工程项目合同管理办法范本

第一章总则第一条目的与依据为规范公司工程项目合同管理工作，明确合同管理职责，防范合同风险，保障合同当事人的合法权益，确保工程项目顺利实施，依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律法规，结合公司实际情况，制定本办法。第二条适用范围本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）在工程项目投资、建设、运营等全过程中所涉及的各类合同的策划、谈判、起草、评审、签订、履行、变更、解除、争议解决、归档等管理活动。第三条基本原则工程项目合同管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更和解除等行为必须符合国家法律法规及政策规定。（二）平等自愿、公平诚信原则：合同当事人法律地位平等，协商一致订立合同，恪守诚实信用，履行约定义务。（三）风险控制原则：强化合同风险意识，对合同签订前、履行中及履约后的风险进行识别、评估和控制。（四）全过程管理原则：对合同从策划、谈判、签订到履行、终止、归档的整个生命周期进行系统性管理。（五）效益优先原则：在合法合规的前提下，追求合同效益最大化，维护公司正当经济利益。第四条管理体系公司建立统一领导、分级负责、归口管理的合同管理体系。（一）公司层面设立合同管理领导小组，负责统筹协调重大合同事项，审定合同管理重要制度。（二）公司指定专门的职能部门（如法务部或经营管理部，以下统称“合同管理部门”）作为合同归口管理部门，负责合同管理办法的制定与解释、合同范本的制定与推广、合同评审的组织、合同履行的监督检查、合同纠纷的协调处理及合同管理人员的培训等。（三）各业务部门（如工程技术部、采购部、项目部等）是合同的承办部门，负责其所辖业务范围内合同的策划、谈判、起草、履行、变更、纠纷初步处理及合同资料的收集整理。（四）项目部作为工程项目的具体实施单位，负责项目现场合同的履行管理、过程记录、变更签证的初步确认及与合同相关的信息反馈。第二章合同的策划与准备第五条合同策划工程项目立项后，承办部门应根据项目特点、规模、复杂程度及法律法规要求，进行合同策划。合同策划应包括但不限于：（一）合同模式的选择（如EPC、施工总承包、专业分包、劳务分包、采购合同等）。（二）合同分标的划分与界面界定，避免责任重叠或遗漏。（三）主要合同条款的初步设想，如工程范围、工期、质量标准、计价方式、付款条件、违约责任等。（四）合同风险的初步识别与应对策略。合同策划方案应报合同管理部门及相关领导审批。第六条资格审查在与潜在合同相对方（以下简称“对方当事人”）进行实质性接触前，承办部门应对对方当事人的主体资格、资质资信、履约能力、商业信誉等进行审查。审查内容主要包括：（一）营业执照、相关资质证书、生产许可证等证明文件的真实性和有效性。（二）注册资本、财务状况、盈利能力及偿债能力。（三）类似项目的业绩经验和履约情况。（四）法定代表人身份证明或授权委托书。（五）其他必要的证明材料。对重要或大额合同的对方当事人，必要时可进行实地考察或要求其提供履约担保。第七条合同文本准备（一）公司合同管理部门应根据国家及行业标准，结合公司实际，制定和发布常用的合同示范文本。承办部门应优先采用公司发布的示范文本。（二）对于无示范文本的合同或特殊项目合同，承办部门应组织专业人员（必要时可聘请外部法律顾问）根据合同策划结果和项目具体要求起草合同文本。起草时应确保条款完整、内容明确、权责清晰、用语规范。（三）如对方当事人提供合同文本，承办部门应对其进行认真审查、修改，防止不平等条款或陷阱。第三章合同的谈判与订立第八条合同谈判（一）合同谈判由承办部门组织，根据需要可邀请合同管理部门、财务部门、技术部门等相关人员参加。重大合同谈判应成立谈判小组，并制定谈判策略和底线。（二）谈判内容应围绕合同主要条款及双方权利义务进行，特别关注工程范围、质量标准、工期、价款、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。（三）谈判过程应有详细记录，对达成一致的意见和存在争议的问题均应载明，并由参与谈判人员签字确认。第九条合同评审所有对外签订的工程项目合同在正式签订前必须经过评审。（一）承办部门完成合同草案及相关附件（如对方资质文件、谈判记录、招投标文件等）的准备后，填写《合同评审表》，连同合同文本一并提交相关部门评审。（二）评审部门一般包括：合同管理部门（负责法律合规性、条款严谨性审查）、财务部门（负责价款、支付方式、税务等财务风险审查）、工程技术部门（负责工程技术、质量、安全、工期等条款审查）、以及其他根据合同性质需要参与评审的部门。（三）评审部门应在规定时限内出具明确的评审意见。对存在异议的条款，承办部门应与相关方沟通协调，修改完善。必要时，可重新组织谈判和评审。（四）合同评审实行分级审批制度。根据合同金额、重要程度和风险等级，明确不同层级领导的审批权限。未经审批或审批未通过的合同，不得签订。第十条合同订立（一）合同文本经评审通过后，由承办部门按照审批意见办理签订手续。（二）签订合同应使用公司全称，并加盖公司合同专用章。合同专用章由合同管理部门统一保管和使用，建立用印登记制度。（三）法定代表人或其授权委托代理人在授权范围内签署合同。授权委托书应明确授权范围、权限和期限。（四）合同文本一般应一式多份，合同当事人各执份数及存档份数应在合同中明确。合同签订后，承办部门应及时将合同副本分送合同管理部门、财务部门及其他相关部门。第四章合同的履行与控制第十一条合同交底合同签订后，承办部门应在规定时间内组织合同交底。交底对象包括项目部、相关业务部门及合同履行的具体责任人。交底内容主要包括：合同主要条款、双方权利义务、履约关键点、风险防范措施、违约责任及争议解决方式等。交底应有记录，参与人员签字确认。第十二条履行跟踪（一）承办部门及项目部是合同履行的主要责任单位，应建立合同履行台账，对合同约定的各项义务（如工程进度、质量、安全、付款、材料供应、验收等）的履行情况进行动态跟踪和记录。（二）财务部门应根据合同约定办理款项支付，并对付款条件进行审核。付款必须与合同履行进度、验收情况相匹配。（三）在合同履行过程中，承办部门及项目部应密切关注对方当事人的履约情况，如发现对方可能或已经违约，应及时采取应对措施，并向合同管理部门及公司领导报告。第十三条合同变更与转让（一）合同签订后，因工程实际需要或客观情况发生重大变化，确需变更合同内容的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。（二）合同变更的程序参照合同订立的评审和审批程序执行。任何部门或个人不得擅自变更合同主要条款。（三）未经公司书面同意，不得将合同权利义务全部或部分转让给第三方。第十四条签证与索赔（一）工程实施过程中发生合同约定外的工作内容、设计变更、不可抗力等导致工程量增减或工期延误的，项目部应及时办理现场签证，由双方代表签字确认。签证应事实清楚、依据充分、内容准确、手续齐全。（二）当对方当事人违反合同约定，给公司造成损失时，承办部门及项目部应在合同约定的索赔期限内，收集相关证据，及时提出索赔意向通知书和索赔报告，维护公司合法权益。（三）当对方当事人提出索赔时，承办部门应认真审查其索赔依据的真实性、合法性和合理性，及时提出反索赔或答复意见，并报合同管理部门备案。第十五条合同资料管理承办部门应指定专人负责合同资料的收集、整理、保管。合同资料包括但不限于：合同文本、补充协议、变更协议、中标通知书、招投标文件、会议纪要、函件往来、签证单、验收报告、付款凭证、发票、对方当事人履约情况记录等。合同履行完毕后，承办部门应将全套合同资料整理归档，移交公司档案管理部门。第五章合同争议的解决第十六条争议协商合同履行过程中发生争议时，承办部门应首先尝试与对方当事人进行友好协商，争取通过和解解决争议。协商达成一致的，应签订书面和解协议。第十七条调解协商不成的，可根据合同约定或双方意愿，寻求第三方调解（如行业协会调解、行政调解等）。第十八条仲裁或诉讼协商或调解不成，且合同中约定了仲裁条款或事后达成仲裁协议的，应按约定向仲裁机构申请仲裁；合同中未约定仲裁条款且事后未达成仲裁协议的，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。在争议解决过程中，承办部门应积极配合合同管理部门及法律顾问，及时提供相关证据材料，制定应对策略。重大争议案件的处理方案需报公司合同管理领导小组审定。第六章合同的收尾与后评价第十九条合同收尾工程项目竣工验收合格、竣工结算完成、款项支付完毕（除质保金外）、缺陷责任期届满且无遗留问题后，合同进入收尾阶段。承办部门应办理合同终结手续，确认合同权利义务已全部履行完毕。第二十条合同后评价重大工程项目合同或具有典型意义的合同履行完毕后，合同管理部门可组织承办部门、项目部及相关部门对合同的签订、履行、管理过程进行后评价。评价内容主要包括：（一）合同策划的科学性与合理性。（二）合同条款的完备性与执行情况。（三）合同管理流程的有效性。（四）合同风险识别与控制的效果。（五）合同纠纷的处理经验与教训。（六）对合同对方当事人的履约评价。合同后评价报告应作为公司改进合同管理、优化合同范本的重要依据。第七章监督与责任第二十一条监督检查合同管理部门负责对公司各部门及项目部的合同管理工作进行定期或不定期的监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。第二十二条责任追究对于在合同管理工作中出现下列情形之一，给公司造成损失的，将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚、行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：（一）未经授权或超越权限签订、变更合同的。（二）在合同谈判、评审中故意隐瞒重要事实或提供虚假信息的。（三）违反合同评审程序，擅自签订合同的。（四）对合同对方当事人资格审查不严，导致合同无效或被骗的。（五）在合同履行过程中，因疏于管理、玩忽职守或不当履行职责，导致公司权益受损的。（六）发生合同纠纷后，未及时采取措施或报告，致使损失扩大的。（七）擅自泄露合同商业秘密的。（八）伪造、变造、丢失、损毁重要合同资料的。第二十三条奖励对在合同管理工作中认真负责、有效防范重大风险、成功挽回或避免公司重大损失、提出合理化建议并显著提高合同管理效益的单位或个人，公司将给予表彰和奖励。第八章附则第二十四条解释权本办法由公司合同管理部门负责解释。第二十五条施行日期本办法自发布之日起施行。原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。第二十六条附件本办法附件包括（但不限于）：（一）《合同评审表》（格式）（二）《合同台账》（格式）（三）《合同授权委托书》（格式）（四）公司常用工程项目合同示范文