卫健局三合一档案制度

PAGE卫健局三合一档案制度一、总则（一）目的为加强卫健局档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本局实际情况，制定本三合一档案制度。（二）适用范围本制度适用于卫健局机关各科室、下属各事业单位在工作中形成的各类档案，包括文书档案、业务档案和人事档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行集中统一领导，由局办公室负责全局档案的综合管理。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映各项工作的历史过程。3.安全保密原则：加强档案安全防护，严格保密制度，防止档案信息泄露。4.便于利用原则：优化档案整理和保管方式，方便档案的查阅和使用。二、档案管理职责（一）局办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本局档案管理制度并组织实施。2.负责全局档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。3.指导、监督各科室和下属事业单位的档案工作，组织开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各科室职责1.负责本科室在工作中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，确保档案的齐全、完整。2.按照档案管理制度的要求，定期向局办公室移交档案，并配合做好档案的整理、鉴定等工作。3.负责本科室档案的日常查阅和利用，严格遵守档案查阅和借阅规定，确保档案安全。（三）下属事业单位职责1.参照本制度，建立健全本单位的档案管理制度，负责本单位各类档案的管理工作。2.定期向局办公室报送档案工作情况，接受局办公室的业务指导和监督检查。3.积极配合局办公室开展档案业务工作，提供必要的支持和协助。三、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括上级文件、本局文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、合同协议等。2.业务档案：涵盖医疗卫生业务工作中形成的各类档案，如医疗病历、预防接种记录、卫生监督执法文书等。3.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称等方面的材料。（二）收集要求1.各科室和下属事业单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、准确收集。2.收集的档案材料应保持原件完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的档案材料，应同时收集电子文档，确保档案信息的数字化存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同年度、保管期限和类别，进行科学分类整理。3.按照便于保管和利用的原则，对档案进行编号、编目和装订。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行整理，编制归档文件目录。2.业务档案：根据不同业务类型，制定相应的分类方案，如医疗档案按科室、病种分类，卫生监督档案按执法类别分类等。3.人事档案：按照干部人事档案管理规定，进行分类整理，建立档案目录和索引。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。（二）档案存放1.按照档案类别和保管期限，对档案进行有序存放，便于查找和管理。2.建立档案存放索引，标明档案的存放位置，提高档案检索效率。（三）档案安全管理1.加强档案库房的安全保卫工作，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.制定档案安全应急预案，应对火灾、水灾、地震等突发事件，保障档案安全。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案保管期限的规定，结合本局实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应坚持全面、历史、发展的观点，确保档案的真实性和完整性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由局办公室负责人、业务骨干和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保管期限。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写档案销毁清册。（四）销毁程序1.档案销毁清册经档案鉴定工作小组审核后，报局领导批准。2.按照批准的销毁清册，由两人以上负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员在销毁清册上签字，并将销毁情况记录存档。六、档案统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时，为档案管理决策提供依据。（二）利用服务1.制定档案查阅和借阅规定，明确查阅和借阅的范围、程序和要求。2.设立档案查阅窗口，为利用者提供便捷的服务，做好档案查阅登记和利用效果反馈工作。3.积极开发档案信息资源，通过编研等方式，为卫健局的工作决策、业务开展和社会服务提供支持。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平，为档案资源共享和利用创造条件。（二）建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等业务流程的信息化管理。2.开展档案数字化工作,将重要档案进行扫描录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、用户认证等措施，保障档案信息的安全。（三）系统维护与管理1.配备专业的系统管理人员，负责档案管理信息系统的日常维护和管理。2.定期对系统进行升级和优化，确保系统的稳定运行和功能完善。3.加强对档案数字化成果的管理，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。八、监督与检查（一）监督机制1.局办公室负责对全局档案工作进行日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.建立档案工作监督检查记录制度，对检查情况进行详细记录，作为档案工作考核的依据。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等环节。2.档案工作的组织领导和人员配备情况。3.档案安全防护措施的落实情况。（三）考核与奖惩1.将档案工作纳入