档案印证管理制度

PAGE档案印证管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案真实、完整、有效，充分发挥档案在公司管理、决策、业务开展等方面的印证作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案，包括但不限于文件、合同、协议、报表、记录、信函、证照等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖公司运营过程中产生的各类重要信息，确保档案资料的全面性。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。4.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密等敏感信息的档案严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于查询、利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案目录和索引，确保档案检索便捷。4.定期对档案进行检查、鉴定，对过期或无用档案进行清理。5.负责档案的借阅、归还、查阅登记等工作，监督档案使用情况。6.开展档案信息化建设，实现档案信息的电子化管理和共享。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的借阅、查阅等相关工作，确保本部门档案的安全与完整。3.按照档案管理部门要求，及时更新本部门档案信息，保证档案的时效性。（三）员工个人职责1.员工在工作中应妥善保管个人形成的各类档案资料，按照公司规定及时归档。2.在使用档案时，应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、损坏、丢失档案。3.配合档案管理部门及兼职档案员的工作，积极提供档案相关信息。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议等。2.各类合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同、技术合作协议等。3.内部管理制度、规定、流程文件。4.财务报表、审计报告、税务资料等。5.项目立项、可行性研究报告、项目进展记录、验收文件等。6.员工人事档案，包括入职资料、劳动合同、培训记录、考核结果等。7.对外宣传资料、广告策划方案、宣传报道等。8.其他与公司业务相关的重要文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案及时、完整收集。2.收集的档案应保持原始状态，不得随意裁剪、拼接、涂抹。3.对于电子文件，应确保其格式正确、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.按照档案类别进行分类，如行政管理类、业务合同类、财务类、人事类等。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，采用统一规格的档案盒或文件夹进行装订。4.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。四、档案存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等设施设备，确保档案安全存储。2.档案应分类存放于档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找。3.对于电子档案，应存储于服务器或存储设备中，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.根据档案的重要性和性质，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下）。2.具体保管期限参照国家相关法律法规及行业标准执行，同时结合公司实际情况进行确定。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储环境等。2.每年至少进行一次全面检查，发现问题及时采取措施进行处理，如修复损坏档案、调整存储环境等。五、档案利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全与保密。2.档案利用应服务于公司的管理、决策、业务开展等工作需要。（二）借阅流程1.内部员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后办理档案借阅手续，登记借阅人姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅日期、预计归还日期等信息。4.借阅人凭有效证件到档案管理部门领取档案，并在规定期限内归还。（三）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门指定地点进行查阅。2.查阅档案时，档案管理部门应安排专人在场监督，查阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.如需摘抄、复制档案，需另行填写《档案摘抄/复制申请表》，经档案管理部门负责人批准后，按照规定进行办理。（四）归还要求1.借阅人应按时归还档案，如因特殊情况需要延期归还，应提前向档案管理部门申请并说明原因。2.档案归还时，档案管理部门应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应依据国家法律法规、行业标准及公司档案管理制度，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。（二）销毁流程1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁方式、执行人员等，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，提升档案服务质量。（二）数据录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息化录入工作，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护，包括数据更新、备份、清理等，保证系统数据的时效性和安全性。（三）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，确保不同人员只能访问其权限范围内的档案信息。2.采取数据加密、防火墙、入侵检测等技术手段，防止数据泄露、篡改和非法访问。3.制定信息安全应急预案，定期进行演练，确保在信息系统