学校疫情档案归档制度

PAGE学校疫情档案归档制度一、总则（一）目的为加强学校疫情防控期间各类档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和统计分析，为学校疫情防控工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校在疫情防控期间形成的各类文件、资料、记录等档案的归档管理。包括但不限于疫情防控工作方案、应急预案、物资采购与发放记录、人员健康监测数据、疫情防控工作会议纪要、师生员工疫情相关证明材料等。（三）基本原则1.真实性原则：归档的档案必须真实反映学校疫情防控工作的实际情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集、整理疫情防控期间形成的各类档案，保证档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.规范性原则：按照统一的分类标准、编号规则和整理方法进行档案归档，确保档案管理的规范化、标准化。4.及时性原则：在疫情防控工作结束后，及时对相关档案进行整理、归档，避免档案积压和散失。二、档案分类与编号（一）分类标准1.综合管理类：包括学校疫情防控工作领导小组的文件、通知、会议纪要等综合性材料。2.防控措施类：涵盖疫情防控工作方案、应急预案、防控措施落实情况记录等。3.物资管理类：涉及疫情防控物资的采购计划、采购合同、出入库记录、库存清单等。4.人员管理类：包含师生员工的健康监测记录、核酸检测报告、疫苗接种情况、请假与缺勤记录等。5.教学管理类：如疫情期间教学调整方案、线上教学资料、学生学业考核记录等。6.宣传教育类：包括疫情防控宣传资料、健康教育活动记录、舆情监测与应对材料等。7.其他类：不属于上述分类的其他与学校疫情防控相关的档案。（二）编号规则采用年度类别流水号的编号方式。例如：2022ZH001，表示2022年综合管理类的第1份档案。其中，“ZH”为综合管理类的类别代码，其他类别依次用相应的代码表示，如“FK”代表防控措施类，“WZ”代表物资管理类等。流水号从001开始依次递增。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门指定专人负责本部门疫情防控档案的收集工作，确保档案及时、准确地收集齐全。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、照片、视频等各种载体形式。3.对于重要的文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，需收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（二）整理方法1.纸质档案按照分类标准对收集的纸质文件进行分类。每份文件应保持完整，去除不必要的附件和空白页。在文件首页右上角加盖档案章，并填写档案编号、日期等信息。按照编号顺序依次排列，每类档案单独装订成册，在装订处加盖骑缝章。2.电子档案按照分类标准建立电子文件夹，将电子文件分类存储。电子文件命名应规范，采用“文件主题日期部门”的格式，如“疫情防控工作方案20220301校办”。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。3.照片和视频档案对照片和视频进行筛选，选取与疫情防控工作相关的有价值的资料。照片应注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息；视频应添加文字说明，包括视频主题、拍摄时间、地点等。将照片和视频按照分类标准进行整理，存储在相应的文件夹中。四、档案归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案，定期移交至学校档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，按照编号顺序将档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、起止编号等信息。4.将档案盒存放在专门的档案库房中，按照档案架的排列顺序进行存放。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。2.建立档案库房管理制度，严格限制非档案管理人员进入库房。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.对电子档案应定期进行维护和更新，防止数据丢失或损坏。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.学校内部人员因工作需要查阅疫情档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及疫情防控工作的外部单位或人员查阅档案的，需持有单位介绍信或相关证明材料，经学校疫情防控工作领导小组批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门办理查阅登记手续，领取档案查阅证。2.在档案管理人员的陪同下，在指定的查阅地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅地点。3.查阅过程中，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、保密的原则，不得将档案用于与疫情防控工作无关的目的。2.如需复印、摘录档案内容的，需经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行操作。3.对涉及个人隐私、敏感信息的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露给无关人员。六、档案统计与鉴定（一）统计工作1.档案管理部门应定期对疫情档案进行统计，包括档案数量、类别、查阅利用情况等。2.建立档案统计台账，详细记录档案的收进、移出、保管、查阅等情况，确保统计数据的准确、及时。3.定期对档案统计数据进行分析，为学校疫情防控工作决策提供参考依据。（二）鉴定工作1.学校应定期组织对疫情档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由学校档案管理部门牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，综合评估档案的价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。4.对失去保