款方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合公司财务制度，收款账户信息是否准确（需核对对方银行账户开户证明）；税务合规性审核：是否明确税费承担方，发票类型（如增值税专用发票）是否符合抵扣要求，是否存在“先票后款”等合规风险；履约能力评估：对于大额合同，可评估对方的财务状况（如资产负债率、现金流），防范履约风险。输出成果：通过审核的，流转至下一环节；未通过的，退回并说明理由（如“付款比例超预算”“未约定发票开具时间”）。（五）领导审批审批主体：根据合同金额及重要性，由对应层级领导审批（如副总经理、总经理、董事会）。审批权限划分示例：金额≤10万元：部门负责人+法务+财务审核后，由*副总经理审批；10万元＜金额≤50万元：需*总经理审批；金额＞50万元或涉及重大战略合作的：需提交董事会审议。操作内容：审核合同的整体商业价值、战略符合性及风险可控性；对跨部门争议事项进行协调决策（如业务部门与法务部门的条款分歧）。输出成果：审批通过后，系统自动《合同审批通过通知书》；未通过的，由综合管理部（或行政部）退回发起人并说明原因。（六）用印与归档用印操作：综合管理部（或行政部）凭《合同审批通过通知书》及最终版合同文本，在合同管理系统发起用印申请；核对合同文本与审批版本是否一致，检查骑缝章、签字页是否完整，用印后返还合同正本。归档管理：电子归档：将最终版合同、审批单、附件材料等扫描至合同管理系统，设定查阅权限；纸质归档：合同正本由综合管理部统一编号、装订、保存，保存期限不少于合同履行期满后5年（涉及诉讼的，保存至诉讼终结）。三、配套工具表格（一）合同审批流程表流程阶段操作节点责任主体操作说明时限要求输出成果合同发起填写基础信息与附件业务经办人（*业务员）登录系统填写合同基本信息，合作意向书、对方资质等附件发起后1个工作日内《合同审批单》（电子+纸质）部门初审业务必要性及条款完整性审核业务负责人（*部门经理）审核合同是否符合部门计划、条款是否完整收到后1个工作日内初审意见（通过/退回）法务合规审查合法性及风险审查法务专员（*法务专员）出具《法务审查意见书》，明确修改条款收到后2个工作日内《法务审查意见书》财务审核金额、支付及税务审核财务主管（*财务主管）核对预算、付款方式、税费承担等收到后1个工作日内财务审核意见（通过/退回）领导审批商业价值及战略决策对应层级领导（*总/副总）根据权限审批，协调跨部门争议收到后1-3个工作日《合同审批通过通知书》用印与归档用印申请与档案管理综合管理部（*行政专员）核审批次后用印，电子/纸质同步归档审批通过后1个工作日内合同正本、归档记录（二）合同基本信息表（模板）项目名称填写内容合同编号（系统自动，如2024-采-001）合同名称（如“XX公司办公设备采购合同”）甲方信息名称：_________；统一社会信用代码：_________；法定代表人：_________；地址：_________乙方信息名称：_________；统一社会信用代码：_________；法定代表人：_________；地址：_________合同金额人民币（大写）：_________元整；（小写）：¥_________元合同期限自_年_月_日起至_年__月__日止主要标的（如“采购办公电脑50台，型号为XX，单价5000元/台”）付款方式（如“签订后预付30%，验收合格后付70%”）争议解决方式（如“协商不成，提交甲方所在地人民法院诉讼解决”）附件清单1.合作意向书；2.乙方营业执照复印件；3.报价单发起部门___________发起人___________发起日期____年__月__日四、关键合规要点主体资格审查“三查”：查营业执照（核实是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同业务）；查资质证明（如特殊行业需许可证、安全生产许可证等）；查授权委托书（若对方由授权代表签字，需核查授权范围及期限）。核心条款“四明确”：明确权利义务（如货物交付标准、服务质量要求）；明确履行期限（如交货时间、服务周期、验收节点）；明确违约责任（如违约金计算方式、赔偿范围）；明确争议解决（优先约定诉讼管辖，避免“由XX地仲裁委员会仲裁”的模糊表述）。风险预警“双关注”：关注格式条款：若使用对方提供的合同模板，需重点审查是否存在“霸王条款”（如“最终解释权归甲方所有”）；关注履约能力：对大额/长期合同，可要求对方提供担保函、保证金或履约保函，降低