企业合同管理模板与合同审批流程

企业合同管理模板与合同审批流程一、适用范围与核心应用场景二、合同管理全流程操作指引（一）合同起草发起主体：由业务部门根据合作需求发起，指定专人负责起草（如采购专员、销售经理等）。内容要求：明确合同主体信息（甲方/乙方名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）；清晰约定合同标的（货物名称/服务内容、规格型号、技术参数等）；确定核心条款（金额、计价方式、支付周期、履行期限、交付/验收标准、违约责任、争议解决方式等）；附件需完整（如技术协议、报价单、资质文件等，与具有同等效力）。内部初审：起草人完成初稿后，需与部门负责人沟通，确认业务需求与条款可行性，形成《合同起草说明》（含背景、目的、核心条款说明）。（二）合同审核审核职责划分：业务部门审核：重点审核合同标的、数量、价格、履行期限等是否与业务需求一致，合作方资质（如营业执照、行业许可证）是否真实有效。法务部门审核：重点审核条款合法性（如是否符合《民法典》《公司法》等法律法规）、权利义务对等性、违约责任可执行性、争议解决方式约定（如仲裁/诉讼管辖地）。财务部门审核：重点审核金额准确性、支付方式与企业财务制度匹配度（如预付款比例、发票类型、税务处理）、资金风险控制（如履约保证金条款）。审核反馈与修改：各审核部门需在2个工作日内反馈意见，明确标注修改建议及原因；起草人根据意见修改后，重新提交审核，直至通过。（三）合同审批审批权限划分（根据企业规模与合同金额设定，示例）：金额≤5万元：部门负责人审批→分管副总审批；5万元＜金额≤50万元：部门负责人审批→分管副总审批→总经理审批；金额＞50万元：部门负责人审批→分管副总审批→总经理审批→董事长审批。审批流程：起草人将审核通过后的合同及《合同审批表》提交至对应审批人；审批人需在1个工作日内完成审批，明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并说明理由；若“不同意”，合同终止并退回起草部门；若“修改后同意”，起草人完成修改后重新提交审批。（四）合同签署签署准备：审批通过后，由行政部或法务部统一打印合同文本（一式X份，根据合作方需求确定），核对条款与审批版本一致。签署规范：企业方由法定代表人或其授权代表签署，需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限）；合作方签署时，需核对其身份真实性（如核对营业执照副本、法定代表人证件号码等），保证签字/盖章清晰；合同签署页需注明签署日期，骑缝章需加盖完整（多页合同）。（五）合同履行与归档履行跟踪：业务部门为合同履行第一责任人，需定期跟踪履约进度（如交付节点、验收情况、付款申请），记录《合同履行台账》，发觉异常及时上报。归档管理：合同签署完成后，原件由行政部统一归档（电子档同步存入企业合同管理系统）；归档材料包括：合同文本、审批流程文件、附件、《授权委托书》、履行记录等；归档编号规则：[年份]-[合同类型简称]-[序号]（如“2024-CG-001”代表2024年采购合同第1号）。三、常用合同管理模板工具（一）合同审批表合同基本信息合同名称合同编号合同类型□采购□销售□服务□租赁□其他签约相对方合同金额（元）履行期限起草部门起草人审核意见业务部门审核意见：□同意□修改后同意□不同意（说明理由：）审核人：______日期：______法务部门审核意见：□同意□修改后同意□不同意（说明理由：）审核人：______日期：______财务部门审核意见：□同意□修改后同意□不同意（说明理由：）审核人：______日期：______审批意见部门负责人审批意见：□同意□不同意（说明理由：）审批人：______日期：______分管副总审批意见：□同意□不同意（说明理由：）审批人：______日期：______总经理审批意见：□同意□不同意（说明理由：）审批人：______日期：______备注如需董事长审批，在此栏补充意见：审批人：______日期：______（二）合同台账合同编号合同名称合同类型签约相对方签约日期生效日期到期日期合同金额（元）履行状态归档号负责人□待履行□履行中□已完成□终止（三）合同变更记录表原合同编号变更事项变更前内容变更后内容变更原因审批意见变更生效日期归档附件四、风险规避与关键管理要点主体审查：签约前务必核实合作方主体资格，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约，必要时通过“国家企业信用信息公示系统”查询信用记录。条款严谨：避免使用“大概”“约”等模糊表述，金额、数量、时间等需明确具体；违约责任应与权利义务对等，避免“单方免责”条款。审批闭环：严禁“先签后批”或跳过审核环节，紧急情况需经总经理特批后方可签署，事后2个工作日内补齐审批流程。印章管理：合同需加盖企业合同专用章或公章，严禁部门章或个人章代替；用印需登记《印章使用台账》，记录用印人、用印日期、用印事