融资租赁档案管理制度

PAGE融资租赁档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司融资租赁档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，保障公司融资租赁业务的顺利开展，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司在融资租赁业务活动中形成的各类档案，包括但不限于项目立项文件、租赁合同、承租人资料、担保文件、租金支付记录、设备交付与验收文件、档案保管与借阅记录等。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映融资租赁业务的全过程，确保内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保存与业务相关的各类文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文件表述等符合实际情况。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄露。5.保密性原则：对涉及商业秘密、承租人隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止信息泄露。6.可追溯性原则：档案应具备清晰的脉络和可追溯性，便于业务查询和审计。（四）管理职责1.档案管理部门负责制定和完善公司融资租赁档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司融资租赁档案，对档案进行分类、整理、编号、装订、存储等工作。建立档案检索系统，负责档案的查询、借阅、归还等日常管理工作。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。监督、指导各业务部门做好档案的收集、整理和移交工作。2.业务部门负责本部门融资租赁业务档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的真实、完整和准确。在业务过程中及时将形成的档案资料移交档案管理部门，并配合档案管理部门做好档案管理工作。按照档案管理部门的要求，提供与档案相关的业务信息和解释说明。3.财务部门负责审核与融资租赁业务相关的财务档案，确保财务数据的准确性和合规性。协助档案管理部门做好财务档案的整理和归档工作。4.风险管理部门参与审核融资租赁业务档案，重点关注风险防范相关资料的完整性和有效性。对档案中涉及的风险事项进行分析和评估，为风险管理决策提供支持。5.公司管理层负责审批档案管理制度和重大档案管理事项。监督档案管理工作的执行情况，确保档案管理工作符合公司整体利益和法律法规要求。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件项目立项申请、可行性研究报告、项目评估报告等。与承租人的沟通记录、意向书、合作协议等。2.租赁合同文件租赁合同文本及附件，包括租赁物清单、租金支付条款、租赁期限、违约责任等。租赁合同的审批文件，如合同评审表、审批意见等。3.承租人资料承租人营业执照、公司章程、法定代表人身份证明等主体资格证明文件。承租人财务报表、审计报告、纳税记录等财务资料。承租人经营状况、行业地位、市场前景等相关资料。承租人信用评级报告、信用记录查询文件等信用资料。4.担保文件保证人营业执照、公司章程、法定代表人身份证明等主体资格证明文件。保证人财务报表、审计报告、纳税记录等财务资料。担保合同文本及附件，包括保证方式、保证范围、保证期限等。抵押物或质押物的产权证书、评估报告、登记文件等。5.租金支付记录租金支付凭证、银行对账单、收款记录等。租金逾期情况记录及催收文件。6.设备交付与验收文件设备采购合同、发票、运输单据等设备购置文件。设备交付清单、验收报告、质量检验证书等设备交付与验收文件。7.档案保管与借阅记录档案入库登记表、档案借阅申请表、借阅记录、归还记录等。8.其他相关文件与融资租赁业务相关的会议纪要、往来函件、法律意见书、保险单据等。（二）收集要求1.业务部门应在业务活动过程中及时收集相关档案资料，确保档案的及时性和完整性。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，签字盖章手续齐全，复印件应与原件核对一致，并注明原件存放处。3.对于电子文件，应确保其内容完整、格式规范、存储介质可靠，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.分类根据档案的来源、内容和形式，将融资租赁档案分为项目前期档案、租赁合同档案、承租人档案、担保档案、租金支付档案、设备交付与验收档案、档案管理记录档案等类别。每类档案可进一步细分若干二级类目，如租赁合同档案可分为租赁合同文本、合同审批文件等。2.编号为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映档案的类别、年度和顺序号等信息。编号格式可采用“类别代码年度顺序号”，例如“ZLHT2023001”，其中“ZLHT”表示租赁合同档案类别代码，“2023”表示年度，“001”表示该年度租赁合同档案的顺序号。3.装订对纸质档案进行整理装订，确保文件整齐、牢固，便于查阅和保管。装订顺序一般为文件封面、目录、正文、附件、封底，同时应在文件的右上角或左上角加盖页码章。4.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便档案的检索和查询。三、档案的保管（一）保管期限1.融资租赁档案的保管期限根据业务性质和重要程度分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于一般性的业务文件和资料，如部分往来函件、一般性的租金支付记录等。中期保管期限为10年，适用于较为重要的业务文件，如租赁合同的部分附件、承租人的一般性财务资料等。长期保管期限为15年以上，适用于具有重要法律意义和长期保存价值的文件，如租赁合同文本、承租人的全套财务报表、担保合同等。2.对于涉及诉讼、仲裁等法律纠纷的档案，应在纠纷解决后另行确定保管期限，但不得少于该纠纷的诉讼时效期限。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。对纸质档案进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案管理系统应具备档案上传、存储、检索、下载、备份等功能，并确保系统的安全性和稳定性。对电子档案进行分类存储，与纸质档案的分类相对应，便于相互查找和核对。定期对电子档案进行备份，备份介质应采用多种形式，如磁带、光盘、硬盘等，并分别存储在不同的地点。备份周期可根据档案的重要程度和变化情况确定，一般为每月或每季度备份一次。对电子档案的存储环境进行监控，确保存储设备的正常运行，防止电子档案因存储介质损坏、系统故障等原因丢失或损坏。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查、盘点，并做好记录。清查、盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，如发现问题应及时采取措施进行处理。2.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，会同业务部门、财务部门、风险管理部门等相关人员共同进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。3.销毁档案时，应编制销毁清单，经公司管理层批准后，由专人负责监销，并在销毁清单上签字确认。销毁清单应永久保存。4.对档案的保管情况应进行详细记录，包括档案的入库时间、存放位置、借阅情况、清查盘点情况、销毁情况等，以便于追溯和查询。四、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案名称、借阅期限等内容，并经所在部门负责人审批。2.涉及公司商业秘密、承租人隐私等敏感信息的档案，未经公司管理层批准，不得借阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅档案的，应提交正式的查阅申请，并经公司管理层批准。查阅申请应注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等内容。在查阅过程中，应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理借阅手续。2.对于重要档案或涉及法律纠纷的档案，借阅期限应根据实际情况确定，但最长不得超过案件处理完毕。（三）借阅要求1.借阅人员应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、损坏、转借、丢失档案。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。2.借阅人员如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。复印的档案资料应与原件核对一致，并注明用途。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题应及时查明原因并处理。（四）档案利用1.档案管理部门应积极为公司内部各部门提供档案利用服务，根据业务需求及时提供相关档案资料，并做好利用记录。2.对于档案利用过程中发现的问题或需要进一步核实的信息，档案管理部门应及时与相关业务部门沟通协调，确保档案信息的准确和有效利用。3.公司应鼓励员工充分利用档案资源，开展业务研究、风险防控、经验总结等工作，提高公司的管理水平和业务能力。五、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的融资租赁档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅、统计分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量。2.通过信息化手段，加强对档案的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。3.利用信息化技术，实现档案资源的共享和协同利用，为公司的业务决策、风险管理、财务管理等提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储支持多种格式的电子文件上传，包括文档、表格、图片、音频、视频等，并自动进行格式转换和存储。对录入的档案信息进行分类、编号、标注等处理，确保档案信息的规范和准确。建立档案索引数据库，实现档案信息的快速检索和定位。2.档案检索与查询提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、保管期限、密级等条件进行检索，方便用户快速查找所需档案。支持模糊查询功能，提高检索效率。检索结果应显示档案的基本信息、存放位置、借阅情况等详细内容，并提供在线预览和下载功能。3.档案借阅与审批实现档案借阅申请的在线提交和审批流程，申请人填写借阅申请表后，系统自动将申请发送给相关审批人员，审批人员可在系统中进行审批操作，并实时反馈审批结果。对借阅记录进行全程跟踪，记录借阅时间、归还时间、借阅人等信息，并可生成借阅统计报表。4.档案安全管理采用安全可靠的存储设备和加密技术，对档案数据进行加密存储，防止数据泄露。建立用户权限管理体系，根据用户的角色和职责，分配不同的档案访问权限，确保档案信息的保密性。定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。5.档案统计分析对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表和图表，为公司的档案管理决策提供数据支持。通过数据分析，发现档案管理工作中的问题和不足，及时采取措施进行改进。（三）信息化管理流程1.档案录入流程业务部门或档案管理人员将收集整理好的档案资料按照规定的格式和要求录入信息化管理系统。录入人员对录入的档案信息进行核对，确保信息的准确性和完整性。档案信息录入完成后提交审核，审核通过后正式存储在系统中。2.档案检索流程用户登录信息化管理系统，在检索界面输入检索条件。系统根据用户输入的条件进行检索，并显示检索结果。用户根据检索结果选择所需档案，进行在线预览、下载或借阅申请等操作。3.档案借阅流程借阅人员在系统中填写《档案借阅申请表》，选择借阅档案，提交申请。系统自动将借阅申请发送给相关审批人员，审批人员在系统中进行审批操作。审批通过后，借阅人员可在系统中查看借阅权限和借阅期限，并进行档案借阅操作。借阅期限届满前，系统自动提醒借阅人员归还档案。借阅人员归还档案后，系统记录归还信息，并更新档案的借阅状态。4.档案