物资采购申请与审批流程模板

物资采购申请与审批流程模板一、适用场景与对象二、流程操作步骤详解（一）需求发起与申请表填写发起条件：部门因工作需要采购物资时，由需求部门指定申请人发起流程。操作步骤：申请人填写《物资采购申请表》（模板见第三部分），详细填写物资名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、紧急程度等信息，并附《物资需求明细清单》（如为批量采购或复杂物资）。如涉及超预算采购（单笔或年度累计超出部门预算额度），需在申请表中注明“超预算说明”，详细阐述超预算原因及必要性。关键要求：信息需真实、准确、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类、数量）；紧急程度需根据实际工作需求勾选“紧急”或“常规”，紧急物资需标注“预计到货时间”。（二）部门负责人审核审核职责：需求部门负责人对采购申请的必要性、合理性及预算匹配度进行审核。审核内容：核实物资是否为部门工作必需，是否存在可替代方案（如内部调配、租用等）；审核预估单价、数量是否符合实际需求，是否存在过度采购；确认部门预算余额是否充足，超预算部分是否符合企业预算调整规定。操作动作：审核通过后在《物资采购申请表》“部门负责人意见”栏签字确认，并注明“同意采购”；如不通过，需注明驳回理由并退回申请人修改。时限要求：常规采购需在1个工作日内完成审核；紧急采购需在4小时内完成。（三）采购部门合规性与可行性审核审核职责：采购部门对采购申请的合规性、市场可行性及采购方式进行审核。审核内容：核查采购物资是否属于企业《物资采购目录》内品类，是否需要履行招投标、询比价等采购程序；对物资规格型号、技术参数进行专业评估，保证符合使用需求；根据采购金额及企业制度确定采购方式（如：小额采购采用“货比三家”询价、大额采购采用公开招标等）。操作动作：审核通过后，需在“采购部门意见”栏签字并注明“建议采购方式”（如：询价采购、招标采购）；如需调整采购数量或规格，与需求部门沟通后修改申请表。时限要求：常规采购2个工作日内完成；紧急采购1个工作日内完成。（四）财务部门预算与资金审核审核职责：财务部门对采购申请的预算匹配度、资金安排及付款方式进行审核。审核内容：核对采购预算金额是否在年度/季度预算额度内，超预算部分是否已履行预算调整审批；评估企业当前资金状况，确认是否可安排采购资金；明确付款方式（如：预付款比例、货到付款、分期付款等），是否符合企业财务管理制度。操作动作：审核通过后在“财务部门意见”栏签字并注明“预算审核通过”；如资金不足或预算不符，需注明原因并退回。时限要求：常规采购2个工作日内完成；紧急采购1个工作日内完成。（五）领导审批（分级审批）根据采购金额及物资重要性，实行分级审批：低值采购（单笔金额≤5000元）：由需求部门负责人、采购部门、财务部门审核通过后即可生效，无需额外领导审批。中等金额采购（5000元＜单笔金额≤50000元）：需分管采购/业务的副总经理审批，在“分管领导意见”栏签字确认。大额采购（单笔金额＞50000元）：需经分管领导审核后，报总经理审批，在“总经理意见”栏签字确认。特殊采购（如战略物资、进口设备等）：可根据企业规定增加总经理办公会集体审议环节。时限要求：分管领导1个工作日内完成审批；总经理2个工作日内完成审批。（六）采购执行与进度跟踪采购实施：采购部门根据审批通过的申请表及确定的采购方式，开展供应商寻源、询比价、合同签订等工作。进度反馈：采购过程中，如遇供应商延迟交货、价格大幅波动等异常情况，需及时向需求部门及财务部门反馈，协商解决方案。资料归档：采购完成后，将采购合同、订单、供应商报价单等资料整理存档，作为后续验收及付款依据。（七）物资验收与入库验收组织：物资到货后，由需求部门牵头，采购部门、仓库管理员共同参与验收（技术复杂物资可邀请技术人员参与）。验收内容：核对物资名称、规格型号、数量是否与采购申请一致；检查物资质量、包装是否完好，是否符合技术参数要求；出具《物资验收单》，验收合格需三方签字确认；不合格物资需注明“拒收原因”并联系供应商退换货。入库登记：验收合格后，仓库管理员及时办理入库手续，登记台账，更新库存信息。（八）付款与资料归档付款申请：采购部门凭《物资采购申请表》《采购合同》《物资验收单》等资料，向财务部门申请付款。财务付款：财务部门审核资料无误后，按照合同约定付款方式办理付款手续。归档管理：采购部门将《物资采购申请表》《采购合同》《物资验收单》《付款凭证》等资料统一整理，按“一采购一档”原则归档保存，保存期限不少于3年。三、物资采购申请表（模板）物资采购申请表基本信息申请人某所属部门某部门联系方式（内部分机号）申请日期年月*日物资信息物资名称（如：A4打印纸、笔记本电脑、生产配件等）规格型号（如：80g白、ThinkPadT14、型号轴承等）单位（如：箱、台、个等）数量预估单价（元）预算金额（元）用途说明（需详细说明用于哪个项目/日常工作环节，如：项目办公耗材、生产车间备件等）紧急程度□紧急（预计到货时间：年月*日前）□常规超预算说明（如超预算，请填写：超预算金额_元，原因___________________）审批流程审核环节意见部门负责人审核□同意采购□不同意采购（理由：______________________）采购部门审核□建议采用：□询价采购□招标采购□其他：______________________财务部门审核□预算审核通过□预算不足（理由：______________________）分管领导审批（如需）□同意□不同意（理由：______________________）总经理审批（如需）□同意□不同意（理由：______________________）备注（其他需要说明的事项，如：特殊供应商要求、质量标准等）四、使用说明与注意事项（一）信息填写规范申请表中的“物资名称”“规格型号”“数量”等核心信息需与实际需求一致，不得虚构或夸大；预算金额需参考近期市场价格或历史采购数据，保证预估合理，避免因预算偏差导致审批延误；“用途说明”需具体明确，避免笼统填写“部门使用”，便于审批部门判断采购必要性。（二）预算与超预算处理采购前需确认部门预算余额，严禁无预算、超预算采购（特殊情况需提前申请预算调整）；超预算采购需在申请表中详细说明原因（如市场价格波动、新增工作任务等），并附相关证明材料（如报价单、任务批文等）。（三）紧急采购流程紧急采购需在申请表中勾选“紧急”并注明预计到货时间，可适当简化部分审批环节（如：先通过电话向分管领导口头请示，后补签字手续）；紧急采购完成后，需在3个工作日内补全所有审批流程资料，保证采购合规性。（四）审批时限管理各审批环节需在规定时限内完成，如遇特殊情况无法按时审批，需提前通知申请人并说明原因；审批流程中任何环节被驳回，需明确驳回理由，申请人修改后重新提交。（五）验收与责任追溯物资验收必须严格按采购标准执行，严禁“先入库后验收”或“代签验